Automated Client Reporting: Paano I-Set Up Nang Isang Beses at Hindi Na Gumawa ng Report Ulit

Isang social media manager sa Osaka ang nakalkulang gumugol siya ng 340 oras sa pagbuo ng client reports sa kanyang unang dalawang taon ng freelancing. Naisip niya ito noong isang partikular na nakakaantala na Linggo ng hapon habang muling ginagawa ang isang report na ginawa na niya ng sampung beses para sa parehong kliyente. Ito ang hapon na nagpasya siya na mag-set up ng automated client reporting at hindi na bumalik.

340 oras ay walo at kalahating buong linggo ng pagtrabaho. Oras na maaaring ginamit para sa estratehiya, para sa mga bagong kliyente, sa kahit ano pang iba kundi ang pag-reformat ng parehong data sa parehong template buwan-buwan.

Bakit Karamihan ng Mga Freelancer ang Nag-Iwan Nito

Ang pinakakaraniwang dahilan kung bakit nag-iwan ang mga freelance social media manager sa pagse-set up ng automated client reporting ay dahil ito ay tila isang proyekto. Isang bagay na nangangailangan ng pag-aaral, mga desisyon, at oras sa setup na kasalukuyang wala sila. Kaya patuloy nilang manu-manong binubuo ang mga ulat dahil ito ang daan ng pinakamababang pagsigasig sa maikling panahon.

Ang kakaiba ay na ang pag-set up ng automated reporting para sa isang kliyente ay karaniwang tumatagal ng mas kaunting oras kaysa sa manu-manong pagbuo ng ulat ng kliyenteng iyon nang isang beses. Ginagawa mo ang setup work nang isang beses at ang sistema ay humahawak ng lahat pagkatapos nito. Ang return sa nawalang oras na ito ay umuulit bawat buwan hangga't pinapanatili mo ang kliyenteng iyon.

Pagpili Kung Saan Magsisimula

Magsimula sa iyong kliyenteng may pinakamataas na pagpapanatili. Ang taong ang ulat ay tumatagal ng pinakamahabang oras, nangangailangan ng pinakamaraming pag-format, o ang data na inaasahang ibinubuo mo bawat buwan. Ang pag-set up ng automation para sa iyong pinaka-nakakapinsalang relasyon sa pag-ulat ay nagbibigay sa iyo ng pinakamalaking agarang pagbabalik at ang motivasyon na ilunsad ito sa iyong iba pang mga kliyente.

Isang SMM sa Cape Town ang nagsimula sa kanyang pinakamahabang kliyente na nag-ipon ng komplikadong format ng ulat sa loob ng tatlong taon ng pagtatrabaho. Inaasahan niya na ang setup ay magiging mahirap. Tumagal ito ng siyamnapu't isang minuto kasama ang oras na muling binuo ang template sa bagong sistema. Ang ulat na ginagol ng apat na oras ay ngayon ay umaalis nang automatic bawat buwan at mas maganda kaysa sa bersyon na manu-manong binubuo niya.

Ang Proseso ng Setup

Ikonekta ang Facebook at Instagram account ng kliyente sa pamamagitan ng opisyal na Meta API permissions process. Ito ay isang beses lamang na hakbang na nagbibigay sa iyong reporting tool ng read access sa kanilang analytics. Ang iyong kliyente ay kailangang aprubahan ito sa pamamagitan ng kanilang sariling Meta account na tumatagal ng halos dalawang minuto at hindi nangangailangan ng anumang teknikal na kaalaman sa kanilang bahagi.

Buuin ang iyong branded template nang isang beses. I-upload ang iyong logo, itakda ang iyong mga kulay, idagdag ang iyong domain details upang ang ulat ay lumabas mula sa iyong email address. Siguraduhin na ang template ay sumasalamin kung paano mo nais na kinakatawan ang iyong negosyo dahil ang dokumentong ito ay magpapadala sa iyong kliyente bawat buwan nang hindi mo sinusuri ito sa bawat pagkakataon.

Itakda ang iyong schedule ng paghahatid. Piliin ang petsa, kumpirmahin ang email address ng tumatanggap, at magpasya kung gusto mo ng hakbang sa pagpapruweba bago ipadala ang ulat o kung gusto mo itong ganap na automatic. Para sa karamihan ng mga natatag na relasyon sa kliyente, ang ganap na automation ay ang tamang tawag. Para sa mga bagong kliyente, isang hakbang sa pagpapruweba para sa unang dalawa o tatlong buwan ay nagbibigay-daan sa iyo na magdagdag ng konteksto habang natututo ka pa kung ano ang kanilang atensyon.

Ano ang Nangyayari sa Iyong Oras

Ang unang buwan pagkatapos mag-set up ng automated client reporting para sa lahat ng iyong mga kliyente ay nakakaramdam na kakaiba. Ang katapusan ng buwan ay dumating at walang nangyayari sa iyong dulo. Walang gabi na gabi sa pagkuha ng mga screenshot. Walang pag-format. Walang paghabol sa pindot ng pagpadala. Ang mga ulat ay lumalabas lamang.

Isang freelance SMM sa Bogota ang naglalarawan ng unang buwan bilang nakakahilo. Patuloy niyang inaasahan na mayroon na dapat gawin at walang wala. Gumamit siya ng oras na mag-pitch ng bagong kliyente at nakuha nila sila bago matapos ang buwan. Ang reporting ng bagong kliyenteng iyon ay automated mula sa unang araw.

Ang pagtitipid ng oras ay tunay pero ang pagbawas ng mental load ay kung ano ang karamihan ng mga freelancer ang pinag-uusapan ng pinakamarami. Ang pag-ulat ay hindi lamang tumatagal ng oras. Ito ay isang mapagkukunan ng mababang antas ng stress na umuupo sa background para sa huling linggo ng bawat buwan. Ang pagalis nito ay nagbabago kung paano ka nakakaramdam tungkol sa iyong negosyo, hindi lamang sa maraming oras na nagtatrabaho ka.

Pagpapanatili ng Elemento ng Tao

Ang automated client reporting ay hindi nangangahulugan na titigil ka sa pag-iisip tungkol sa resulta ng iyong mga kliyente. Ito ay nangangahulugan na ang paghahatid ay hinawakan upang maaari kang tumutok sa pagsusuri. Suriin ang data bawat buwan at kung saan nangyari ang isang kagiliw-giliw na bagay, magdagdag ng personal na tala o isang sumusunod na mensahe sa tabi ng automated na ulat. Ang kombinasyong iyon ng pare-parehong automated delivery at paminsan-minsan na personal na pagsusuri ay mas nakakaimpress kaysa sa magkabilang diskarte.

Isang SMM sa Auckland ay nagpapadala ng kanyang mga automated na ulat sa unang ng bawat buwan at pagkatapos ay sumusunod sa isang dalawang-linya na personal na mensahe sa ikatlo kung nangyari ang kahit ano na nakakainteres sa data noong buwan. Ang kanyang mga kliyente ay tumatanggap ng structured na ulat sa oras at isang obserbasyon ng tao ilang araw mamaya. Hindi niya nawalan ng kliyente sa isang kakompetensya sa loob ng higit sa dalawang taon.

Kung gusto mong tigilan ang paggawa ng mga ulat nang mano-mano, SMMReports ang gagawa nito para sa iyo. Subukan nang libre sa smmreports.com.