فریلانس سوشل میڈیا منیجرز کلائنٹ رپورٹنگ میں عام غلطیاں

مارکس میلبرن میں بدھ کی صبح اپنے کلائنٹ کو رپورٹ بھیجتا ہے اور جمعہ کی دوپہر تک کوئی جواب نہیں سنتا۔ کلائنٹ کا جواب مختصر ہے: "کیا تم بتا سکتے ہو کہ انگیجمنٹ ریٹ اصل میں کیا ہے؟ یہ صحیح نہیں لگ رہا۔" مارکس اگلے دو گھنٹے ایک کال پر گزارتا ہے جس کے لیے اس نے بجٹ نہیں کیا تھا، محسوس کرتا ہے کہ وہ ناکام ہو گیا ہے اگرچہ نمبرز ٹھوس ہیں۔ مسئلہ اس کے کام میں نہیں ہے۔ یہ ہے کہ اس کی رپورٹ ایسی کہانی بتاتی ہے جسے کوئی نہیں سمجھا۔

یہ تمام جگہوں پر فریلانس سوشل میڈیا منیجرز کے ساتھ ہوتا ہے اور اس سے انہیں کلائنٹس، وقت اور پیسہ خرچ ہوتا ہے۔ غلطیاں عام طور پر ڈیٹا کے بارے میں نہیں ہوتی۔ وہ اس بارے میں ہیں کہ ڈیٹا کی تقدیم کیسے ہو، کب تقدیم ہو، اور آیا کلائنٹ واقعی جانتا ہے کہ یہ اہم کیوں ہے۔ یہ رپورٹنگ کی خرابیاں ان تعلقات کو نقصان پہنچاتی ہیں جو بہت مضبوط ہونے چاہئیں اور آپ کو اس سے کم پروفیشنل نظر آتے ہیں جتنا آپ حقیقت میں ہو۔

خوش خبری یہ ہے کہ ان میں سے زیادہ تر غلطیاں قابلِ اصلاح ہیں۔ ایک بار جب آپ سمجھ جاتے ہیں کہ کلائنٹس کو رپورٹ سے اصل میں کیا چاہیے اور آپ اب کیا غلط کر رہے ہیں، تو آپ بات کو "میرے نمبرز کیوں نہیں بڑھے؟" سے بدل کر "یہاں ہے جو ہم نے اس مہینے کیا اور ہم اگلے کہاں جا رہے ہیں" میں تبدیل کر سکتے ہیں۔

اس فارمیٹ میں رپورٹس بھیجنا جو کسی نے نہ مانگی ہو

کویا بنگلور سے ایک سوشل میڈیا مینجمنٹ بزنس چلاتی ہے اور اس نے اپنی سب سے بڑی رپورٹنگ غلطی بالفرض دریافت کی۔ وہ ایک فیشن برینڈ کو ہر مہینے تفصیلی 15 صفحات PDF رپورٹس بھیج رہی تھی۔ کلائنٹ تین ماہ کے لیے خاموش رہی، پھر منسوخ کر دی۔ جب کویا نے فالو اپ کیا تو کلائنٹ نے کہا کہ رپورٹس "بہت زیادہ" تھے اور اسے ہمیشہ نہیں پتا تھا کہ ان کے ساتھ کیا کریں۔

غلطی کویا کے کام کی معیت میں نہیں تھی۔ غلطی یہ تھی کہ اس نے کبھی نہیں پوچھا کہ کلائنٹ معلومات حاصل کرنا کیسے چاہتا ہے۔ اس نے فرض کیا کہ ہر کلائنٹ جامع ڈیٹا چاہتا ہے۔ حقیقت میں، فیشن برینڈ کے مالک کو دو صفحات کا خلاصہ تین اہم نکات اور اگلے مہینے کی سفارش چاہی۔

مختلف کلائنٹس کو مختلف چیزوں کی ضرورت ہے۔ ایک ٹیک سٹارٹ اپ کے بانی کو شاید ہفتہ وار میٹرکس ایک مشترک ڈیش بورڈ میں چاہیے۔ ایک ریستوران کے مالک کو شاید ماہانہ ای میل تین اہم نمبرز کے ساتھ اور انہیں سمجھانے کے لیے ایک فون کال چاہیے۔ ایک کارپوریٹ برینڈ کو رسمی PDF پریزنٹیشن چاہیے۔ آپ اس وقت تک نہیں جانتے جب تک آپ پوچھتے نہیں ہیں، اور اکثر فریلانسرز کبھی نہیں پوچھتے۔

اپنی اگلی رپورٹ بھیجنے سے پہلے تین چیزوں کی تصدیق کریں: فارمیٹ (PDF، ای میل، ڈیش بورڈ، پاورپوائنٹ)، تعدد (ہفتہ وار، دو ہفتہ وار، ماہانہ)، اور گہرائی (ایگزیکٹو خلاصہ یا تفصیلی تجزیہ)۔ پھر اس کے ساتھ رہیں۔ مطابقت جامعیت سے زیادہ اہم ہے۔

میٹرکس شامل کرنا جو آپ کے کلائنٹ کے لیے کوئی معنی نہ رکھتے ہوں

ٹورنٹو میں ایک فریلانسر نے اپنے کلائنٹ کو ایک رپورٹ بھیجی جس میں انپریشنز، ریچ، سیوز، شیئرز، پروفائل وزٹس، لنک کلکس اور تین پلیٹ فارمز پر 11 دیگر میٹرکس شامل تھے۔ کلائنٹ کا صرف سوال یہ تھا "کیا لوگوں نے کچھ خریدا؟" وہ بالکل یہ مس کر گیا تھا کہ اصل میں کیا اہم ہے۔

وینٹی میٹرکس اہم محسوس ہوتے ہیں کیونکہ وہ بڑے نمبرز ہیں۔ 5,000 انپریشنز والی پوسٹ کامیاب لگتی ہے۔ لیکن اگر آپ کے کلائنٹ کا مقصد اپنی B2B سروس کے لیے قابلِ اہل لیڈز تیار کرنا ہے تو انپریشنز تقریباً بے معنی ہے۔ آپ رپورٹ کو شور سے بھر رہے ہیں اور سگنل کو چھپا رہے ہیں۔

ہر رپورٹنگ رشتے کو اس بات کو سمجھنے سے شروع کریں کہ اس مخصوص کلائنٹ کے لیے کامیابی کیسی لگتی ہے۔ ای کمرس برینڈ کے لیے، یہ شاید ریونیو یا کارٹ میں شامل ہے۔ سروس کے کاروبار کے لیے، یہ لیڈز یا کوٹ درخواستیں ہیں۔ ایک مقامی کاروبار کے لیے، یہ ویب سائٹ وزٹس یا فون کالز ہیں۔ ایک ذاتی برینڈ کے لیے، یہ ای میل لسٹ کی بڑھوتری ہو سکتی ہے۔ ایک بار جب آپ حقیقی مقصد جان لیں تو صرف وہی میٹرکس شامل کریں جو اس تک پہنچنے میں اضافہ کریں۔

اس کا مطلب دوسری نمبرز کو چھپانا نہیں ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ جو میٹرکس اہم ہیں ان کو پہلے، نمایاں طور پر، اور واضح سیاق و سباق کے ساتھ رکھیں۔ اپنے کلائنٹ کو دکھائیں کہ کیا کاروبار کو آگے بڑھا رہا ہے۔ پھر معاون میٹرکس شامل کریں جو یہ سمجھائیں کہ یہ کیوں بڑھ رہا ہے۔

کوئی تجزیہ یا سفارشات کے بغیر رپورٹس بھیجنا

جوہنسبرگ میں ایک فریلانسر ماہانہ رپورٹس بھیج رہا تھا جس میں تمام نمبرز اور کچھ نہیں تھا۔ فالوور کاؤنٹ اوپر 3%۔ انگیجمنٹ 2% کم۔ ریچ فلیٹ رہی۔ وہ ڈیٹا ہے۔ یہ رپورٹ نہیں ہے۔

اس کا کلائنٹ یہ نمبرز پڑھتا اور سوچتا "ٹھیک ہے، لیکن میں اس کے ساتھ کیا کروں؟" کلائنٹ کو محسوس ہوا کہ وہ صرف پوسٹس کو آگے بڑھا رہی ہے اور نمبرز کو دیکھ رہی ہے، کوئی حقیقی منظم نہیں کر رہی۔ آخر کار کلائنٹ نے کسی سستے کو کیونکہ ہائر کیا کیونکہ انہیں لگا کہ وہی کام ہو رہا ہے۔

ایک نمبر اور ایک رپورٹ کے درمیان فرق تجزیہ ہے۔ انگیجمنٹ کیوں نیچے گئی؟ کیا یہ ہے کیونکہ مواد کی حکمت عملی بدل گئی؟ کیونکہ پوسٹ کا وقت بدل گیا؟ کیونکہ کلائنٹ کے سامعین جولائی میں کم فعال ہیں؟ یا کیونکہ مسابقین زیادہ بار پوسٹ کر رہے ہیں؟ آپ کو اسے سمجھانا ہے۔

پھر اگلے ماہ کے لیے ایک یا دو سفارشات شامل کریں جو ڈیٹا دکھاتا ہے۔ اگر ویڈیو پوسٹس کو کیرسیل پوسٹس سے دگنی انگیجمنٹ مل رہی ہے تو مزید ویڈیو کی سفارش دیں۔ اگر منگل کی پوسٹس جمعرات کی پوسٹس سے بہتر ہیں تو پوسٹنگ شیڈول بدلنے کا مشورہ دیں۔ یہ دکھائیں کہ آپ نمبرز پڑھ رہے ہیں اور حقیقی حکمت عملی پر سوچ رہے ہیں، نہ کہ صرف ایک مواد کیلنڈر چلا رہے ہیں۔

دیر سے یا غیر متوقع شیڈول پر رپورٹس فراہم کرنا

کیپ ٹاؤن میں ایک فریلانسر کے ماہانہ رپورٹ کے انتظار میں ایک کلائنٹ اپنے اپنے تجزیات کی جانچ کرے۔ فریلانسر کبھی ماہ کے 5ویں پر بھیجتا تھا، کبھی 12ویں، کبھی 18ویں۔ کلائنٹ بے چین محسوس کرنے لگا۔ کیا رپورٹ میں تاخیر ہو رہی تھی کیونکہ کوئی غلط ہوا؟ کیا فریلانسر غائب ہو رہا تھا؟ عدم مطابقت خود اعتماد کو نقصان پہنچا رہی تھی۔

ہر ماہ ایک مخصوص دن سیٹ کریں جب رپورٹس نکلے۔ اسے ایک ہی دن بنائیں، ہر بار۔ اگر آپ کی معاہدہ میں کہا گیا ہے کہ رپورٹ 5ویں کو آتی ہے تو یہ 5ویں کو آتی ہے۔ 6ویں کو نہیں۔ کبھی کبھار 4ویں کو نہیں۔ آپ کا کلائنٹ اس کے گرد اپنا شیڈول بناتا ہے۔ وہ شاید جمعرات دوپہر کو سوشل میڈیا کی کارکردگی کا جائزہ لینے اور اپنے ہفتے کی منصوبہ بندی کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ جب رپورٹ دیر سے ہو تو آپ اس تال کو توڑ رہے ہیں۔

رپورٹ تیاری کو اپنے کیلنڈر میں شامل کریں جیسے یہ ایک کلائنٹ میٹنگ ہو جسے آپ نہیں چھوڑ سکتے۔ 3ویں یا 4ویں پر بلاک کریں تاکہ اصل میں اسے بنائیں، تاکہ آپ کے پاس ایمرجنسی کے لیے مارجن ہو۔ پھر نیا شیڈول والے دن 5pm سے پہلے بھیجیں۔ قابلِ اعتماد ہونا اعتماد کو شاندار تجزیے سے بہت تیزی سے بناتا ہے۔

اپنے کلائنٹ کے میٹرکس کو صنعت کے بینچ مارک سے موازنہ کرنا جو کوئی فکر نہیں کرتا

وینکوور میں ایک فریلانسر نے اپنی فیشن کلائنٹ کی رپورٹ میں صنعت کے بینچ مارک شامل کیے۔ بینچ مارک نے کہا کہ فیشن اکاؤنٹس کے لیے اوسط انگیجمنٹ ریٹ 2.3% ہے۔ اس کے کلائنٹ کا انگیجمنٹ ریٹ 1.8% تھا۔ کلائنٹ فوری طور پر فکر مند ہوا کہ اس کے سوشل میڈیا کم کارکردگی سے ہو رہے ہیں۔

لیکن بینچ مارک ہزاروں فیشن اکاؤنٹس میں ایک عالمی ڈیٹاسیٹ سے آیا تھا، ان میں سے بہت سارے بہت بڑی برینڈز تھے جن کے لاکھوں فالوورز تھے۔ اس کا کلائنٹ ایک مقامی بوٹیک تھی جس کے 8,000 فالورز تھے۔ موازنہ بیکار تھا اور اصل میں کلائنٹ کو مضبوط کام کے بارے میں بدتر محسوس کراتا تھا۔

صنعت کے بینچ مارک مددگار سیاق و سباق ہو سکتے ہیں، لیکن صرف اگر وہ واقعی آپ کے کلائنٹ کی صورتحال سے موازی ہوں۔ اگر آپ انہیں استعمال کرتے ہیں تو واضح کریں کہ وہ اصل میں کیا نمائندگی کرتے ہیں۔ بہتر ابھی، اپنے کلائنٹ کو ان کے اپنے پچھلے ماہ سے موازنہ کریں۔ ماہ بھر کی بڑھوتری بے ترتیب بینچ مارک سے کہیں زیادہ متعلقہ ہے۔

یہ بیان نہیں کرنا کہ آپ اصل میں کیا کر رہے ہیں

بینکاک میں ایک فریلانسر کلائنٹ کے کام پر ہفتہ وار 6 گھنٹے خرچ کر رہا تھا: پوسٹس شیڈول کرنا، تبصروں کا جواب دینا، ملتی جلتی اکاؤنٹس میں شامل ہونا، مختلف پوسٹ فارمیٹس کو آزمانا، تجزیات کی نگرانی کرنا۔ لیکن رپورٹ میں صرف آؤٹ پٹ دکھایا گیا: شائع شدہ پوسٹس، فالورز میں اضافہ، انگیجمنٹ نمبرز۔ ایسا لگتا تھا جیسے بہت کم ہو رہا تھا۔

کلائنٹ تمام بیک گراؤنڈ کام نہیں دیکھ سکتے تھے جو ان نمبرز کو ممکن بناتے ہیں۔ کلائنٹ کے لیے، ایسا لگتا تھا جیسے کوئی بھی تین پوسٹس ہفتہ وار شائع کر سکتا ہے اور اکاؤنٹ کو بڑھتے ہوئے دیکھ سکتا ہے۔ کوئی تعجب نہیں کہ وہ سستے اختیارات کے بارے میں فضول ہوا۔

اپنی رپورٹ میں ایک سیکشن شامل کریں جو دکھاتا ہے کہ حقیقت میں پردے کے پیچھے کیا ہوا۔ اس ماہ ہم نے 4 مختلف کیپشن انداز آزمائے اور ویڈیو پوسٹس کو 40% زیادہ انگیجمنٹ ملی، تو ہم دگنا کر رہے ہیں۔ ہم نے اپنے مستقبل سامعین میں 30 اکاؤنٹس سے شامل ہوئے اور 12 نے واپس فالو کیا۔ ہم نے 2 گھنٹہ کے اندر تمام تبصروں کا جواب دیا۔ یہاں ہے جہاں آپ حکمت عملی اور کوشش دکھاتے ہیں، نہ کہ صرف نتائج۔

رپورٹس بنانا جو سمجھنا ناممکن ہو

کچھ فریلانسرز رپورٹس کو لغت سے بھرتے ہیں اور فرض کرتے ہیں کہ کلائنٹس جانتے ہیں کہ وہ کیا بات کر رہے ہیں۔ ریچ بمقابلہ انپریشن۔ کلک تھرو ریٹ بمقابلہ انگیجمنٹ ریٹ۔ نامعلوم بمقابلہ ادا ریچ۔ کلائنٹ سر ہلاتے ہیں، سوال نہیں پوچھتے، اور احمق محسوس کرتے ہیں۔

رپورٹس ایسے لکھیں جیسے آپ کسی کو سمجھا رہے ہیں جو سوشل میڈیا استعمال کرتا ہے لیکن پروفیشنلی اکاؤنٹس کا انتظام نہیں کرتا۔ کوئی لغت جب تک آپ اسے پہلے سے بیان نہ کریں۔ کوئی اختصار جب تک آپ انہیں پہلے سے سپیل آؤٹ نہ کریں۔ "Engagement rate" نہ کہ "ER۔" "وہ فیصد جو آپ کے فالورز نے دیکھے اور پوسٹس کے ساتھ تعامل کیے" نہ کہ "الگورتھمی تعامل کا تناسب۔"

ایک تھیسی ری دیکھیں ڈریفٹ کسی صنعت کے باہر دوست کو بھیج کر اور پوچھیں کہ آیا وہ بغیر آپ سے سوال پوچھے سمجھتے ہیں۔ اگر وہ نہیں کرتے تو دوبارہ لکھیں۔

رپورٹ کو بصری طور پر سکین کے قابل نہ بنانا

نمبرز پیراگرافوں میں دفن شدہ ٹیکسٹ کی دیوار تشکیل کرنا مشکل ہے۔ کلائنٹ کو رپورٹ ملتی ہے، پڑھنے کی کوشش کرتا ہے، غیر فکر محسوس کرتا ہے، اور اصل میں معلومات میں شامل نہیں ہوتا۔ آپ نے تمام کام کیا اور انہوں نے اصل میں اسے جذب نہیں کیا۔

اہم نمبرز کو نمایاں کرنے کے لیے بولڈ ٹیکسٹ استعمال کریں۔ مختصر پیراگرافوں کا استعمال کریں۔ ہیڈرز استعمال کریں جو اصل میں کہانی بتاتے ہیں۔ کلائنٹ کو صرف 3 منٹ میں آپ کی رپورٹ کو سکین کرنے اور یہ سمجھنے میں سکھار ہونا چاہیے کہ کیا ہو رہا ہے۔ اگر وہ مزید تفصیل چاہتے ہیں تو وہ گہرائی سے پڑھ سکتے ہیں۔ لیکن اہم معلومات فوری طور پر نظر آنی چاہیے۔

SMMReports جیسے ٹولز خود بخود یہ ہینڈل کرتے ہیں، ڈیٹا کو نکال کر اسے صاف ستھرا، سکین کے قابل رپورٹس میں فارمیٹ کرتے ہیں جو کلائنٹس واقعی پڑھنا چاہتے ہیں۔ یہ آپ کے گھنٹوں کو بچاتا ہے اور آپ کی رپورٹس کو صپریڈ شیٹ میں کسی بھی چیز سے نمایاں زیادہ پروفیشنل بناتا ہے۔

ابھی آپ کی رپورٹنگ کو ٹھیک کرنا

یہ غلطیاں کلائنٹ کے رشتوں اور دوبارہ کاروبار کو خرچ کر رہی ہیں۔ ہر بار جب کلائنٹ آپ کی رپورٹ کو نہیں سمجھتا، یا نہیں جانتا کہ اس کا مطلب کیا ہے، آپ اعتماد کو نقصان پہنچا رہے ہیں۔ ہر بار جب رپورٹ دیر سے ہو تو آپ تال کو توڑ رہے ہیں۔ ہر بار جب آپ میٹرکس شامل کرتے ہیں جو اہم نہیں ہیں تو آپ اپنے حقیقی کام کے اثر کو چھپا رہے ہیں۔

اس ہفتے ایک اصلاح سے شروع کریں۔ اپنی اگلی رپورٹ کو ایک مخصوص دن پر شیڈول کریں جو تبدیل نہیں ہوگا۔ یا بیٹھ کر ایک کلائنٹ کے لیے لکھیں کہ کامیابی اصل میں کیسی لگتی ہے، اور اپنی اگلی رپورٹ کو اس تعریف کے ارد گرد بنائیں بجائے صنعت کے بینچ مارک کے۔ یا ایک "اس ماہ ہم نے کیا کیا" سیکشن شامل کریں جو نمبرز کے پیچھے تمام حکمت عملی کے کام کو دکھاتا ہے۔

چھوٹی تبدیلیاں جمع ہوتی ہیں۔ بہتر رپورٹس کا مطلب خوش کلائنٹس۔ خوش کلائنٹس کا مطلب طویل المدت رہتے، سفارشات، اور اپنی شرح بڑھانے کی صلاحیت۔ کام جو آپ پہلے سے کر رہے ہیں وہ واضح طور پر بات کیے جانے کے قابل ہے۔

اگر آپ دستی طور پر رپورٹس بنانا چھوڑنا چاہتے ہیں تو SMMReports یہ کام کرے گا۔ smmreports.com پر مفت آزمائیں۔

اگر آپ دستی طور پر رپورٹس بنانا چھوڑنا چاہتے ہیں تو SMMReports آپ کے لیے یہ کام کرے گا۔ smmreports.com پر مفت آزمائیں۔