Как сэкономить время на отчётах клиентов как фрилансер по управлению социальными сетями

Если вы управляете социальными сетями более чем трёх-четырёх клиентов, вы уже знаете это чувство. Наступает конец месяца, ваш контент запланирован, вовлечённость высокая, а затем вы понимаете, что всё ещё нужно построить шесть отчётов до пятницы. Отчётность клиентов — это одна из тех задач, которая должна занять час, но каким-то образом поглощает целый день.

Хорошая новость в том, что большую часть этого времени — это потери, которые вы действительно можете сократить. Не за счёт меньшего объёма работы или худших отчётов, а изменив способ организации всего процесса.

Куда на самом деле уходит время

Прежде чем исправить проблему, стоит честно понять, куда исчезает время на отчётность. Для большинства фрилансеров это не раздумья и не написание текста. Это сбор данных. Вход на пять разных платформ, скриншоты графиков, копирование цифр в таблицу, форматирование PDF, а затем всё начинается заново для следующего клиента.

Эта повторяющаяся ручная работа — настоящий убийца времени. Она не требует навыков или суждений. Она просто требует вашего времени, и её много. Если вы тратите более 30 минут на одного клиента ежемесячного отчёта, то-то не работает в процессе.

Второе, что замедляет людей, — начинать с нуля каждый месяц. Даже если вы используете шаблон, заполнение его вручную означает, что вы принимаете решения по форматированию, изменяете размер изображений и возитесь с выравниванием вместо того, чтобы работать над тем, что действительно продвигает вас к целям клиентов.

Стандартизируйте перед автоматизацией

Первое, что стоит сделать, — это стандартизировать содержимое каждого отчёта. Не каждому клиенту нужна одна и та же глубина данных, но у вас должна быть базовая структура, которая работает для большинства из них. Когда вы уже знаете, как будет выглядеть отчёт до того, как начнёте его строить, вся работа идёт быстрее.

Решите, какие метрики наиболее важны для типа клиентов, которых вы обслуживаете. Для большинства менеджеров социальных сетей это означает охват, коэффициент вовлечённости, рост подписчиков и наиболее эффективный контент. Если вы запускаете платные объявления, это будет включать также расходы и результаты. Как только вы согласуете эту структуру с клиентом в начале отношений, сюрпризов не будет и нет разрастания объёма в процессе отчётности.

Стандартизация также значительно облегчает объяснение результатов. Когда клиент видит один и тот же формат каждый месяц, он перестаёт нуждаться в объяснениях и начинает читать отчёт самостоятельно. Это одно только экономит ваше время на последующих звонках и сообщениях.

Прекратите входить на каждую платформу вручную

Это изменение, которое экономит больше всего времени. Если вы по-прежнему входите на Instagram, Facebook, LinkedIn и TikTok отдельно каждый месяц, чтобы собрать данные, вы делаете это сложным способом. Существуют инструменты, специально предназначенные для сбора этих данных и представления их в одном месте.

Например, SMMReports подключается к учётным записям ваших клиентов и автоматически создаёт фирменные отчёты. Вы ничего не строите. Вы не копируете цифры. Вы просматриваете результат и отправляете его. Для фрилансеров, управляющих несколькими клиентами, это изменение может сэкономить несколько часов в месяц.

Цель — добраться до того, чтобы ваш процесс ежемесячной отчётности выглядел так: просмотрите данные, добавьте краткое письменное резюме со своей интерпретацией и отправьте. Вот как это должно выглядеть. Всё, что сверх того, — это трение, которое вы создаёте для себя.

Напишите свой комментарий заранее

Один часто упускаемый способ сэкономить время на отчётности клиентов — это создание шаблонов для вашего письменного комментария. Не в смысле копирования и вставки, что звучит типично, а в смысле наличия готовых фраз и структур, которые вы можете быстро адаптировать.

Например, если охват вырос, у вас есть готовое краткое объяснение. Если вовлечённость упала, у вас есть предложение или два, которые ставят это в контекст. Если пост показал необычно хорошие результаты, вы знаете, как быстро это обрамить. Вы не пишете с чистого листа каждый раз.

Большинство клиентов смотрят на цифры, а затем ищут у вас «что дальше». Эта интерпретация ценна, и в ней заключается ваш опыт. Но это не должно занимать 45 минут. При небольшой подготовке это может занять пять минут.

Группируйте своё время на отчётность

Планирование имеет большее значение, чем большинство людей думают. Если вы делаете отчётность, когда клиент просит об этом или когда вы помните, вы постоянно переключаетесь между задачами. Это медленно и утомительно.

Выберите один или два дня в месяц как дни отчётности и выполняйте все отчёты клиентов в одном блоке. Ваш мозг остаётся в правильном режиме, вам не нужно перезагружать контекст для каждого клиента, и вы начинаете работать быстрее, потому что процесс свеж в вашей памяти с предыдущего отчёта.

Совместите это с инструментами автоматизации, и этот блок отчётности сократится с полного дня до пары сосредоточенных часов. Это значительное изменение, когда вы ведёте фрилансерский бизнес самостоятельно.

Фирменная отчётность защищает ваше время и ваш бренд

Ещё одна вещь, которую стоит рассмотреть, — это то, как выглядят ваши отчёты, когда они приходят во входящие сообщения клиента. Отчёты, которые выглядят профессионально и несут вашу фирменную символику, делают вас организованным и серьёзно относящимся к своей работе. Они также уменьшают обратные вопросы, которые возникают из-за сложного для чтения отчёта.

Инструменты, такие как SMMReports, позволяют вам размещать свой логотип и цвета бренда на каждом отчёте, чтобы он выглядел как что-то, что вы создали, даже если вы не тратили на это часы. Это важно для удержания. Клиенты, которые чувствуют себя хорошо о себе, остаются дольше.

Сэкономить время на отчётности клиентов — это не срезание углов. Это удаление частей процесса, которые не требуют вашего реального опыта, и сосредоточение вашего времени на частях, которые требуют. Интерпретация, стратегия, взаимоотношения. Вот где вы зарабатываете то, что вы берёте.

Если вы хотите перестать создавать отчёты вручную, SMMReports сделает это за вас. Попробуйте бесплатно на smmreports.com.