Отчётность клиентам: как делать это быстрее и выглядеть профессиональнее

Специалист по социальным сетям в Джакарте потратил шесть часов в воскресенье на создание отчёта для клиента, который ответил только "выглядит хорошо, спасибо" и больше никогда о нём не упомянул. Шесть часов. Один ответ. Такой дисбаланс — одно из самых деморализующих переживаний во фрилансе в управлении социальными сетями, и это происходит везде, каждый месяц.

Проблема не в том, что клиенты не ценят отчёты. Проблема в том, что большинство отчётов строятся так, что их создание занимает слишком много времени и даёт намного меньше, чем они могли бы. Отчётность клиентам не должна ощущаться как наказание в конце каждого месяца.

Настоящая стоимость ручной отчётности

Когда вы строите отчёты вручную, вы платите скрытый налог на каждого клиента, которого берёте. Каждый новый клиент не просто добавляет доход от ретейнера. Это добавляет два-три часа работы по отчётности каждый месяц. При пяти клиентах это десять-пятнадцать часов. При десяти клиентах это значительная часть вашей рабочей недели, потраченная на задачу, которая не напрямую служит росту ваших клиентов.

Это время имеет денежную стоимость. Фрилансер в Великобритании, который берёт 60 фунтов в час и тратит двенадцать часов в месяц на ручную отчётность, отдаёт 720 фунтов в месяц потенциальной оплачиваемой работе. Не потому, что она ленива. Потому что её система неэффективна.

Стандартизируйте перед автоматизацией

Первый шаг к более быстрой отчётности — стандартизировать ваш формат перед попыткой ускорить его. Если каждый клиентский отчёт выглядит по-разному, потому что вы перестраиваете структуру с нуля каждый раз, вы создаёте ненужную работу. Создайте один чистый шаблон и используйте его для каждого клиента, меняя только брендинг и данные.

Решите один раз, какие метрики вы включаете по умолчанию. Решите один раз, где идёт логотип. Решите один раз, какой шрифт и цветовую схему вы используете. Как только эти решения приняты, вам больше никогда не нужно их переделывать. Каждый час, который вы тратите на дизайнерские решения в отчёте, — это час, который вы не потратили на стратегию.

Специалист по социальным сетям в Сингапуре потратил выходные на создание единого мастер-шаблона в начале своей фрилансовой карьеры. Три года спустя она использует тот же шаблон с небольшими обновлениями. По её подсчётам, это сэкономило ей почти 200 часов работы по форматированию за этот период.

Отправляйте отчёты в последовательное время

Отправка отчётов клиентам по предсказуемому расписанию — один из самых простых способов выглядеть более профессионально, не делая никакой дополнительной работы. Когда клиенты знают, что отчёт придёт второго числа каждого месяца, они перестают требовать от вас обновлений в середине месяца. Они ждут отчёт, потому что верят, что он придёт.

Непоследовательная отчётность создаёт беспокойство. Клиент, который три недели не слышал от вас, начинает задаваться вопросом, что происходит с его аккаунтом. Клиент, который получает отчёт в один и тот же день каждого месяца без сбоев, никогда не будет задаваться вопросом. Эта последовательность стоит больше, чем красиво оформленный отчёт, который приходит непредсказуемо.

Позвольте данным рассказать историю

Самый быстрый способ сделать отчёт более профессиональным — добавить одно предложение с информацией к каждой ключевой метрике. Не абзац. Одно предложение. "Охват увеличился на 18 процентов в этом месяце благодаря карусельным постам, которые последовательно превосходят статичные изображения для этого аккаунта." Вот и всё. Одно предложение превращает число в причину, а причину в экспертизу.

Клиенты платят вам за ваше понимание их данных, а не за сами данные. Данные бесплатны. Instagram дарит их любому, у кого есть аккаунт. За что они платят вам — это интерпретация. Сделайте это видимым в отчёте, и отчёт внезапно оправдает ретейнер так, как простая страница сырых чисел никогда не сможет.

Автоматизируйте доставку

Как только ваш шаблон стандартизирован и ваш подход к информации последователен, последний шаг — полностью исключить себя из процесса доставки. Установите отчёт на автоматическое создание и отправку в выбранную вами дату. Вы его проверяете, если хотите добавить контекст или если месяц был необычным. В противном случае он уходит без вашего участия.

Фрилансер в социальных сетях в Бразилии, который сделал этот переход, сказал, что психологическое облегчение было столь же значительным, как и экономия времени. Она больше не имеет отчёт, висящий над ней в конце каждого месяца. Он просто происходит. Она проверяет свой email утром, когда он уходит, видит подтверждения и продолжает свой день.

Отчётность клиентам не должна быть худшей частью ведения фрилансового бизнеса в социальных сетях. При правильной системе это становится невидимым.

Если вы хотите перестать создавать отчёты вручную, SMMReports сделает это за вас. Попробуйте бесплатно на smmreports.com.