วิธีประหยัดเวลาในการรายงานให้ลูกค้าในฐานะผู้จัดการสื่อสังคมอิสระ

มารีสซาในเมลเบิร์นตระหนักถึงสิ่งผิดปกติเมื่อเธอใช้เวลาสี่ชั่วโมงในการสร้างรายงานสำหรับลูกค้าที่จ่ายให้เธอ 800 ดอลลาร์ต่อเดือน ตัวเลขไม่ตรงกัน นั่นคือครึ่งวันที่เธอสามารถใช้ไปเพื่อค้นหาลูกค้า สร้างเนื้อหา หรือจัดการสื่อสังคมจริงๆ แต่เธอกำลังคัดลอกตัวเลขจาก Instagram ไปยัง Canva จัดสีแผนภูมิ และปรับรูปแบบทุกอย่างให้ตรงกับแนวทางการออกแบบแบรนด์ เมื่อเธอส่งไปในที่สุด ลูกค้าตอบกลับว่า "ขอบคุณ" และเพียงเท่านั้น ไม่มีคำถาม ไม่มีข้อมูลตอบกลับ เพียงแค่ยอมรับว่าเธอทำสิ่งที่คาดหวัง

นี่คือความเป็นจริงสำหรับผู้จัดการสื่อสังคมอิสระส่วนใหญ่ การรายงานให้ลูกค้าดูเหมือนเป็นสิ่งที่บังคับ แต่ใช้เวลามากไม่สัดส่วนกับมูลค่าของมัน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การรายงานมีความสำคัญน้อยกว่างานอื่น แต่เป็นเพราะว่าคนส่วนใหญ่ยังคงสร้างรายงานด้วยวิธีการด้วยตนเองซึ่งไม่เหมาะสำหรับการขยายขนาดเมื่อคุณมีลูกค้ามากกว่าสามหรือสี่ราย

ต้นทุนที่แท้จริงของการรายงานด้วยตนเอง

ข้อมูลการติดตามเวลาจากผู้ว่าจ้างในสหราชอาณาจักร แอฟริกาใต้ และแคนาดาแสดงว่าการรายงานสื่อสังคมด้วยตนเองใช้เวลาระหว่างสองถึงหกชั่วโมงต่อลูกค้าต่อเดือน ความแปรปรวนมาจากจำนวนแพลตฟอร์มที่คุณรายงาน ความสละสลวยของรายงานที่ลูกค้าต้องการ และการจัดกระบวนการของคุณที่มีประสิทธิภาพแค่ไหน หากคุณจัดการแปดลูกค้าและใช้เวลาเฉลี่ยสามชั่วโมงต่อรายงาน นั่นคือ 24 ชั่วโมงต่อเดือนเพียงเพื่อการรายงาน

นั่นคือสามวันทำงานเต็ม สามวันที่คุณสามารถใช้ไปเพื่อเติบโตธุรกิจ ปรับปรุงทักษะ หรือรับลูกค้าเพิ่มเติม ต้นทุนอุปสงค์นั้นสร้างความเสียหาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพยายามขยายขนาดผ่านกลุ่มลูกค้าเบื้องต้น

ผู้จัดการสื่อสังคมในโตรอนโตชื่อเจมส์บอกฉันว่าเขาเคยรวบรวมรายงานทั้งหมดในสุดสัปดาห์แรกของทุกเดือน เขาจะปิดกั้นวันเสาร์และวันอาทิตย์ ทำกาแฟ และเลื่อยผ่านไป มันใช้งานได้จนกว่าเขาจะอนุภาพจากความเหนื่อยหน่าย สายวันอาทิตย์เย็นเขาหมดแรง โกรธ และเกรงกลัวรอบการรายงานของเดือนถัดไป

สอดคล้องกับการเก็บรวบรวมข้อมูล ไม่ใช่ข้อมูลเชิงลึก

สถานที่แรกที่ผู้ว่าจ้างส่วนใหญ่เสียเวลาคือการดึงข้อมูลจากแพลตฟอร์มหลายแห่ง การเข้าสู่ระบบ Instagram จากนั้น Facebook จากนั้น LinkedIn จากนั้น TikTok คัดลอกตัวเลขลงในสเปรดชีตหรือไฟล์ดีไซน์ ตรวจสอบวันที่ถูกต้อง ตรวจสอบว่าไม่มีอะไรหายไป มันเป็นงานน่าเบื่อที่ไม่เพิ่มมูลค่า

นี่คือที่ที่เครื่องมือรายงานอัตโนมัติเช่น SMMReports กลายเป็นสิ่งจำเป็น ความคิดไม่ใช่การเอาความเชี่ยวชาญของคุณออกจากรายงาน มันเพื่อขจัดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ: การตีความตัวเลขและให้คำแนะนำเชิงกลยุทธ์ คุณเชื่อมต่อแพลตฟอร์มครั้งเดียว ตั้งช่วงวันที่ และเครื่องมือจะดึงทุกอย่างโดยอัตโนมัติ

เฟรยา ผู้จัดการสื่อสังคมอิสระในแมนเชสเตอร์ ลดเวลารายงานจากสี่ชั่วโมงเป็น 45 นาทีต่อลูกค้าโดยใช้วิธีนี้ เธอยังคงเขียนวิจารณ์ที่กำหนดเองสำหรับแต่ละรายงานและปรับข้อมูลเชิงลึกให้เหมาะสมกับเป้าหมายของลูกค้าแต่ละรายงาน แต่เธอไม่เสียเวลาในการคัดลอกอัตราการมีส่วนร่วมหรือจำนวนผู้ติดตามอีกต่อไป

สร้างเทมเพลตที่สะท้อนความเชี่ยวชาญของคุณ

การระบายน้ำเวลาที่สองคือการสร้างโครงสร้างของรายงานใหม่ในแต่ละเดือน หากคุณเริ่มต้นตั้งแต่ต้นหรือแม้แต่จากเทมเพลตหลวมๆ ทุกครั้ง คุณกำลังตัดสินใจที่ควรตัดสินใจครั้งเดียวและนำกลับมาใช้ใหม่ตลอดไป

สร้างเทมเพลตรายงานที่สะท้อนสิ่งที่คุณเชื่อว่าสำคัญสำหรับลูกค้า ตัดสินใจครั้งเดียวว่าเมตริกที่คุณรวม วิธีการแสดงภาพข้อมูล และส่วนใดของรายงานที่จะมี จากนั้นใช้โครงสร้างเดียวกันนั้นสำหรับลูกค้าทุกรายพร้อมกับวิจารณ์และข้อมูลเชิงลึกที่กำหนดเอง

ผู้ว่าจ้างบางคนกังวลว่าสิ่งนี้ดูเกียจคร่านหรือพิมพ์ลายแบบสำเร็จ มันตรงกันข้าม โครงสร้างที่สม่ำเสมอทำให้รายงานของคุณมีมืออาชีพมากขึ้นและเข้าใจง่ายขึ้นสำหรับลูกค้าจากเดือนหนึ่งไปอีกเดือนหนึ่ง พวกเขารู้ว่าจะหาข้อมูลที่พวกเขาใส่ใจไว้ที่ใด สิ่งที่เปลี่ยนแปลงคือการวิเคราะห์ คำแนะนำ และประสิทธิภาพเฉพาะของบัญชีของพวกเขา

หยุดสร้างรายงานทีละลูกค้า

หากคุณจัดการสิบลูกค้าและคุณกำลังสร้างสิบรายงานแยกจากกันโดยแต่ละแห่ง คุณกำลังทำซ้ำกระบวนการเดียวกันสิบครั้ง ผู้จัดการสื่อสังคมในโจฮันเนสเบิร์ก ชื่อทับโบแก้ไขนี้โดยกำหนดตารางเวลารายงานทั้งหมดให้สร้างขึ้นในวันเดียวกัน เขาใช้ white label ซอฟต์แวร์รายงานที่ดึงข้อมูลโดยอัตโนมัติ ดังนั้นในวันแรกของแต่ละเดือน รายงานทั้งสิบรายพร้อมให้เขาตรวจสอบ เพิ่มวิจารณ์ และส่ง

วิธีการแบตช์นี้หมายความว่าคุณอยู่ใน "โหมดรายงาน" ครั้งเดียวแทนที่จะสลับบริบทตลอดเดือน คุณตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดในเซสชั่นที่มุ่งเน้นเดียว เขียนข้อมูลเชิงลึก และดำเนินการต่อ ค่าใช้จ่ายทางจิตใจของการสลับระหว่างงานลูกค้าและการสร้างรายงานจะหายไป

ใช้ white label เครื่องมือเพื่อรักษาแบรนด์ของคุณ

รายงานทั่วไปจากเครื่องมือแพลตฟอร์มดั้งเดิมเช่น Meta Business Suite ดูไม่เป็นมืออาชีพและไม่สะท้อนแบรนด์ของคุณ แต่การสร้างรายงานแบรนด์ด้วยตนเองใน Google Slides หรือ Canva เป็นสิ่งที่เลวร้ายที่สุด: ใช้เวลานาน และเก็บรักษายาก

เครื่องมือรายงานป้ายสีขาวช่วยให้คุณเพิ่มโลโก้ เลือกรูปแบบสีของคุณ และนำเสนอรายงานที่ดูเหมือนว่าคุณสร้างจากศูนย์ โดยไม่ต้องทำจริงๆ ผู้ว่าจ้างในโอ๊คแลนด์ชื่อโซฟีบอกว่านี่คือคุณสมบัติที่ทำให้เธอเลิกใช้วิธีการด้วยตนเองได้ลงตัว ลูกค้าของเธอคิดว่าเธอใช้เวลาหลายชั่วโมงในการออกแบบเมื่อจริงๆ แล้วรายงานสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดยใช้แบรนด์ของเธอ

ติดตามเวลาที่คุณกำลังประหยัด

ง่ายที่จะบอกว่าคุณต้องการประหยัดเวลา แต่ยากกว่าที่จะรู้ว่ามันเกิดขึ้นจริงหรือไม่ ก่อนที่คุณจะเปลี่ยนกระบวนการรายงานของคุณ ติดตามว่าใช้เวลานานแค่ไหนในปัจจุบัน ตั้งตัวจับเวลาสำหรับรายงานลูกค้า 3 รายงานต่อไป ได้รับพื้นฐานที่ซื่อสัตย์

จากนั้นหลังจากที่คุณใช้งานรายงานอัตโนมัติ ติดตามอีกครั้ง ผู้ว่าจ้างส่วนใหญ่พบว่าพวกเขาประหยัดระหว่าง 60% ถึง 80% ของเวลารายงาน นั่นคือชั่วโมงจริงที่คุณสามารถลงทุนในที่อื่นในธุรกิจของคุณ ผู้จัดการสื่อสังคมในแวนคูเวอร์บอกฉันว่าเธอใช้เวลาที่เธอประหยัดไปเพื่อเปิดตัวโปรแกรมการฝึกอบรมกลุ่มที่เธอถูกเลื่อนออกไปเป็นเวลาหลายเดือน

ทำให้การรายงานเป็นจุดแข็ง ไม่ใช่งานที่น่าเบื่อ

เป้าหมายไม่ใช่การรายงานน้อยลงหรือให้มีค่าน้อยลง เป็นการขจัดงานด้วยตนเองที่ยุ่งยากเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนเชิงกลยุทธ์ที่จริงๆ ช่วยลูกค้าของคุณ เมื่อการรายงานหยุดรู้สึกเป็นภาระ คุณมีแนวโน้มที่จะเพิ่มการวิเคราะห์ที่ประคองใจ สนใจแนวโน้มก่อนหน้า และมีพลังงานเหลือเฟือสำหรับการสื่อสารกับลูกค้า

ลูกค้าของคุณไม่สนใจว่าคุณใช้เวลานานเท่าใดในการสร้างรายงาน พวกเขาสนใจว่ามันชัดเจน แม่นยำ และเป็นประโยชน์ การใช้เวลาสี่ชั่วโมงในการคัดลอกข้อมูลด้วยตนเองไม่ทำให้รายงานดีขึ้น มันทำให้คุณเหนื่อยเพียงเท่านั้น

หากคุณต้องการเลิกสร้างรายงานด้วยตนเอง SMMReports จะทำให้คุณ ลองใช้ฟรีที่ smmreports.com