Hur man hanterar en klient som ständigt ändrar innehållsguiden

Fatima i Toronto hade skrivit tre olika versioner av samma Instagram karusell när meddelandet kom klockan 21. "Kan vi egentligen gå tillbaka till det första konceptet men göra det om hållbarhet istället?" Hennes klient, ett boutique-hudvårdsmärke, hade godkänt den ursprungliga guiden fyra dagar tidigare. Detta var den tredje pivoten på en vecka, och hon hade inte ens börjat på de andra konton hon hanterade.

Klienten som ständigt ändrar innehållsguiden är en särskild slags utmaning. Det äter din tid, skapar förvirring om vad som faktiskt behöver levereras, och gör det nästan omöjligt att upprätthålla någon konsekvent innehållskalender. Ändå händer det för nästan alla frilansande sociala medier-chefer någon gång i sin karriär.

Frågan är inte om du kommer att stöta på denna klient. Det är hur du kommer att svara när det händer utan att skada relationen eller ditt förstånd.

Varför klienter ändrar sig ständigt

Innan du kan lösa problemet måste du förstå vad som driver det. De flesta klienter som ständigt reviderar guider försöker inte att göra ditt liv svårt. De hanterar vanligtvis en av tre situationer.

För det första vet de egentligen inte vad de vill ha än. Marcus, en frilansare i Manchester, märkte detta mönster särskilt hos startupstiftare. De håller på att ta reda på sin varumärkesröst och positionering, så varje innehållsbit blir en existentiell debatt om vilka de är som företag.

För det andra får de input från för många personer internt. En sociala medier-chef i Melbourne upptäckte att hennes klients VD, marknadsföringschef och två medgrundare alla väger in på innehållet efter att hon hade mottagit det "slutgiltiga" guiden. Ingen hade ställt sig på samma sida innan det kom till henne.

För det tredje reagerar de på vad konkurrenter postar. Priya i Mumbai hade en modeklient som helt skulle ändra riktning varje gång en konkurrent lanserade en kampanj. Guiden blev ett rörligt mål baserat på vad som än landade i deras Instagram flöde den morgonen.

Sätt gränser innan mönstret blir normalt

Det värsta du kan göra är att absorbera varje ändringsförfrågan utan kommentar. Tystnad signalerar att obegränsade revisioner är en del av din tjänst. Det är de inte.

När den första förändringen kommer igenom efter godkännande, svara professionellt men tydligt. Bekräfta begäran, bekräfta att du kan göra ändringen, och notera att det kommer att påverka tidslinjen för andra leveranser. Var inte aggressiv om det, men låtsas inte heller att det är osynligt.

James i Kapstaden började skicka ett enkelt meddelande: "Gärna gör jag denna ändring. Eftersom vi redan har börjat produktion på den godkända guiden, kommer jag att behöva skjuta onsdagens inlägg till fredagen för att rymma den nya riktningen. Fungerar det för din sida?" De flesta klienter kom plötsligt ihåg att de faktiskt hade godkänt något när de ställdes inför en konkret försening.

Målet är inte att straffa klienter för att de ändrar sig. Det är att göra kostnaden för ändringar synlig så att de kan fatta välinformerade beslut om ändringen är verkligen nödvändig.

Bygga revisionsgränser in i ditt kontrakt

Om du inte har en kontraktsklausul om innehållsrevisioner, lägg till en omedelbar. Din framtida själv kommer att tacka dig.

De flesta frilansande sociala medier-chefer inkluderar något som "två revisionsomgångar per innehållsbit" eller "en revisionsomgång per godkänd guide." Efter det incurrerar ytterligare ändringar antingen leveransförsening eller en extra avgift.

Sarah i Vancouver lärde sig detta på hårt sätt efter att ha spenderat 12 timmar på ett enda LinkedIn-inlägg som gick igenom sju versioner. Hennes nästa kontrakt angav att ändringar i en godkänd guide skulle behandlas som ett nytt projekt med en separat tidslinje. De konstanta pivoteringarna slutade nästan omedelbar.

Revisionsgränsen behöver inte vara straffande. Rama den som att skydda båda parter. Du får förutsägbar arbetsbelastning, de får snabb leverans. Alla vinner när förväntningarna är tydliga.

Skapa en guidegodkännandekontrollpunkt som faktiskt betyder något

Många frilansare skickar en innehållsguide för "godkännande" men behandlar det som en formalitet snarare än ett bindande avtal. Klienten känner detta och känner sig fri att fortsätta att revidera.

Gör din godkännandeprocess mer formell. Skicka guiden som en PDF, inte bara ett e-postmeddelande. Fråga efter skriftlig bekräftelse med specifikt språk: "Vänligen svara 'godkänd' för att bekräfta att denna guide är slutgiltig och vi kan påbörja produktion." Vissa chefer använder även ett enkelt avtalsverktyg eller formulär.

En sociala medier-chef i Singapore började inkludera en rad i hennes guidee-postmeddelanden: "Efter godkännande kommer ändringar i strategi eller riktning att kräva en ny guide och kan påverka leveransdatum för annat innehål." Hennes tvekande klienter blev plötsligt mycket mer beslutsamma.

Formaliteten skapar ett psykologiskt åtagande. Det är svårare att tillfälligt revidera något du officiellt godkände skriftligt än något du bara sa "ser bra ut" till i Slack.

När problemet kvarstår, ha den större konversationen

Om du har satt gränser och klargöra din process men klienten fortfarande fortsätter att ändra guider, är det dags för ett direkt samtal. Detta är inte konfrontational. Det är professionell problemlösning.

Schemalägg ett samtal specifikt för att diskutera arbetsflödet. Förklara att de frekventa förändringarna skapar försening och gör det svårt att upprätthålla innehållskalendern som ni båda kom överens om. Fråga vad som driver osäkerheten. Lyssna på det riktiga problemet.

Ibland är lösningen enkel. Kanske behöver de se moodboards före skriftliga guider. Kanske behöver de ett veckovisa justeringssamtal för att minska överraskningar. Kanske behöver de dig att skjuta tillbaka mer bestämt när en idé inte passar deras strategi.

Andra gånger kommer du att upptäcka att de helt enkelt inte är redo för konsekvent sociala medier-hantering. De är fortfarande i experimentell läge och behöver en annan servicemodell. Det är också värdefull information.

Vet när du ska gå vidare

Inte varje klientrelation är räddningsbar. Om någon fortsätter att bortse från dina processer, ignorera revisionsgränser, och förväntar sig att du absorberar obegränsade ändringar efter att ha satt tydliga gränser, det är inte en klient. Det är någon som inte respekterar din expertis eller tid.

Elena i Toronto tog till slut slut på en klient som ändrade varje enda guide minst två gånger, ofta efter att innehållet redan var planerat. Relationen kostade henne mer i stress och förlorad tid än hon tjänade. Sex månader senare hade hon ersatt dem med två klienter som faktiskt respekterade hennes process.

Din tid är begränsad. Varje timme som spenderas på att göra om arbete för en klient som inte kommer att engagera sig i en guide är en timme du inte kan spendera på att servera klienter som värdesätter din expertis. Ibland är det snällaste du kan göra för båda parter att avsluta engagemanget professionellt.

Klienter som ständigt ändrar guider testar om du kommer att genomdriva dina egna gränser. I det ögonblick du gör det, många av dem kommer att anpassa sitt beteende. De som inte gör det har visat dig exakt vilka de är. Tro på dem.

Om du vill sluta bygga rapporter manuellt gör SMMReports det åt dig. Prova gratis på smmreports.com.