Автоматизированные отчёты клиентам: настройте один раз и экономьте 10+ часов в месяц

Автоматизированные отчёты клиентам — это процесс подключения учётных записей социальных сетей клиентов один раз, а затем позволения программному обеспечению самостоятельно собирать данные, создавать отчёты и отправлять их по расписанию каждый месяц без какой-либо ручной работы с вашей стороны. Менеджер по социальным сетям из Осаки подсчитала, что потратила 340 часов на создание отчётов клиентам в первые два года фриланса. Она сделала этот расчёт в один особенно утомительный воскресный день, создавая отчёт, который она уже одиннадцать раз создавала для одного и того же клиента. Именно в тот день она решила настроить автоматизированные отчёты и больше никогда не возвращаться к ручному процессу.

340 часов — это восемь с половиной полных рабочих недель. Время, которое могло бы пойти на стратегию, на новых клиентов, на что угодно, кроме переформатирования одних и тех же данных в один и тот же шаблон месяц за месяцем.

Почему большинство фрилансеров откладывают автоматизацию отчётов по социальным сетям

Наиболее распространённая причина, по которой фрилансеры-менеджеры по социальным сетям откладывают настройку автоматизированных отчётов для клиентов, заключается в том, что это кажется проектом. Чем-то, что требует исследований, решений и времени на настройку, которого у них нет. Поэтому они продолжают создавать отчёты вручную, потому что это путь наименьшего сопротивления в краткосрочной перспективе.

Ирония в том, что настройка автоматизированных отчётов для одного клиента обычно занимает меньше времени, чем создание отчёта этого клиента один раз вручную. Вы делаете работу по настройке один раз, а система обрабатывает всё остальное. Отдача от этих первоначальных затрат времени накапливается каждый месяц на протяжении всего времени работы с этим клиентом.

Выбор места для начала работы с панелью мониторинга автоматизированных отчётов клиентам

Начните со своего клиента, требующего наибольшего внимания. С клиентом, отчёт для которого занимает больше всего времени, требует наиболее тщательного форматирования или сбор данных для которого вы откладываете каждый месяц. Настройка автоматизации для вашего самого проблемного отношения отчётности сначала даёт вам наибольший немедленный результат и мотивацию для расширения её на других клиентов.

Менеджер по социальным сетям из Кейптауна начала со своего давнего клиента, который накопил сложный формат отчёта за три года сотрудничества. Она ожидала, что настройка будет сложной. Это заняло девяносто минут, включая время на перестроение шаблона в новой системе. Отчёт, который раньше занимал четыре часа, теперь отправляется автоматически каждый месяц и выглядит лучше, чем версия, которую она создавала вручную.

Как настроить автоматизированные отчёты для маркетинговых агентств и фрилансеров

Подключите учётные записи Facebook и Instagram клиента через официальный процесс разрешений API Meta. Это одноразовый шаг, который даёт вашему инструменту отчётности доступ для чтения к их аналитике. Ваш клиент должен одобрить это через собственный счёт Meta, что займёт около двух минут и не требует никаких технических знаний с его стороны.

Создайте фирменный шаблон один раз. Загрузите логотип, установите цвета, добавьте детали домена, чтобы отчёт отправлялся с вашего адреса электронной почты. Убедитесь, что шаблон отражает, как вы хотите, чтобы ваш бизнес был представлен, потому что этот документ будет ежемесячно доходить до вашего клиента без вашей проверки каждый раз.

Установите расписание доставки. Выберите дату, подтвердите адрес электронной почты получателя и решите, хотите ли вы этап утверждения перед отправкой отчёта или хотите полностью автоматическую отправку. Для большинства установленных отношений с клиентами полная автоматизация — это правильный выбор. Для новых клиентов этап утверждения в первые два или три месяца позволяет вам добавлять контекст, пока вы ещё узнаёте, на что они обращают внимание.

Что происходит с вашим временем, когда вы автоматизируете отчёты по социальным сетям

Первый месяц после настройки автоматизированных отчётов для всех ваших клиентов кажется странным. Наступает конец месяца, и с вашей стороны ничего не происходит. Никаких поздних ночей, когда вы собираете скриншоты. Никакого форматирования. Никаких попыток нажать кнопку отправки. Отчёты просто уходят.

Фрилансер-менеджер по социальным сетям из Боготы описала первый месяц как дезориентирующий. Она постоянно ожидала, что ей нужно будет что-то сделать, но этого не было. Она использовала это время, чтобы заключить контракт с новым клиентом и подписала его до конца месяца. Отчёты этого нового клиента были автоматизированы с первого дня.

Экономия времени реальна, но снижение психологической нагрузки — это то, о чём большинство фрилансеров говорят больше всего. Отчётность — это не просто трата времени. Это источник низкоуровневого стресса, который присутствует в фоновом режиме всю последнюю неделю каждого месяца. Избавление от этого меняет то, как вы относитесь к своему бизнесу, а не только количество часов, которые вы работаете.

Сохранение человеческого элемента в автоматизированных отчётах клиентам маркетинговых агентств

Автоматизированные отчёты клиентам не означают, что вы перестаёте думать о результатах ваших клиентов. Это означает, что доставка обрабатывается, так что вы можете сосредоточиться на анализе. Ежемесячно просматривайте данные и если произошло что-то интересное, добавьте личное примечание или последующее сообщение вместе с автоматизированным отчётом. Комбинация последовательной автоматизированной доставки и случайных личных наблюдений более впечатляющая, чем любой из подходов в отдельности.

Менеджер по социальным сетям из Окленда отправляет автоматизированные отчёты в первый день каждого месяца, а затем отправляет личное сообщение из двух строк третьего числа, если в данных произошло что-то интересное в этом месяце. Её клиенты получают структурированный отчёт вовремя и человеческое наблюдение пару дней спустя. Она не потеряла ни одного клиента конкуренту более двух лет.

Если вы хотите перестать создавать отчёты вручную, SMMReports подключается к учётным записям Facebook и Instagram ваших клиентов и автоматически создаёт полностью фирменные отчёты white label PDF каждый месяц. Если вы хотите перестать создавать отчёты вручную, SMMReports сделает это за вас. Попробуйте бесплатно на smmreports.com.