Paano magtakda ng mga hangganan sa mga kliyenteng nagpapadala ng mensahe sa labas ng oras ng negosyo

Si Sophie, isang freelance social media manager sa Melbourne, gumising ng 2:47am dahil sa buzzing ng kanyang telepono sa nightstand. Tatlong WhatsApp na mensahe mula sa isang kliyente na nagtatanong kung maaari niyang i-post ang isang bagay tungkol sa kanilang flash sale "ngayon na". Natulog na siya ng tatlong oras. Ipinadala ng kliyente ang screenshot ng post ng kalaban, dalawang ideya sa caption, at isang follow up na mensahe na lang ang sinabi "??". Ito ay ang ika-apat na beses sa linggong ito.

Kung namamahala ka ng social media clients bilang isang freelancer, ikaw na ang maging Sophie. Marahil ang mga mensahe ay dumadating sa pamamagitan ng Slack sa 10pm ng Sabado. Marahil ito ay isang voice note sa Instagram ng 6am ng Linggo. Marahil ito ay isang email na markado na "urgent" na dumadating sa panahon ng kaarawan ng iyong anak. Ang mga platform ay hindi kailanman natutulog, at ang ilang mga kliyente ay inaakala na ikaw din ay hindi dapat.

Ang problema ay hindi na ang mga kliyente ay umabot. Ito ay na walang malinaw na mga hangganan, ikaw ay nagtatapos sa isang permanenteng estado ng availability na lumilikha ng resentment, burnout, at ironically mas masamang kalidad ng trabaho. Ang pagtakda ng mga hangganan ay hindi tungkol sa pagkakaiba. Ito ay tungkol sa paglikha ng isang sustainable na negosyo kung saan ang iyo at ng iyong mga kliyente ay makakakuha ng mas magandang resulta.

Bakit ang mga kliyente ay nagpapadala ng mensahe sa lahat ng oras sa unang lugar

Karamihan sa mga kliyente na nagpapadala ng mensahe sa labas ng oras ng negosyo ay hindi sinisikap na maging disrespectful. Sila ay nag-iisip tungkol sa kanilang negosyo sa kakaibang oras, makakita ng isang bagay na nag-spark ng isang ideya, at magsindi ng isang mensahe bago nila malimutan. Para sa kanila, ang pagpapadala ng mensahe at inaasahan ang isang agarang tugon ay dalawang magkaibang bagay. Ngunit nang walang konteksto, hindi mo alam kung alin ang tinutukoy nila.

Isang social media manager sa Toronto ang nagsabi sa akin tungkol sa isang kliyente na magpapadala ng content ideas sa hatinggabi, at pagkatapos ay maging frustrado kapag hindi ito na-implement ng 9am. Ang kliyente ay tunay na nag-isip na tumulong siya sa pamamagitan ng pagbabahagi ng mga ideya kung kailan ang inspirasyon ay umabot. Ang freelancer ay nag-isip na sinusubukan siya sa oras ng tugon. Wala pa sa aktwal na tinalakay ang mga inaasahan.

Ang ilang mga kliyente ay nakikipaglutas din sa katotohanan na ang social media ay ramdam na hindi pormal. Sinusundan ka nila sa Instagram, nakikita nila ang iyong Stories, nagpapadala ng mensahe sa mga brand sa parehong mga platform buong araw. Ang linya sa pagitan ng propesyonal na komunikasyon at casual chat ay nagiging malabo. Ang iyong trabaho ay gumuhit ng linyang ito nang malinaw at mabuti.

Pagtakda ng mga inaasahan bago ang problema ay nagsimula

Ang pinakamadaling hangganan upang ipatupad ay ang itinakda mo sa panahon ng onboarding. Bago ka magsimula ng trabaho, sabihin sa mga bagong kliyente kung kailan ka available at gaano kabilis ang kanilang inaasahan na mga tugon. Isang freelancer sa Cape Town ay may kasamang seksyon ng komunikasyon sa bawat kontrata na tumutukoy sa oras ng negosyo, mga pangako sa oras ng tugon, at aling platform ang gagamitin para sa anong uri ng mensahe.

Sinasabi niya sa mga kliyente na ang mga hindi urgent na tanong ay nasasagot sa loob ng 24 na oras ng negosyo. Ang mga malakas na hiling, na tinukoy bilang isang bagay na nakakaapekto sa isang buhay na kampanya o pagtugon sa krisis, ay nakakakuha ng tugon sa loob ng dalawang oras sa oras ng negosyo. Ang lahat ay naghihintay. Wala pa siyang nawalan ng kliyente dahil sa patakaran na ito, dahil itinakda niya ito bago ang sinuman ay bumuo ng ibang inaasahan.

Maging tiyak tungkol sa mga platform din. Isang freelancer sa Manila ay gumagamit ng email para sa diskusyon ng estratehiya at aprubahan, Slack para sa mabilis na mga tanong sa oras ng negosyo, at nagreserba ng kanyang numero ng telepono lamang para sa tunay na emergency. Tinukoy niya ang "emergency" sa pagsusulat bilang mga isyu sa seguridad ng account o mga krisis sa PR, hindi huli minuto na ideya sa nilalaman o mga tanong sa engagement.

Ano ang gagawin kapag ang mga hangganan ay hindi itinakda nang maaga

Kung ikaw ay gumagawa na sa isang kliyente na nagpapadala ng mensahe sa lahat ng oras, maaari mo pa rin itong ayusin nang walang awkward na pagtatalo. Magsimula sa pamamagitan ng pagkilala sa iyong sariling papel sa paglikha ng pattern. Kung ikaw ay tumugon sa 11pm na mensahe sa loob ng ilang minuto sa loob ng tatlong buwan, ang kliyente ay nag-isip na normal iyon.

Isang social media manager sa Birmingham ay nagsimulang batch ang kanyang mga tugon sa isang problema na kliyente. Sa halip na sumagot sa gabi na mensahe kaagad, ay basahin niya ang mga ito ngunit maghintay hanggang sa 9am ang susunod na araw upang sagutin. Pagkatapos ng dalawang linggo, ang kliyente ay natural na inayos at tumigil sa inaasahan ng instant na mga tugon. Wala siyang kailangang makipag-usap dahil binago niya ang pattern ng pag-uugali nang tahimik.

Kapag kailangan mong itanghal ito nang direkta, i-frame ito sa paligid ng mas mahusay na kalidad ng serbisyo. Isang bagay na katulad ng: "Nais ko na masiguro na nagbibigay ako ng buong atensyon sa iyong account sa oras ng negosyo. Mula ngayon, sasagutin ko ang mga mensahe sa pagitan ng 9am at 6pm Lunes hanggang Biyernes, na may 24 oras na turnaround sa mga hindi urgent na item. Dahil dito maaari akong mag-focus sa estratehiya at kalidad ng nilalaman sa halip na maging nasa patuloy na reaksyon na mode."

Karamihan ng mga kliyente ay tumugon nang mabuti dito dahil ito ay nagpoposisyon ng mga hangganan bilang benepisyo sa kanila, na tunay na iyon. Ang mga pagod, galit na freelancers na nakaramdam sa 24/7 ay gumagawa ng mas masamang trabaho kaysa sa mga may malinaw na oras ng pagtrabaho at mental na puwang.

Paggamit ng mga tool upang lumikha ng automatic na mga hangganan

Ang iyong mga tool ay maaaring magpatupad ng mga hangganan para sa iyo. I-on ang auto responders para sa email sa labas ng oras ng negosyo. Gamitin ang Slack status na mga mensahe na nagsasabi kung kailan ka bumabalik. Sa WhatsApp, maaari mong gamitin ang mga feature ng negosyo upang magtakda ng palayo na mga mensahe sa gabi at sa katapusan ng linggo.

Ang ilang mga freelancers ay gumagamit ng mga tool sa pag-schedule hindi lamang para sa nilalaman ng kliyente kundi para sa kanilang sariling komunikasyon. Isang manager sa Vancouver ay nagsusulat ng mga tugon sa mga mensahe ng kliyente sa gabi kapag mayroon siyang oras na mag-isip, ngunit nag-schedule sa kanila na magpadala ng 9am ang susunod na araw. Ito ay pumipigil sa pangitain ng 24/7 availability habang nagbibigay-daan sa kanyang magtrabaho kung kailan angkop sa kanyang iskedyul.

Para sa pagsasulat partikular, ang automation ay nag-aalis ng isang malaking mapagkukunan ng stress pagkatapos ng oras. Kapag ang mga kliyente ay maaaring ma-access ang kanilang mga ulat sa pamamagitan ng isang tool na katulad ng SMMReports sa halip na maghintay para sa iyo na bumuo at ipadala ang mga ito nang manu-mano, titigil sila sa pagpapadala ng mensahe sa iyo na humihingi ng mga update. Ang data ay nandoon lamang kapag nais nila ito, na natural na lumilikha ng paghihiwalay sa pagitan ng iyong availability at ng kanilang access sa impormasyon.

Ang nuclear option: pag-fire sa mga kliyenteng hindi magre-respeto ng mga hangganan

Minsan ang isang kliyente ay simpleng hindi mag-respeto ng mga makatuwirang hangganan kahit gaano kayo malinaw ang komunikasyon. Isang freelancer sa Bangalore ay may kliyente na tatawagan ang kanyang personal na telepono sa 7am ng Linggo, magpadala ng 40 message threads sa panahon ng kanyang itinakdang oras, at magalit kapag ang mga tugon ay hindi agarang. Itinaas niya ang kanyang mga rate na nais lamang iwanan ng kliyente. Binayaran ng kliyente ang pagtaas at nanatili ang pag-uugali.

Nagtapos na siya ng kontrata na may paunang babala ng isang buwan, na iniresfer ang kanila sa ibang manager na nagtrabaho ng ibang oras. Nakaka-takot na i-fire ang isang nagbabayad na kliyente, ngunit kaagad siyang nakaramdam ng mas magaan. Ang mental na puwang na kinupas ng kliyente ay nagkakahalaga ng higit pa sa buwanang retainer. Sa loob ng dalawang buwan ay naibalik niya ang kita na iyon na may kliyente na nagrespeto ng propesyonal na mga hangganan.

Hindi mo kailangang tiisin ang paglabas ng hangganan lamang dahil nagbabayad ka. Sa katunayan, ang mga kliyente na hindi nagrespeto sa iyong oras ay madalas na hindi nagrespeto sa iyong kadalubhasaan, at ang mga ugnayan na iyon ay bihira na mapabuti sa kanilang sarili.

Ang mga magandang hangganan ay tunay na mukhang katulad sa pagsasanay

Ang mga malusog na mga hangganan ng kliyente ay hindi nangangahulugang maging mahigpit o unhelpful. Nangangahulugan ito ng pagiging malinaw. Isang social media manager sa Dublin ay may oras ng negosyo ng 10am hanggang 6pm, ngunit sinasabi niya sa mga kliyente nang maaga na sinusuri niya ang mga mensahe minsan sa 8pm sa kalagayan na may isang bagay na urgente ay dumating. Ang pagsusuring ito sa gabi ay hangganan din. Hindi siya tumutugon maliban kung tunay na hindi ito makakatalo hanggang umaga.

Nagbubuo din siya ng buffer time sa kanyang mga proseso. Ang mga ulat ng kliyente ay lumalabas sa ika-3 ng bawat buwan sa pamamagitan ng SMMReports, kaya ang mga kliyente ay alam kung kailan inaasahan ang mga ito nang walang kailangang magtanong. Ang nilalaman na mga kalendaryo ay nakakarating tuwing Biyernes para sa susunod na linggo. Ang mga hiling para sa aprubahan ay may 48 oras na patakaran sa turnaround. Lahat ay may sistema, na nangangahulugang mas kaunting mga biglang hiling sa mga kakaibang oras.

Ang mga kliyente na manatili sa long term ay ang mga nauunawaan ang mga sistemang ito. Alam nila kung ano ang inaasahan, nakakakuha sila ng pare-parehong kalidad, at nagrespeto na ang kanilang social media manager ay may buhay sa labas ng kanilang account. Ang mga kliyente na umiikot ay karaniwang ang mga nais ng isang tao sa tulong ng 24/7 para sa isang mid tier buwanang retainer. Hayaang umalis sila.

Ang pagtakda ng mga hangganan ay hindi pareho sa pagbibigay ng masamang serbisyo. Ito ay talagang ang batayan ng pagbibigay ng sustainable, mataas na kalidad na serbisyo na hindi kaka-burnout sa iyo bago ka umabot sa iyong pangalawang taon ng freelancing. Ang mga kliyenteng nagkakahalaga ay mauunawaan iyon.

Kung gusto mong tigilan ang paggawa ng mga ulat nang mano-mano, SMMReports ang gagawa nito para sa iyo. Subukan nang libre sa smmreports.com.