Paano Makatipid ng Oras sa Client Reporting Bilang Freelance Social Media Manager

Kung nag-manage ka ng social media para sa higit sa tatlo o apat na clients, alam mo na ang pakiramdam. Ito ay pagtatapos ng buwan, ang iyong content ay naka-schedule, ang engagement ay solid, at pagkatapos ay naaalala mo na kailangan mo pa ring bumuo ng anim na ulat bago ang Biyernes. Ang client reporting ay isa sa mga gawain na pakiramdam na dapat lang tumagal ng isang oras ngunit somehow kumakain ng buong araw.

Ang magandang balita ay karamihan ng oras na iyon ay basura na talagang maaari mong bawasan. Hindi sa pamamagitan ng paggawa ng mas kaunti o pagpapadala ng mas masamang mga ulat, kundi sa pamamagitan ng pagbabago kung paano gumagana ang buong proseso.

Saan Talagang Napupunta ang Oras

Bago mo ito ayusin, tumutulong na maging totoo tungkol sa kung saan nawala ang oras sa pag-report. Para sa karamihan ng mga freelancer ay hindi ito ang pag-iisip o pagsusulat. Ito ay ang pagtitipon ng datos. Pag-login sa limang magkakaibang platform, pagkuha ng screenshot ng mga graph, pagkopya ng mga numero sa isang spreadsheet, pag-format ng PDF, at pagkatapos ay pagsisimula muli para sa susunod na client.

Ang paulit-ulit na manu-manong trabaho ay ang tunay na pumapatay. Hindi ito nangangailangan ng kasanayan o paghuhukom. Kailangan lang ito ng iyong oras, at kailangan nito ng marami. Kung gumagastos ka ng mahigit 30 minuto sa bawat client sa isang monthly report, may hindi gumagana sa proseso.

Ang pangalawang bagay na nagpapabagal sa mga tao ay ang pagsisimula mula sa simula bawat buwan. Kahit na gumagamit ka ng template, ang manual na pagpuno ay nangangahulugang gumagawa ka ng mga desisyon sa formatting, pag-resize ng mga larawan, at pag-alala sa alignment sa halip na gumawa ng gawain na tunay na gumagalaw ang karayasan para sa iyong mga kliyente.

I-standardise Bago Mag-automate

Ang unang bagay na sulit na gawin ay pag-standardize kung ano ang napupunta sa bawat ulat. Hindi ang bawat kliyente ay nangangailangan ng parehong lalim ng datos, ngunit dapat mayroon kang base na istraktura na gumagana para sa karamihan sa kanila. Kapag alam mo na kung ano ang hihitsurang ulat bago ka magsimulang bumuo nito, ang buong trabaho ay mas mabilis.

Magdesisyon kung aling mga sukatan ang mahalaga lamang para sa uri ng mga kliyente na iyong pinagsisilbihan. Para sa karamihan ng mga social media manager ay nangangahulugang reach, engagement rate, follower growth, at nangungunang performing content. Kung tumatakbo ka ng paid ads ay kasama rin nito ang gastos at mga resulta. Kapag naayon mo na ang istrakturang iyon sa isang kliyente sa simula ng relasyon, walang mga sorpresa at walang scope creep sa proseso ng pag-report.

Ang pag-standardize ay ginagawang mas madali din ang pagpaliwanag ng mga resulta. Kapag nakikita ng kliyente ang parehong format bawat buwan, titigil na nila ang pangangailangan na ipaliwanag sa kanila ang mga bagay at magsisimulang basahin ang ulat nang kanilang sarili. Iyon na lamang ay nakakatipid sa iyo ng oras sa mga sumusunod na tawag at mga mensahe.

Ihinto ang Pag-login sa Bawat Platform Nang Manu-mano

Ito ang pagbabagong nagsasave ng pinakamaraming oras. Kung buhay ka pa rin sa pag-login sa Instagram, Facebook, LinkedIn, at TikTok nang hiwalay bawat buwan upang kunin ang datos, ginagawa mo ito ang mahirap na paraan. Ang mga tool ay umiiral nang partikular upang kunin ang datos na ito para sa iyo at ipakita ito sa isang lugar.

Ang SMMReports, halimbawa, ay kumokonekta sa iyong mga account ng kliyente at awtomatikong lumilikha ng mga branded report. Hindi ka bumubuo ng kahit ano. Hindi ka nagkokopya ng mga numero. Sinusuri mo ang output at ipinapadala ito. Para sa mga freelancer na nag-manage ng maraming kliyente ang pagbabagong iyon ay maaaring makatipid ng ilang oras bawat buwan.

Ang layunin ay makarating sa isang punto kung saan ang iyong monthly reporting process ay: suriin ang datos, magdagdag ng maikling writtenang summary na may iyong interpretasyon, at magpadala. Iyon ang dapat itong hitsura. Kahit ano pa dyan ay friction na ginagawa mo para sa iyong sarili.

Isulat ang Iyong Commentary Nang Maaga

Ang isang napapabayaang paraan upang makatipid ng oras sa client reporting ay ang pag-template ng iyong writtenang commentary. Hindi sa paraan ng copy at paste na tumutunog generic, kundi sa kahulugan ng pagkakaroon ng handog na parasa at mga istraktura na mabilis mong mababago.

Halimbawa, kung ang reach ay pataas mayroon kang maikling paliwanag na handa na. Kung ang engagement ay bumaba mayroon kang isang o dalawang pangungusap na nagbibigay-konteksto dito. Kung ang isang post ay nakagawa ng hindi pangkaraniwan na maganda maalam mo kung paano mabilis na i-frame iyon. Hindi ka nagsusulat mula sa isang blangkong pahina bawat oras.

Ang karamihan ng mga kliyente ay nagbabasa ng mga numero at pagkatapos ay tumitingin sa iyo para sa "kaya ano". Ang interpretasyong iyon ay mahalaga at iyon ang kung saan naninirahan ang iyong kahusayan. Ngunit hindi ito kailangang tumagal ng 45 minuto. Sa kaunting paghahanda ay maaari itong tumagal ng limang minuto.

I-batch ang Iyong Reporting Time

Ang pag-schedule ay mas mahalaga kaysa sa iniisip ng karamihan. Kung gumagawa ka ng pag-report kapag humiling ang kliyente para dito o kapag naaalala mo ito, patuloy kang nag-context switching. Iyon ay mabagal at nakakapagod sa pisikal.

Pumili ng isa o dalawang araw sa isang buwan bilang mga araw ng pag-report at gumawa ng bawat ulat ng kliyente sa isang bloke. Ang iyong utak ay manatili sa tamang mode, hindi mo kailangang muling i-load ang konteksto para sa bawat kliyente, at nagsisimulang maging mas mabilis ka dahil ang proseso ay sariwang isip mula sa nakaraang ulat.

Pagsama-samahin ito sa automation tools at ang pag-report block na iyon ay lumiliit mula sa isang buong araw tungo sa ilang nakatuon na oras. Iyon ay isang makabuluhang pagbabago kapag tumatakbo ka ng isang freelance business sa iyong sarili.

Ang White Label Reporting ay Nagpoprotekta sa Iyong Oras at sa Iyong Brand

Mayroong isa pang bagay na sulit na isaalang-alang kung ano ang hihitsurang ng iyong mga ulat kapag dumating sa inbox ng kliyente. Ang mga ulat na gumagandang propesyonal at nagdadala ng iyong branding ay gumagawang hitsura ka na organisado at seryoso sa iyong trabaho. Binabawasan din nila ang back at forth na mga tanong na lumilitaw mula sa isang ulat na mahirap basahin.

Ang mga tool tulad ng SMMReports ay nagbibigay-daan sa iyo na ilagay ang iyong sariling logo at kulay ng brand sa bawat ulat upang ito ay mukhang isang bagay na binuo mo, kahit na hindi ka naggastos ng oras sa ito. Iyon ay mahalaga para sa retensiyon. Ang mga kliyente na umaagapay na tino-treat ay manatili nang mahabang panahon.

Ang pakatipid ng oras sa client reporting ay hindi tungkol sa pagbawas ng sulok. Ito ay tungkol sa pag-aalis ng mga bahagi ng proseso na hindi nangangailangan ng iyong tunay na kadalubhasaan at nakatuon sa iyong oras sa mga bahagi na may kinalaman. Ang interpretasyon, ang estratehiya, ang relasyon. Doon ka kumikita sa kung ano ang singil mo.

Kung gusto mong tigilan ang paggawa ng mga ulat nang mano-mano, SMMReports ang gagawa nito para sa iyo. Subukan nang libre sa smmreports.com.