Автоматизированные отчёты для менеджеров социальных сетей: как их настроить

Менеджер социальных сетей в Йоханнесбурге тратила четыре часа каждый месяц на создание одного и того же отчёта для своего самого крупного клиента. Одна и та же структура, одни и те же разделы, одни и те же шрифты, одно и то же размещение логотипа. По сути, она выполняла одну и ту же работу двенадцать раз в год. В месяц, когда она наконец настроила автоматизированные отчёты, она вернула себе эти четыре часа и потратила их на подключение нового клиента.

Автоматизированные отчёты — это не роскошь для агентств с большими командами. Это разница между фрилансовым бизнесом, который масштабируется, и тем, который продолжает обмениваться временем на деньги с фиксированным потолком.

Что на самом деле означает автоматизированная отчётность

Автоматизированная отчётность означает, что ваш клиент получает ежемесячный отчёт о работе в социальных сетях без вашего ручного сбора данных, форматирования документа или отправки. Система подключается к учётным записям клиента в социальных сетях, извлекает реальные цифры, загружает их в фирменный шаблон и доставляет отчёт по установленному вами расписанию.

Это отличается от информационной панели отчётности, в которую входит ваш клиент. Автоматизированные отчёты доставляются клиенту как готовый PDF-файл, обычно по электронной почте, в один и тот же день каждого месяца. Клиент не должен входить в систему и интерпретировать необработанные данные. Он получает чистый документ, который рассказывает историю их месяца.

Фрилансер в области SMM в Манчестере, который управляет одиннадцатью клиентами, выразился это хорошо: отчёт выходит, работает ли она, в отпуске или решает семейный вопрос. Это не зависит от того, помнит ли она о необходимости это сделать.

Шаг первый: подключите учётные записи своего клиента

Первый шаг в настройке автоматизированных отчётов — это подключение учётных записей Facebook и Instagram вашего клиента к любому используемому вами инструменту отчётности. Для этого требуется, чтобы ваш клиент предоставил доступ через официальный процесс разрешений Meta. Это занимает примерно две минуты и необходимо только один раз.

Большинство клиентов комфортно себя чувствуют с этим, если вы объясните, что вам нужен доступ только для чтения для извлечения их аналитики. Вы не публикуете от их имени через это подключение, а просто читаете цифры, которые платформа уже отслеживает. Представьте это как предоставление вам данных, необходимых для правильного выполнения вашей работы.

После подключения инструмент может извлекать охват, рост подписчиков, вовлечённость, лучшие посты, демографию аудитории и многое другое на постоянной основе. Вам больше никогда не потребуется входить в их учётную запись, чтобы делать снимки экрана с цифрами.

Шаг второй: создайте фирменный шаблон

Шаблон — это то, что делает автоматизированные отчёты профессиональными, а не универсальными. Добавьте свой логотип, цвета вашего бренда и имя вашего бизнеса, чтобы отчёт выходил под вашим брендом, а не под названием инструмента. Ваш клиент должен получить что-то, что выглядит как то, что вы создали специально для него, а не то, что явно выглядит как программный продукт.

Большинство хороших инструментов отчётности позволяют установить пользовательский адрес электронной почты отправителя и домен. Когда отчёт поступает во входящие письма вашего клиента, он должен поступить с вашего адреса электронной почты, а не от стороннего платформы. Эта деталь важнее, чем думает большинство фрилансеров. Это подтверждает, что вы — эксперт, управляющий их социальными сетями, а не программное обеспечение.

Менеджер SMM в Сиднее, который перешёл на автоматизированные отчёты, сказала, что её клиенты даже похвалили новые отчёты, не зная ничего об изменениях на бэк-энде. Фирменный шаблон выглядел более полированным, чем то, что она создавала вручную в Canva.

Шаг третий: установите расписание и одобрите или автоматизируйте

После подключения и шаблона выберите дату доставки. Большинство фрилансеров отправляют отчёты в первый или второй день месяца, охватывая результаты деятельности предыдущего месяца. Установите это один раз, и система будет управлять это с этого момента.

Некоторые инструменты отчётности предоставляют этап одобрения, когда вы просматриваете отчёт перед его отправкой. Стоит использовать его при начале работы с новым клиентом или когда вы знаете, что их учётная запись имела необычный месяц, к которому вы хотите добавить контекст. Когда вы уверены в результате, вы можете переключиться на полностью автоматическую доставку и полностью исключить себя из процесса.

Виртуальный ассистент на Филиппинах использует этап одобрения для двух из своих двенадцати клиентов, которые задают подробные вопросы об их отчётах. Для остальных десяти она позволяет отчётам отправляться автоматически и тратит это время на создание контента.

Что меняется при автоматизированной отчётности

Очевидное изменение — это время. Большинство менеджеров социальных сетей, которые переходят на автоматизированную отчётность, экономят от одного до двух часов на клиента в месяц. При десяти клиентах вы получаете обратно десять-двадцать часов в месяц, которые можно потратить на работу, которая действительно растит ваш бизнес.

Менее очевидное изменение — это последовательность. Автоматизированные отчёты выходят в один и тот же день каждого месяца без сбоев. Клиенты начинают их ожидать. Эта предсказуемость создаёт вид тихого доверия, который трудно достичь любым другим способом. Вы становитесь профессионалом, который всегда доставляет вовремя, даже когда вы перегружены.

Есть также аспект удержания клиентов. Менеджер социальных сетей в Торонто отследила отток своих клиентов до и после перехода на автоматизированные ежемесячные отчёты. В год до этого она потеряла четырёх клиентов. В год после этого она потеряла одного. Она приписывает последовательную отчётность тому, что она даёт клиентам чёткое ежемесячное напоминание о том, что она для них делала и почему это стоило удержания.

Стоимость отсутствия автоматизации

Каждый месяц, когда вы вручную создаёте отчёты, — это месяц, когда вы ограничиваете собственный рост. Вы можете взять столько клиентов, сколько у вас есть часов для отчётности. Фрилансер, создающий отчёты вручную на десять клиентов, по сути исчерпал возможности, если только не повысит цены значительно или не начнёт отказывать в работе.

Автоматизация снимает этот потолок. Это не означает, что вы делаете меньше работы для своих клиентов. Это означает, что административная часть работы перестаёт съедать время, которое вы должны тратить на стратегию и контент.

Если вы хотите перестать создавать отчёты вручную, SMMReports сделает это за вас. Попробуйте бесплатно на smmreports.com.