Paano harapin ang isang kliyente na patuloy na nagbabago ng content brief

Si Fatima sa Toronto ay nagsulat na ng tatlong magkakaibang bersyon ng parehong Instagram carousel nang dumating ang mensahe sa 9pm. "Actually, pwede ba tayong bumalik sa unang concept pero gawin itong tungkol sa sustainability instead?" Ang kanyang kliyente, isang boutique skincare brand, ay naghimok sa orihinal na brief apat na araw na ang nakaraang. Ito na ang ikatlong pagbabago sa loob ng isang linggo, at hindi pa niya nagsimula sa iba pang mga account na kanyang pinamamahalaan.

Ang kliyenteng patuloy na nagbabago ng content brief ay isang espesyal na uri ng hamon. Ito ay kumakain ng iyong oras, lumilikha ng kalituhan tungkol sa kung ano talaga ang kailangang ihatid, at ginagawang halos imposible na mapanatili ang anumang uri ng pare-parehong content calendar. Ngunit nangyayari ito sa halos bawat freelance social media manager sa ilang punto ng kanilang karera.

Ang tanong ay hindi kung makikita mo ang kliyenteng ito. Ito ay kung paano ka tumutugon kapag ito ay nangyari nang hindi nakakasama sa relasyon o sa iyong kalusugan ng isip.

Bakit patuloy na nagbabago ang kaisipan ng mga kliyente

Bago mo malutas ang problema, kailangan mong maunawaan kung ano ang nagtutulak nito. Karamihan sa mga kliyenteng patuloy na nag-revise ng briefs ay hindi sinisikap na gawing mahirap ang iyong buhay. Karaniwan silang tumitingin sa isa sa tatlong sitwasyon.

Una, hindi nila talaga alam kung ano ang gusto nila. Si Marcus, isang freelancer sa Manchester, ay napansin ang pattern na ito lalo na sa mga startup founders. Sila ay nagsusulat pa rin ng kanilang brand voice at positioning, kaya bawat piraso ng nilalaman ay nagiging isang existential debate tungkol sa kung sino sila bilang isang negosyo.

Pangalawa, nakakakuha sila ng input mula sa masyadong maraming tao sa loob. Isang social media manager sa Melbourne ay natuklasan na ang CEO ng kanyang kliyente, marketing director, at dalawang co-founders ay lahat ay tumitingin sa nilalaman pagkatapos na niya natanggap ang "final" brief. Walang sinuman ang nag-align bago ito umabot sa kaniya.

Pangatlo, tumutugon sila sa kung ano ang ginagawa ng mga kakompetensya. Si Priya sa Mumbai ay may fashion client na ganap na magbabago ng direksyon bawat pagkakataon na ang isang kakompetensya ay naglabas ng kampanya. Ang brief ay naging gumagalaw na target base sa anumang umakay sa kanilang Instagram feed sa umaga.

Magtakda ng mga hangganan bago ang pattern ay maging normal

Ang pinakamasama na bagay na maaari mong gawin ay sumipsip ng bawat pagbabago ng kahilingan nang walang komento. Ang katahimikan ay nagpapahiwatig na ang walang limitasyong mga revision ay bahagi ng iyong serbisyo. Hindi nila.

Kapag ang unang pagbabago ay dumating pagkatapos ng pagsang-ayon, tumugon ng propesyonal ngunit malinaw. Kinikilala ang kahilingan, kumpirmahin na maaari mong gawin ang pagbabago, at tukuyin na makakaapekto ito sa timeline para sa ibang mga deliverable. Maging agresibo tungkol dito, ngunit huwag magpangako na ito ay hindi nakikita.

Si James sa Cape Town ay nagsimulang magpadala ng isang simpleng mensahe: "Happy to make this change. Since we've already started production on the approved brief, I'll need to push Wednesday's posts to Friday to accommodate the new direction. Does that work on your end?" Karamihan sa mga kliyente ay biglang naalaala na nila talagang nag-apruba ng isang bagay kapag nakaharap sa isang kongkretong pagkaantala.

Ang layunin ay hindi parusahin ang mga kliyente para sa pagbabago ng kanilang isipan. Ito ay ginagawang makikita ang gastos ng mga pagbabago upang makapaghanda sila ng matalinong mga desisyon tungkol sa kung ang revision ay tunay na kinakailangan.

Bumuo ng mga limitasyon sa revision sa iyong kontrata

Kung wala kang clause sa kontrata tungkol sa revisyon ng nilalaman, magdagdag ng isa kaagad. Ang iyong kinabukasan na sarili ay magpapasalamat sa iyo.

Karamihan sa mga freelance social media managers ay nagsasama ng isang bagay tulad ng "dalawang bilog ng mga revision bawat piraso ng nilalaman" o "isang bilog ng mga revision bawat nang-aprubang brief." Pagkatapos nito, ang karagdagang mga pagbabago ay alinman sa pagantala ng paghahatid o pagbabayad ng dagdag na bayad.

Si Sarah sa Vancouver ay natuto ng mahirap na paraan pagkatapos na gumugol ng 12 oras sa isang solong LinkedIn post na dumaan sa pitong bersyon. Ang kanyang susunod na kontrata ay nagtukoy na ang mga pagbabago sa isang nang-aprubang brief ay gagawing isang bagong proyekto na may hiwalay na timeline. Ang patuloy na pag-pivot ay tumigil na halos kaagad.

Ang limitasyon sa revision ay hindi kailangang maging punitibo. Iframe ito bilang pangangalaga sa parehong mga partido. Makakakuha ka ng predictable workload, makakatanggap nila ang maaga na paghahatid. Nanalo ang lahat kapag ang mga inaasahan ay malinaw.

Lumikha ng isang checkpoint sa brief approval na tunay na may kahulugan

Maraming freelancers ay nagpapadala ng isang content brief para sa "approval" ngunit tinatrato ito bilang isang pormalidad kaysa isang nakadugtong na kapagtipanan. Ang kliyente ay nararamdaman ito at nararamdaman na malaya na magpatuloy sa pag-revise.

Gawing mas pormal ang iyong proseso sa pagsang-ayon. Ipadala ang brief bilang isang PDF, hindi lamang bilang isang email. Hilingin ang nakasulat na kumpirmasyon na may espesyal na wika: "Please reply 'approved' to confirm this brief is final and we can begin production." Ang ilang mga manager ay gumagamit pa ng isang simpleng contract tool o form.

Isang social media manager sa Singapore ay nagsimulang kasama ang isang linya sa kanyang mga email ng brief: "Once approved, changes to strategy or direction will require a new brief and may affect delivery dates for other content." Ang kanyang wishy-washy na mga kliyente ay biglang naging mas desisibo.

Ang pagiging pormal ay lumilikha ng isang sikolohikal na pangako. Mas mahirap na baguhin ang isang bagay na opisyal mong naaprubahan sa pagsusulat kaysa sa isang bagay na sinabi mo lang "looks good" sa Slack.

Kapag ang problema ay patuloy, makipag-usap ng mas malaking pag-uusap

Kung nagtakda ka ng mga hangganan at nag-clarify ng iyong proseso ngunit ang kliyente ay patuloy na nagbabago ng mga brief, oras na para sa direktang pag-uusap. Hindi ito pag-aaway. Ito ay propesyonal na paglutas ng problema.

Mag-schedule ng isang tawag partikular na upang talakayin ang workflow. Ipaliwanag na ang mga madalas na pagbabago ay lumilikha ng mga pagkaantala at ginagawang mahirap na mapanatili ang content calendar na parehong sumasang-ayon. Itanong kung ano ang nagtutulak ng kawalan ng katiyakan. Pakinggan ang tunay na isyu.

Minsan ang solusyon ay simple. Marahil kailangan nilang makita ang mood boards bago ang mga nakasulat na brief. Marahil kailangan nila ng isang lingguhan na alignment call upang bawasan ang mga sorpresa. Marahil kailangan nila ng iyong itaas ang mas malakas kapag ang isang ideya ay hindi akma sa kanilang estratehiya.

Sa iba pang pagkakataon, makikita mo na hindi lamang sila handa para sa pare-parehong pamamahala sa social media. Sila ay nasa experimental mode pa at kailangan ng ibang modelo ng serbisyo. Ito ay mahalagang impormasyon din.

Alamin kung kailan dapat umalis

Hindi bawat relasyon sa kliyente ay maaaring malutas. Kung patuloy na kinalaglag ng isang tao ang iyong proseso, hindi pinapansin ang mga limitasyon sa revision, at inaasahan mong sumipsip ng walang hanggang pagbabago pagkatapos na magtakda ng malinaw na mga hangganan, iyon ay hindi isang kliyente. Iyon ay isang taong hindi nirerespeto ang iyong kadalubhasaan o oras.

Si Elena sa Toronto ay sa wakas ay naghiwalay sa isang kliyente na nagbago ng bawat solong brief nang hindi bababa sa dalawang beses, madalas pagkatapos na ang nilalaman ay naka-schedule na. Ang relasyon ay gumagastos sa kaniya ng higit pa sa stress at nawala na oras kaysa sa kanyang kikita. Anim na buwan mamaya, binago niya sila ng dalawang kliyente na tunay na nirerespeto ang kanyang proseso.

Ang iyong oras ay may hanggan. Bawat oras na ginugugol sa pagkakabuo ulit ng trabaho para sa isang kliyente na hindi magkakaisa sa isang brief ay isang oras na hindi mo magagamit sa paglilingkod sa mga kliyenteng nagpapahalaga sa iyong kadalubhasaan. Minsan ang pinakamahusay na bagay na maaari mong gawin para sa parehong mga partido ay magwakas ng engagement nang propesyonal.

Ang mga kliyenteng patuloy na nagbabago ng mga brief ay sinusubok kung ipapatupad mo ang iyong sariling mga hangganan. Ang sandali na ginawa mo, marami sa kanila ay aayon sa kanilang pag-uugali. Ang mga hindi, ipinakita nila sa iyo kung sino talaga sila. Pagkatiwalaan sila.

Kung gusto mong tigilan ang paggawa ng mga ulat nang mano-mano, SMMReports ang gagawa nito para sa iyo. Subukan nang libre sa smmreports.com.