Mga Automated na Ulat para sa Social Media Managers: Paano Itakda ang Mga Ito

Isang social media manager sa Johannesburg ay gumagugol ng apat na oras bawat buwan sa pagbuo ng parehong ulat para sa kanyang pinakamalaking kliyente. Parehong istraktura, parehong mga seksiyon, parehong mga font, parehong paglalagay ng logo. Mahalaga siyang gumagawa ng parehong trabaho labindalawang beses bawat taon. Ang buwan na sa wakas niya itinakda ang mga automated na ulat, nakatanggap siya ng mga apat na oras na iyon at ginamit nila ang mga ito upang mag-onboard ng bagong kliyente sa halip.

Ang mga automated na ulat ay hindi karaniwang luho para sa mga ahensya na may malalaking koponan. Ang mga ito ay ang pagkakaiba sa pagitan ng negosyong freelance na lumalaki at isa na patuloy na nagbabago ng oras para sa pera sa isang nakatatag na hangganan.

Ano Ang Ibig Sabihin ng Automated Reporting

Ang automated reporting ay nangangahulugang ang iyong kliyente ay makakatanggap ng kanilang buwang ulat sa social media nang hindi ka manu-manong nagsasaad ng data, nag-format ng dokumento, o nagsasahit ng ipadala. Ang system ay kumokonekta sa mga account sa social ng iyong kliyente, hinihila ang mga tunay na numero, ibinagsak ang mga ito sa isang branded template, at naghahatid ng ulat sa isang iskedyul na itinakda mo minsan.

Ito ay iba sa isang reporting dashboard na ang iyong kliyente ay nag-log in. Ang mga automated na ulat ay ipinapadala sa kliyente bilang isang tapos na PDF, karaniwang sa pamamagitan ng email, sa parehong petsa bawat buwan. Ang kliyente ay hindi kailangang mag-log in saanman o gumawa ng interpretasyon ng raw data. Sila ay makakatanggap ng isang malinis na dokumento na nagsasabi ng kuwento ng kanilang buwan.

Isang freelance SMM sa Manchester na namamahala ng labing-isang kliyente ay nag-iwan nito nang maayos: ang ulat ay lumalabas kung siya ay nagtatrabaho, nasa bakasyon, o nakikipag-ugnayan sa isang pamilyang emergency. Hindi ito nakadepende sa kanyang pag-alala na gawin ito.

Unang Hakbang: Ikonekta ang Mga Account ng Iyong Kliyente

Ang unang hakbang sa pagtatakda ng mga automated na ulat ay ang pagkonekta ng Facebook at Instagram accounts ng iyong kliyente sa anumang reporting tool na ginagamit mo. Ito ay nangangailangan ng iyong kliyente na magbigay ng access sa pamamagitan ng opisyal na proseso ng Meta. Tumatagal ng humigit-kumulang dalawang minuto at kailangan lang itong mangyari minsan.

Karamihan ng mga kliyente ay komportable sa ito kapag inilahad mo na kailangan mo ng read-only access upang mahigitan ang kanilang analytics. Hindi ka nagsasahit sa kanilang ngalan sa pamamagitan ng koneksyong ito, tanging binabasa ang mga numero na ang platform ay sinusubaybayan na. I-frame ito bilang pagbibigay sa iyo ng data na kailangan mo upang gumawa nang tama ang iyong trabaho.

Sa loob ng koneksyon, ang tool ay maaaring makuha ang reach, paglaki ng follower, engagement, nangungunang mga post, demographics ng audience, at marami pang iba sa isang rolling basis. Hindi mo na kailangang mag-log in sa kanilang account upang kumuha ng screenshot ng mga numero.

Pangalawang Hakbang: Itakda ang Iyong Branded Template

Ang template ay kung ano ang ginagawang propesyonal ang mga automated na ulat kaysa generic. Magdagdag ng iyong logo, iyong brand na mga kulay, at ang pangalan ng iyong negosyo upang ang ulat ay lumabas sa ilalim ng iyong brand, hindi ang tool. Ang iyong kliyente ay dapat makatanggap ng isang bagay na mukhang itinayo mo ito para sa kanila partikular, hindi isang bagay na sigasabik na software output.

Karamihan ng mga magandang reporting tools ay nagbibigay-daan sa iyo na magtakda ng custom sender email at domain pati na rin. Kapag dumating ang ulat sa inbox ng iyong kliyente dapat ito mula sa iyong email address, hindi mula sa isang third-party platform. Ang detalye na iyon ay mahalaga higit pa sa karamihan ng mga freelancers na napagtanto. Ito ay nagpapalakas na ikaw ang eksperto na tumatakbo sa kanilang social media, hindi isang piraso ng software.

Isang SMM sa Sydney na lumipat sa mga automated na ulat ay nagsabi na ang kanyang mga kliyente ay aktwal na nagkomplemento ng mga bagong ulat nang hindi alam ang kahit ano ay nagbago sa likuran. Ang branded template ay mukhang mas polished kaysa sa kung ano siyang binuo nang manu-mano sa Canva.

Ikatlong Hakbang: Itakda ang Iskedyul at Aprubahan o Awtomatihin

Sa loob ng koneksyon at template, pumili ng iyong petsa ng paghahatid. Karamihan ng mga freelancers ay nagpapadala ng mga ulat sa unang o ikalawa ng buwan na sumasaklaw sa performance ng nakaraang buwan. Itakda ito minsan at ang system ay humawak mula doon.

Ang ilang mga reporting tools ay nagbibigay sa iyo ng approval step kung saan sinusuri mo ang ulat bago ito lumabas. Ito ay nagkakahalaga ng paggamit kapag nagsisimula ka sa isang bagong kliyente o kapag alam mo na ang kanilang account ay may isang hindi pangkaraniwang buwan na nais mong magdagdag ng konteksto sa. Sa sandaling tiyak ka sa output maaari mong ilipat sa ganap na awtomatikong paghahatid at alisin ang iyong sarili mula sa proseso nang buo.

Isang VA sa Pilipinas ay gumagamit ng approval step para sa dalawa ng kanyang labindalawang kliyente na nagtanong ng detalyadong mga tanong tungkol sa kanilang mga ulat. Para sa iba pang sampung hayaan niya ang mga ulat na lumabas nang awtomatiko at gumagugol ng oras na iyon sa paglikha ng nilalaman sa halip.

Ano Ang Nagbabago Kapag Awtomatikal ang Ulat

Ang halata na pagbabago ay oras. Karamihan ng mga social media manager na lumipat sa automated reporting ay nakatipid ng pagitan ng isa at dalawang oras bawat kliyente bawat buwan. Sa sampung kliyente iyon ay sampung hanggang dalawampung oras bawat buwan na nakukuha mo upang maglaan para sa trabaho na tunay na lumalaki ng iyong negosyo.

Ang mas kaunting halata na pagbabago ay pare-pareho. Ang mga automated na ulat ay lumalabas sa parehong petsa bawat buwan nang walang kasal. Nagsisimulang inaasahan ng mga kliyente ang mga ito. Ang predictability na iyon ay bumubuo ng isang uri ng tahimik na tiwala na mahirap makamit sa anumang iba pang paraan. Ikaw ay nagiging propesyonal na palaging nag-deliver on time, kahit na ikaw ay napapawi.

Mayroon din ng angle ng pagtitipid ng kliyente. Isang social media manager sa Toronto ay sinubaybayan ang kanyang churn ng kliyente bago at pagkatapos lumipat sa mga automated na buwang ulat. Sa taon bago, nawala niya ang apat na kliyente. Sa taon pagkatapos, nawala niya ang isa. Inaasihan niya ang pare-parehong ulat na nagbibigay sa mga kliyente ng isang malinaw na buwang reminder kung ano ang ginagawa niya para sa kanila at bakit ito nagkakahalaga ng retainer.

Ang Gastos ng Hindi Awtomatikal

Bawat buwan na bumubuo ka ng mga ulat nang manu-mano ay isang buwan na ikaw ay nag-cover ng iyong sariling paglaki. Maaari kang makakuha lamang ng kasing dami ng mga kliyente sa dami ng oras na mayroon ka upang mag-ulat sa kanila. Ang freelancer na bumubuo ng mga ulat nang manu-mano sa sampung kliyente ay mahalaga na umabot na sa isang bakod maliban kung hindi ka tumaas ng mga presyo nang malaki o nagsimulang tumubo ang trabaho.

Ang automation ay nagtanggal ng hangganan na iyon. Hindi ito nangangahulugang ikaw ay gumagawa ng mas kaunting trabaho para sa iyong mga kliyente. Ito ay nangangahulugang ang administrative na bahagi ng trabaho ay titigil na kumain ng oras na dapat mong gamitin sa estratehiya at nilalaman.

Kung gusto mong tigilan ang paggawa ng mga ulat nang mano-mano, SMMReports ang gagawa nito para sa iyo. Subukan nang libre sa smmreports.com.