Автоматизированные отчёты клиентов: как настроить один раз и больше никогда не создавать отчёты

Менеджер по социальным сетям из Осаки подсчитала, что потратила 340 часов на создание отчётов клиентов в первые два года своей работы фрилансером. Она посчитала это в один особенно скучный воскресный день, переделывая отчёт, который она уже создавала одиннадцать раз для одного и того же клиента. Именно в тот день она решила настроить автоматизированные отчёты клиентов и больше не возвращаться к ручному способу.

340 часов — это восемь с половиной полных рабочих недель. Время, которое можно было потратить на стратегию, на привлечение новых клиентов, на что угодно, только не на переформатирование одних и тех же данных в один и тот же шаблон месяц за месяцем.

Почему большинство фрилансеров откладывают это

Самая частая причина, по которой менеджеры по социальным сетям откладывают настройку автоматизированного создания отчётов, — это то, что это кажется проектом. Чем-то, что требует исследования, принятия решений и времени на настройку, которого у них нет. Поэтому они продолжают создавать отчёты вручную, потому что это путь наименьшего сопротивления в краткосрочной перспективе.

Ирония заключается в том, что настройка автоматизированного создания отчётов для одного клиента обычно занимает меньше времени, чем ручное создание отчёта для этого клиента один раз. Вы проводите работу по настройке один раз, а система всё остальное делает сама. Отдача от этого начального временного вложения растёт в геометрической прогрессии каждый месяц, пока вы работаете с этим клиентом.

Выбор начальной точки

Начните с клиента, требующего наибольших усилий. Того, чей отчёт занимает больше всего времени, требует наибольшего форматирования или чьи данные вы боитесь собирать каждый месяц. Если вы сначала автоматизируете самое болезненное создание отчётов, это даст вам наиболее значительную немедленную отдачу и мотивацию распространить автоматизацию на других клиентов.

Менеджер по социальным сетям в Кейптауне начала с самого давнего клиента, чей формат отчёта за три года работы стал очень сложным. Она ожидала, что настройка будет сложной. Это заняло девяносто минут, включая время на переработку шаблона в новой системе. Отчёт, который раньше требовал четырех часов работы, теперь отправляется автоматически каждый месяц и выглядит лучше, чем версия, которую она создавала вручную.

Процесс настройки

Подключите аккаунты Facebook и Instagram клиента через официальный процесс разрешений Meta API. Это одноразовая операция, которая даёт вашему инструменту отчётности доступ на чтение к их аналитике. Ваш клиент должен одобрить это через свой аккаунт Meta, что займёт около двух минут и не требует от них никаких технических знаний.

Создайте свой фирменный шаблон один раз. Загрузите ваш логотип, установите ваши цвета, добавьте детали вашего домена, чтобы отчёт отправлялся с вашего адреса электронной почты. Убедитесь, что шаблон отражает, как вы хотите представить свой бизнес, потому что этот документ будет отправляться вашему клиенту каждый месяц без вашего участия.

Установите расписание доставки. Выберите дату, подтвердите адрес электронной почты получателя и решите, хотите ли вы, чтобы отчёт был одобрен перед отправкой, или хотите, чтобы он отправлялся полностью автоматически. Для большинства установленных отношений с клиентами полная автоматизация — правильный выбор. Для новых клиентов этап одобрения в первые два-три месяца позволяет вам добавить контекст, пока вы всё ещё изучаете, на что они обращают внимание.

Что произойдёт с вашим временем

Первый месяц после настройки автоматизированного создания отчётов для всех клиентов кажется странным. Конец месяца наступает, а на вашей стороне ничего не происходит. Никаких ночных сеансов по сбору скриншотов. Никакого форматирования. Никаких попыток нажать кнопку отправки. Отчёты просто отправляются.

Фрилансер по социальным сетям в Боготе описала первый месяц как дезориентирующий. Она постоянно ожидала, что ей нужно что-то сделать, а делать было нечего. Она использовала это время, чтобы привлечь нового клиента, и заключила сделку до конца месяца. Отчётность этого нового клиента была автоматизирована с первого дня.

Экономия времени реальна, но большинство фрилансеров говорят в первую очередь об облегчении умственной нагрузки. Создание отчётов — это не только отнимает время. Это источник низкоуровневого стресса, который сидит в фоне последнюю неделю каждого месяца. Его устранение меняет то, как вы относитесь к своему бизнесу, не только сколько часов вы работаете.

Сохранение человеческого фактора

Автоматизированное создание отчётов для клиентов не означает, что вы перестаёте думать о результатах ваших клиентов. Это означает, что доставка управляется, чтобы вы могли сосредоточиться на анализе. Проверяйте данные каждый месяц и, если произошло что-то интересное, добавьте личное примечание или дополнительное сообщение вместе с автоматизированным отчётом. Это сочетание последовательной автоматической доставки и периодического личного наблюдения более впечатляет, чем любой подход в отдельности.

Менеджер по социальным сетям в Окленде отправляет автоматизированные отчёты первого числа каждого месяца, а затем добавляет личное сообщение из двух строк третьего числа, если в данных произошло что-то интересное. Её клиенты получают структурированный отчёт вовремя и человеческое наблюдение пару дней спустя. Она не потеряла ни одного клиента конкуренту более двух лет назад.

Если вы хотите перестать создавать отчёты вручную, SMMReports сделает это за вас. Попробуйте бесплатно на smmreports.com.