سوشل میڈیا منیجرز کے لیے خودکار رپورٹس: انہیں کیسے سیٹ اپ کریں

جوہنس برگ میں ایک سوشل میڈیا منیجر اپنے سب سے بڑے کلائنٹ کے لیے ہر مہینے چار گھنٹے ایک جیسی رپورٹ بناتی تھی۔ ایک جیسی ساخت، ایک جیسے حصے، ایک جیسے فونٹس، ایک جیسی لوگو جگہ۔ وہ بنیادی طور پر سال میں بارہ بار ایک جیسا کام کر رہی تھی۔ جس مہینے اس نے آخرکار خودکار رپورٹس سیٹ اپ کیے، اس نے یہ چار گھنٹے واپس پائے اور انہیں ایک نیے کلائنٹ کو آن بورڈ کرنے میں لگا دیے۔

خودکار رپورٹس بڑی ٹیموں والی ایجنسیوں کے لیے کوئی بھی چیز نہیں ہے۔ یہ ایک فری لانس کاروباری نقطہ نظر ہے جو بڑھتا ہے اور ایک ایسے نقطہ نظر کے درمیان فرق ہے جو وقت کے لیے پیسے پر تبدیل کرتے رہتا ہے۔

خودکار رپورٹنگ واقعی کیا مطلب ہے

خودکار رپورٹنگ کا مطلب ہے کہ آپ کا کلائنٹ اپنی ماہانہ سوشل میڈیا رپورٹ حاصل کرتا ہے بغیر آپ دستی طور پر ڈیٹا نکالے، دستاویز کو فارمیٹ کیے، یا بھیجے۔ سسٹم آپ کے کلائنٹ کے سوشل اکاؤنٹس سے منسلک ہوتا ہے، حقیقی نمبر نکالتا ہے، انہیں ایک برانڈڈ ٹیمپلیٹ میں ڈالتا ہے، اور آپ کے ذریعے سیٹ کیے گئے شیڈول پر رپورٹ فراہم کرتا ہے۔

یہ ایک رپورٹنگ ڈیش بورڈ سے مختلف ہے جس میں آپ کا کلائنٹ لاگ ان کرتا ہے۔ خودکار رپورٹس کلائنٹ کو مکمل PDF کے طور پر فراہم کیے جاتے ہیں، عام طور پر ای میل کے ذریعے، ہر مہینے ایک جیسی تاریخ پر۔ کلائنٹ کو کسی جگہ لاگ ان کرنے یا خام ڈیٹا کی تشریح کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ وہ ایک صاف دستاویز حاصل کرتے ہیں جو ان کے مہینے کی کہانی بتاتی ہے۔

منچسٹر میں ایک فری لانس SMM جو گیارہ کلائنٹس کے لیے کام کرتی ہے، اس نے یہ اچھی طرح کہا: رپورٹ چاہے وہ کام کر رہی ہو، چھٹی پر ہو، یا خاندان کے ایمرجنسی سے نمٹ رہی ہو، باہر نکلتی ہے۔ یہ اس پر منحصر نہیں ہے کہ وہ اسے کرنے کو یاد رکھے۔

مرحلہ ایک: اپنے کلائنٹ کے اکاؤنٹس کو جوڑیں

خودکار رپورٹس سیٹ اپ کرنے کا پہلا مرحلہ آپ کے کلائنٹ کے Facebook اور Instagram اکاؤنٹس کو جو بھی رپورٹنگ ٹول آپ استعمال کر رہے ہیں اس سے جوڑنا ہے۔ اس کے لیے آپ کے کلائنٹ کو Meta کے سرکاری اجازتوں کے عمل کے ذریعے رسائی دینی ہوگی۔ یہ تقریباً دو منٹ لگتے ہیں اور صرف ایک بار ہوتا ہے۔

زیادہ تر کلائنٹس اس سے سہمت ہوتے ہیں جب آپ وضاحت کرتے ہیں کہ آپ کو ان کے تجزیات کو نکالنے کے لیے صرف پڑھنے کی رسائی کی ضرورت ہے۔ آپ اس کنکشن کے ذریعے انہی کی طرف سے پوسٹ نہیں کر رہے ہو، صرف نمبر پڑھ رہے ہو جو پلیٹ فارم پہلے سے ٹریک کرتا ہے۔ اسے اس طور پر فریم کریں کہ آپ کو وہ ڈیٹا دیں جو آپ کو اپنا کام ٹھیک سے کرنے کے لیے چاہیے۔

منسلک ہونے کے بعد، ٹول رسائی، فالوئر کی نمائش، مشغولیت، اہم پوسٹس، سامعین کی آبادیات، اور رولنگ بنیاد پر بہت کچھ نکال سکتا ہے۔ آپ کو ان کے اکاؤنٹ میں لاگ ان کرکے نمبروں کو اسکرین شاٹ کرنے کی ضرورت کبھی نہیں ہے۔

مرحلہ دو: اپنے برانڈڈ ٹیمپلیٹ کو سیٹ اپ کریں

ٹیمپلیٹ وہ ہے جو خودکار رپورٹس کو عام کی بجائے پیشہ ورانہ محسوس کراتا ہے۔ اپنا لوگو، اپنے برانڈ کے رنگ، اور اپنا کاروباری نام شامل کریں تاکہ رپورٹ آپ کے برانڈ کے تحت جائے، ٹول کے نہیں۔ آپ کا کلائنٹ ایسی کچھ حاصل کرے جو اس طرح لگے کہ آپ نے خصوصی طور پر ان کے لیے بنایا ہے، کچھ ایسا نہیں جو سافٹ ویئر آؤٹ پٹ کی چیخ سے چیخے۔

زیادہ تر اچھے رپورٹنگ ٹولس آپ کو ایک کسٹم بھیجنے والا ای میل اور ڈومین بھی سیٹ کرنے دیتے ہیں۔ جب رپورٹ آپ کے کلائنٹ کے انباکس میں پہنچے تو یہ آپ کے ای میل پتے سے آنا چاہیے، تیسری جماعت کے پلیٹ فارم سے نہیں۔ یہ تفصیل زیادہ تر فری لانسرز سے زیادہ اہم ہے۔ یہ تقویت دیتا ہے کہ آپ وہ ماہر ہیں جو ان کے سوشل میڈیا کو چلا رہے ہیں، نہ کہ سافٹ ویئر کا ایک ٹکڑا۔

سڈنی میں ایک SMM جو خودکار رپورٹس میں تبدیل ہو گیا، کہتا ہے کہ اس کے کلائنٹس نے دراصل نئی رپورٹس کی تعریف کی بغیر یہ جانے کہ بیک اینڈ میں کچھ تبدیل ہوا ہے۔ برانڈڈ ٹیمپلیٹ اس سے زیادہ پالشڈ لگتی تھی جو وہ Canva میں دستی طور پر بنا رہی تھی۔

مرحلہ تین: شیڈول سیٹ کریں اور منظور کریں یا خودکار کریں

ایک بار جب کنکشن اور ٹیمپلیٹ جگہ پر ہو تو اپنی فراہمی کی تاریخ منتخب کریں۔ زیادہ تر فری لانسرز ماہ کی پہلی یا دوسری کو رپورٹس بھیجتے ہیں جو پچھلے مہینے کی کارکردگی کا احاطہ کرتا ہے۔ یہ ایک بار سیٹ کریں اور سسٹم باقی کو سنبھالتا ہے۔

کچھ رپورٹنگ ٹولس آپ کو منظوری کا مرحلہ دیتے ہیں جہاں آپ رپورٹ کا جائزہ لیتے ہیں اس سے پہلے کہ وہ باہر نکلے۔ یہ استعمال کے قابل ہے جب آپ نئے کلائنٹ کے ساتھ شروع کر رہے ہوں یا جب آپ جانتے ہوں کہ ان کے اکاؤنٹ میں غیر معمولی مہینہ تھا جس میں آپ سیاق و سباق شامل کرنا چاہتے ہیں۔ ایک بار جب آپ آؤٹ پٹ میں اعتماد رکھتے ہوں تو آپ مکمل طور پر خودکار فراہمی پر سوئچ کر سکتے ہیں اور اپنے آپ کو عمل سے نکال سکتے ہیں۔

فلپائنز میں ایک VA اپنی بارہ کلائنٹس میں سے دو کے لیے منظوری کے مرحلے کا استعمال کرتی ہے جو اپنی رپورٹس کے بارے میں تفصیلی سوالات کرتے ہیں۔ دوسری دس کے لیے وہ رپورٹس کو خودکار طور پر باہر نکلتے رہتے ہیں اور اس وقت کو مواد کی تخلیق پر لگاتے ہیں۔

جب رپورٹنگ خودکار ہو تو کیا بدل جاتا ہے

واضح تبدیلی وقت ہے۔ زیادہ تر سوشل میڈیا منیجرز جو خودکار رپورٹنگ میں تبدیل ہوتے ہیں وہ فی کلائنٹ فی مہینے ایک سے دو گھنٹے بچاتے ہیں۔ دس کلائنٹس میں یہ دس سے بیس گھنٹے ہے جو آپ کو ماہ میں واپس ملتے ہیں جو آپ حقیقی کام میں لگا سکتے ہیں جو آپ کے کاروبار کو بڑھاتا ہے۔

کم واضح تبدیلی مطابقت ہے۔ خودکار رپورٹس بغیر ناکامی کے ہر مہینے ایک جیسی تاریخ پر باہر نکلتی ہیں۔ کلائنٹ انہیں توقع دینا شروع کرتے ہیں۔ یہ پیشن گوئی اعتماد کی ایک قسم تیار کرتی ہے جو کسی اور طریقے سے حاصل کرنا مشکل ہے۔ آپ وہ پیشہ ور بن جاتے ہیں جو ہمیشہ وقت پر فراہم کرتے ہیں، یہاں تک کہ جب آپ بہت مسخ ہوں۔

کلائنٹ برقراری کا پہلو بھی ہے۔ ٹورنٹو میں ایک سوشل میڈیا منیجر نے خودکار ماہانہ رپورٹس میں تبدیلی سے پہلے اور بعد میں اپنی کلائنٹ سرن کو ٹریک کیا۔ سال سے پہلے، اس نے چار کلائنٹس کھوئے۔ اگلے سال میں، اس نے ایک کو کھوا۔ وہ مسلسل رپورٹنگ کو کلائنٹس کو ماہانہ یاد دہانی دینے کے ساتھ کریڈٹ کرتی ہے کہ وہ ان کے لیے کیا کر رہی تھی اور یہ کیوں قابلِ رقیت تھا۔

خودکار نہ کرنے کی قیمت

ہر مہینہ جب آپ دستی طور پر رپورٹس بناتے ہیں وہ ایک مہینہ ہے جب آپ اپنی نمائش کو محدود کر رہے ہیں۔ آپ صرف اتنے کلائنٹس لے سکتے ہیں جتنے گھنٹے آپ انہیں رپورٹ کرنے کے لیے ہیں۔ فری لانسر جو دستی طور پر رپورٹس دس کلائنٹس میں بنا رہے ہیں اس نے بنیادی طور پر دیوار ٹکرا دی ہے جب تک وہ نمایاں قیمتیں بڑھاتے نہیں ہیں یا کام کو تبدیل کرنا شروع کرتے ہیں۔

خودکار کاری اس سیلنگ کو ہٹا دیتی ہے۔ اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ اپنے کلائنٹس کے لیے کم کام کرتے ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ کام کا انتظامی حصہ اس وقت کو کھانا بند کر دیتا ہے جو آپ کو حکمت عملی اور مواد پر لگانا چاہیے۔

اگر آپ دستی طور پر رپورٹس بنانا چھوڑنا چاہتے ہیں تو SMMReports آپ کے لیے یہ کام کرے گا۔ smmreports.com پر مفت آزمائیں۔