Mga Karaniwang Pagkakamali ng Freelance Social Media Managers Sa Reporting ng Kliyente

Si Marcus sa Melbourne ay nagpapadala ng kanyang ulat sa kliyente tuwing Miyerkules ng umaga at hindi nakakatanggap ng tugon hanggang Biyernes ng hapon. Ang tugon ng kliyente ay maikli: "Maaari mo bang ipaliwanag kung ano talaga ang kahulugan ng engagement rate? Hindi ito mukhang tama." Gumagugol si Marcus ng susunod na dalawang oras sa isang tawag na hindi niya inasahang kailangan, na pakiramdam na nabigo siya kahit na ang mga numero ay matibay. Ang problema ay hindi ang kanyang trabaho. Ito ay na ang kanyang ulat ay nagsabi ng kuwento na walang nakaintindi.

Ito ay nangyayari sa mga freelance social media manager sa buong mundo, at ito ay nagkakahalaga sa kanila ng mga kliyente, oras, at pera. Ang mga pagkakamali ay kadalasan hindi tungkol sa data mismo. Ito ay tungkol sa kung paano ipinipresenta ang data, kailan ito ipinipresenta, at kung alam ng kliyente kung bakit ito mahalaga. Ang mga pagkabigong ito sa pagsasaad ay nakakasama sa mga relasyon na dapat matatag at ginagawang mas kaunti ang propesyonal mong hitsura kaysa sa iyong aktwal na kakayahan.

Ang magandang balita ay na ang karamihan sa mga pagkakamaling ito ay maaaring ayusin. Kapag nauunawaan mo kung ano talaga ang kailangan ng mga kliyente mula sa isang ulat, at kung ano ang iyong kasalukuyang maling ginagawa, maaari mong baguhin ang pag-uusap mula sa "Bakit hindi lumalaki ang aking mga numero?" sa "Narito kung ano ang ginawa namin ngayong buwan at saan kami paroroon."

Nagpapadala ng mga ulat na walang humiling sa format na walang nais

Si Kavya ay tumatakbo ng negosyo sa social media management mula sa Bangalore at natuklasan ang kanyang pinakamalaking pagkakamali sa pagsasaad nang aksidente. Pinapadala niya ang detalyadong 15 pahinang ulat sa PDF sa isang fashion brand bawat buwan. Ang kliyente ay tumahimik sa loob ng tatlong buwan, pagkatapos ay nakansela. Nang sumunod si Kavya, ang kliyente ay nagsabi na ang mga ulat ay "masyadong marami" at hindi niya kailanman nalaman kung ano ang gawin nila.

Ang pagkakamali ay hindi ang kalidad ng trabaho ni Kavya. Ang pagkakamali ay na hindi niya kailanman tinanong kung paano gusto ng kliyente na makatanggap ng impormasyon. Ipinagpalagay niya na bawat kliyente ay nais ng komprehensibong data. Sa katotohanan, ang may-ari ng fashion brand ay nais ng dalawang pahinang buod na may tatlong pangunahing takeaway at isang rekomendasyon para sa susunod na buwan.

Ang iba't ibang mga kliyente ay nangangailangan ng iba't ibang mga bagay. Ang isang tech startup founder ay maaaring nais ng linggong mga sukatan sa isang shared dashboard. Ang may-ari ng restaurant ay maaaring nais ng isang buwang email na may tatlong pangunahing numero at isang tawag upang ipaliwanag ito. Ang isang corporate brand ay maaaring nais ng isang pormal na PDF presentation. Hindi mo alam hanggang sa magtanong ka, at ang karamihan ng mga freelancer ay hindi kailanman gumagawa nito.

Bago ka magpadala ng iyong susunod na ulat, kumpirmahin ang tatlong bagay: ang format (PDF, email, dashboard, Powerpoint), ang frequency (lingguhan, dalawang linggo, buwanan), at ang lalim (executive summary o detalyadong pagsusuri). Pagkatapos ay manatili dito. Ang pagiging pare-pareho ay mas mahalaga kaysa sa pagkakatotoo.

Kasama ang mga sukatan na walang kahulugan sa iyong kliyente

Isang freelancer sa Toronto ay nagpadala sa kanyang kliyente ng ulat na kinabibilangan ng impressions, reach, saves, shares, profile visits, link clicks, at 11 iba pang mga sukatan sa tatlong platform. Ang tanging tanong ng kliyente ay "Bumili ba ng tao ng kahit ano?" Ganap na napalampas niya kung ano talaga ang mahalaga.

Ang vanity metrics ay pakiramdam na mahalaga dahil ito ay malalaking numero. Isang post na may 5,000 impressions ay pakiramdam na tagumpay. Pero kung ang layunin ng iyong kliyente ay lumikha ng qualified leads para sa kanilang B2B service, ang impressions ay halos walang kahulugan. Iyong pinupunan ang ulat ng ingay at ibinatagong ang signal.

Simulan ang bawat reporting relationship sa pamamagitan ng pag-unawa kung ano ang tagumpay para sa partikular na kliyente. Para sa isang e-commerce brand, ito ay malamang na kita o add to carts. Para sa isang service business, ito ay leads o quote requests. Para sa isang lokal na negosyo, ito ay website visits o mga tawag. Para sa isang personal na brand, ito ay maaaring maging email list growth. Kapag naalam mo na ang tunay na layunin, isama lamang ang mga sukatan na nagtutulak ng karayaan sa ito.

Hindi ito nangangahulugan ng pagtago sa ibang mga numero. Ito ay nangangahulugan ng paglalagay ng mga sukatan na mahalaga sa unang, nang malinaw, at may malinaw na konteksto. Ipakita sa iyong kliyente kung ano ang gumagalaw ng negosyo. Pagkatapos ay magdagdag ng mga sumusuportang sukatan na nagpapaliwanag kung bakit ito gumagalaw.

Nagpapadala ng mga ulat na walang pagsusuri o rekomendasyon

Isang freelancer sa Johannesburg ay nagpapadala ng mga buwang ulat na nagpapakita ng lahat ng mga numero at walang iba. Ang bilang ng mga sumusunod ay tumaas ng 3%. Ang engagement ay bumaba ng 2%. Ang reach ay nananatiling patag. Iyan ay data. Iyan ay hindi isang ulat.

Ang kanyang kliyente ay maglalabas ng mga numerong ito at mag-isip "Okey, pero ano ang ginagawa ko dito?" Ang kliyente ay nakiramdam na parang itinulak lang niya ang mga post at pinapanood ang mga numero na mangyari, hindi talaga ang pag-manage ng kahit ano. Sa wakas ang kliyente ay nag-hire ng mas murang taong dahil naramdaman nila na ang parehong trabaho ay ginagawa pa rin.

Ang pagkakaiba sa pagitan ng numero at ng ulat ay pagsusuri. Bakit bumaba ang engagement? Dahil ang content strategy ay nag-shift? Dahil ang posting time ay nagbago? Dahil ang audience ng kliyente ay mas kaunting aktibo sa Julio? O dahil ang mga kakompetensya ay nagsasaad ng mas madalas? Kailangan mong ipaliwanag ito.

Pagkatapos ay magdagdag ng isa o dalawang rekomendasyon para sa susunod na buwan batay sa kung ano ang data ay nagpapakita. Kung ang mga video post ay nakakatanggap ng dalawang beses ang engagement ng mga carousel post, i-rekumenda ang higit pang video. Kung ang mga post sa Martes ay walang kapantay sa mga post sa Biyernes, i-rekumenda ang pagbabago ng posting schedule. Ipakita na binabasa mo ang mga numero at tunay na nag-iisip tungkol sa estratehiya, hindi lang tumatakbo ng content calendar.

Paghahatid ng mga ulat na huli o sa isang unpredictable na schedule

Isang freelancer sa Cape Town ay may kliyente na maghihintay para sa buwang ulat upang suriin ang kanilang sariling analytics. Ang freelancer ay minsan ay nagpadala nito sa ika-5 ng buwan, minsan ang ika-12, minsan ang ika-18. Ang kliyente ay nagsimulang mag-alala. Nadelay ang ulat dahil may problema? Ang freelancer ay nag-flake? Ang pagiging hindi pare-pareho sa sarili ay nagsama ng tiwala.

Magtakda ng isang partikular na araw bawat buwan kapag ang mga ulat ay umalis. Gawin itong parehong araw, bawat oras. Kung ang iyong kontrata ay nagsasabi na ang ulat ay dumarating sa ika-5, ito ay dumarating sa ika-5. Hindi ang ika-6. Hindi minsan ang ika-4. Ang iyong kliyente ay bumubuo ng kanilang schedule sa paligid nito. Sila ay maaaring gumamit ng isang oras sa Biyernes ng hapon upang suriin ang performance ng social media at planuhin ang kanilang linggo. Kapag ang ulat ay huli, iyong binabaling ang ritmo.

Bumuo ng production ng ulat sa iyong kalendaryo tulad ng ito ay isang client meeting na hindi mo mawawalan. I-block ang oras sa ika-3 o ika-4 upang tunay na itayo ito, kaya't mayroon kang margin para sa emergency. Pagkatapos ay ipadala ito bago ang 5pm sa nakaplanong araw. Ang pagiging maaasahan ay bumubuo ng tiwala nang mas mabilis kaysa sa kahanga-hangang pagsusuri.

Paghahambing ng mga sukatan ng iyong kliyente sa mga benchmark ng industriya na walang nag-aalaga

Isang freelancer sa Vancouver ay kasama ang mga benchmark ng industriya sa ulat ng kanyang fashion client. Ang benchmark ay nagsabi na ang average engagement rate para sa fashion accounts ay 2.3%. Ang engagement rate ng kanyang kliyente ay 1.8%. Ang kliyente ay kaagad na nag-alala na ang kanyang social media ay nauuntog.

Ngunit ang benchmark ay nagmula sa isang pandaigdigang dataset sa buong libu-libong fashion accounts, marami sa kanila ay mga malalaking brand na may milyun-milyong mga follower. Ang kanyang kliyente ay isang lokal na boutique na may 8,000 followers. Ang paghahambing ay walang pakinabang at aktwal na mas masama ang kliyente tungkol sa matibay na trabaho.

Ang mga benchmark ng industriya ay maaaring maging kapaki-pakinabang na konteksto, ngunit lamang kung ito ay tunay na maihahambing sa sitwasyon ng iyong kliyente. Kung gumagamit ka nila, gawing malinaw kung ano talaga ang kanilang kumakatawan. Mas mahusay pa, ihambing ang iyong kliyente sa kanilang sariling mga nakaraang buwan. Ang paglaki ng buwan sa buwan ay mas relevant kaysa sa kung paano sila nakakakuha sa mga random na benchmark.

Hindi pagpapaliwanag kung ano talaga ang ginagawa mo

Isang freelancer sa Bangkok ay gumagugol ng 6 oras bawat linggo sa trabaho ng kliyente: pag-schedule ng mga post, pagtugon sa mga koment, pakikipag-ugnayan sa mga katulad na account, pagsubok ng iba't ibang post format, pag-monitor ng analytics. Ngunit ang ulat ay nagpakita lamang ng output: mga post na inilathala, paglaki ng followers, mga numero ng engagement. Mukhang napakakaunting nangyari.

Ang kliyente ay hindi makikita ang lahat ng background na gumagawa ng mga numerong ito na posible. Sa kliyente, mukhang parang sinuman ay maaaring maglathala ng tatlong post bawat linggo at panoorin ang account na lumalaki. Walang kamangha-manghang sila ay naging curious tungkol sa mas murang mga pagpipilian.

Isama ang isang seksyon sa iyong ulat na nagpapakita kung ano talaga ang nangyari sa likod ng eksena. Ngayong buwan sinubukan namin ang 4 na iba't ibang caption styles at ang mga video post ay nakakuha ng 40% higit pa, kaya't doble natin. Nakipagtulungan kami sa 30 account sa iyong target audience at 12 sa kanila ay sumunod. Sumagot kami sa lahat ng mga koment sa loob ng 2 oras. Narito kung saan ipinapakita mo ang estratehiya at pagsisikap, hindi lamang ang mga resulta.

Paggawa ng mga ulat na imposibleng maunawaan

Ang ilang mga freelancer ay pumupuno ng mga ulat na may jargon at ipinapalagay na ang mga kliyente ay alam kung ano ang sinasabi nila. Reach versus impression. Click through rate versus engagement rate. Organic versus paid reach. Ang kliyente ay umiiling, hindi nagtanong, at nakiramdam na hangal.

Isulat ang mga ulat tulad ng pagsasakay sa isang taong gumagamit ng social media ngunit hindi nag-manage ng mga account propesyonal. Walang jargon maliban kung ang iyong tukuyin ito muna. Walang mga acronym nang hindi nila sinusulat. "Engagement rate" hindi "ER." "Ang porsyento ng iyong mga followers na nakita at nakipag-ugnayan sa mga post" hindi "algorithmic interaction ratio."

Subukan ito sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang draft sa isang kaibigan sa labas ng industriya at tinanong kung nila naintindihan ito nang walang itatanong sa iyo. Kung hindi nila, isulat itong muli.

Hindi ginagawang visually scannable ang ulat

Isang dingding ng teksto na may mga numero na nakabalot sa mga talata ay karurokero upang basahin. Isang kliyente ay nakakakuha ng ulat, sinisikap na basahin ito, nakiramdam na nakakaapekto, at hindi tunay na nakikipag-ugnayan dito. Ginawa mo ang lahat ng trabaho at hindi tunay na nasintindihan nila ang impormasyon.

Gumagamit ng matatag na teksto upang i-highlight ang mga pangunahing numero. Gamitin ang maikling mga talata. Gamitin ang mga header na tunay na nagsasabi ng kuwento. Isang kliyente ay dapat na maaaring mag-scan ng iyong ulat sa 3 minuto at maunawaan kung ano ang nangyayari. Kung nais nila ng higit pang detalye, maaari nilang basahin ang mas malalim. Ngunit ang pangunahing impormasyon ay dapat na kaagad na makikita.

Ang mga tool tulad ng SMMReports ay kumukuha ng ito ng awtomatiko, na kumukuha ng data at nag-format nito sa malinis, scannable na mga ulat na talagang nais basahin ng mga kliyente. Ito ay nakakatipid sa iyo ng mga oras at ginagawang mas propesyonal ang iyong mga ulat kaysa sa kahit ano na bubuo mo sa spreadsheet.

Pag-aayos ng iyong reporting ngayon

Ang mga pagkakaling ito ay nagkakahalaga sa iyo ng mga relasyon sa kliyente at umuulit na negosyo. Bawat pagkakataon na hindi naiintindihan ng kliyente ang iyong ulat, o hindi alam kung ano ito ang kahulugan, iyong sinasama ang tiwala. Bawat pagkakataon na ang ulat ay huli, iyong sinasama ang ritmo. Bawat pagkakataon na kasama mo ang mga sukatan na hindi mahalaga, iyong ibinatagong ang epekto ng iyong aktwal na trabaho.

Magsimula ng isang ayos ngayong linggo. I-schedule ang iyong susunod na ulat para sa isang partikular na araw na hindi magbabago. O umupo at isulat kung ano talaga ang tagumpay para sa isang kliyente, at bumuo ng iyong susunod na ulat sa paligid ng kahulugan na iyon sa halip na ang mga benchmark ng industriya. O magdagdag ng "kung ano ang ginawa namin ngayong buwan" na seksyon na nagpapakita ng lahat ng estratehiya na gumagawa sa likod ng mga numero.

Ang mga maliliit na pagbabago ay pagsasama. Ang mas mahusay na mga ulat ay nangangahulugang mas masayang mga kliyente. Ang mas masayang mga kliyente ay nangangahulugang mas mahabang mga retainer, referral, at ang kakayahang itaas ang iyong mga rate. Ang trabaho na ginagawa mo na ay nararapat na maisalin nang malinaw.

Kung gusto mong tigilan ang paggawa ng mga ulat nang mano-mano, SMMReports ang gagawa nito para sa iyo. Subukan nang libre sa smmreports.com.