Zautomatyzowane raporty dla menedżerów mediów społecznych: jak je skonfigurować

Menedżer mediów społecznych z Johannesburga spędzała cztery godziny co miesiąc na budowaniu tego samego raportu dla swojego największego klienta. Taka sama struktura, te same sekcje, te same czcionki, to samo rozmieszczenie logo. Zasadniczo robiła tę samą pracę dwanaście razy w roku. Miesiąc, w którym wreszcie skonfigurowała zautomatyzowane raporty, odzyskała te cztery godziny i spędziła je na onboardingu nowego klienta.

Zautomatyzowane raporty to nie luksus dla agencji z dużymi zespołami. To różnica między biznesem freelancera, który się skaluje, a tym, który wciąż wymienia czas na pieniądze ze stałym limitem.

Co naprawdę oznacza zautomatyzowane raportowanie

Zautomatyzowane raportowanie oznacza, że Twój klient otrzymuje swój miesięczny raport mediów społecznych bez ręcznego ściągania danych, formatowania dokumentu czy kliknięcia wyślij. System łączy się z kontami społecznościowymi klienta, ściąga rzeczywiste liczby, umieszcza je w brandowanym szablonie i dostarcza raport zgodnie z harmonogramem, który ustalasz raz.

To różni się od pulpitu raportowania, na który loguje się Twój klient. Zautomatyzowane raporty są dostarczane klientowi jako gotowy plik PDF, zwykle drogą e-mail, w tym samym dniu każdego miesiąca. Klient nie musi się nigdzie logować ani interpretować surowych danych. Otrzymuje czysty dokument, który opowiada historię jego miesiąca.

Freelancer SMM z Manchesteru, który zarządza jedenastu klientami, powiedział to dobrze: raport wychodzi bez względu na to, czy ona pracuje, jest na wakacjach czy zajmuje się kryzysem rodzinnym. Nie zależy od tego, że pamięta, aby to zrobić.

Krok pierwszy: połącz konta swojego klienta

Pierwszym krokiem w skonfigurowaniu zautomatyzowanych raportów jest połączenie kont Facebook i Instagram Twojego klienta z narzędziem raportowania, które używasz. Wymaga to od Twojego klienta udzielenia dostępu przez oficjalny proces uprawnień Meta. To trwa około dwie minuty i musi się zdarzyć tylko raz.

Większość klientów czuje się komfortowo z tym, gdy wyjaśnisz, że potrzebujesz dostępu tylko do odczytu, aby ściągnąć ich analitykę. Nie publikujesz w ich imieniu poprzez to połączenie, po prostu czytasz numery, które platforma już śledzi. Przedstaw to jako danie ci danych potrzebnych do prawidłowego wykonania pracy.

Po połączeniu narzędzie może ściągać zasięg, wzrost obserwujących, zaangażowanie, najlepsze posty, dane demograficzne odbiorców i wiele więcej na podstawie bieżącej. Nigdy więcej nie musisz logować się na ich koncie, aby robić zrzuty ekranu.

Krok drugi: skonfiguruj swój brandowany szablon

Szablon to to, co sprawia, że zautomatyzowane raporty wyglądają profesjonalnie, a nie generycznie. Dodaj swoje logo, kolory Twojej marki i nazwę Twojej firmy, aby raport wychodził pod Twoją marką, a nie pod marką narzędzia. Twój klient powinien otrzymać coś, co wygląda, jakbyś to zbudował specjalnie dla niego, a nie coś, co krzyczy wyjściem z oprogramowania.

Większość dobrych narzędzi raportowania pozwala również ustawić niestandardowy adres e-mail nadawcy i domenę. Gdy raport dotrze do skrzynki odbiorczej Twojego klienta, powinien pochodzić z Twojego adresu e-mail, a nie z platformy trzeciej strony. Ten szczegół ma większe znaczenie niż większość freelancerów zdaje sobie sprawę. Wzmacnia to, że ty jesteś ekspertem zarządzającym ich mediami społecznościowymi, a nie oprogramowaniem.

Menedżer SMM z Sydney, która przeszła na zautomatyzowane raporty, powiedziała, że jej klienci faktycznie komplementowali nowe raporty bez wiedzy, że coś się zmieniło na zapleczu. Brandowany szablon wyglądał bardziej dopracowany niż to, co sama budowała ręcznie w Canva.

Krok trzeci: ustaw harmonogram i zatwierdź lub automatyzuj

Po wykonaniu połączenia i szablonu wybierz datę dostawy. Większość freelancerów wysyła raporty pierwszego lub drugiego dnia miesiąca, obejmujące wydajność poprzedniego miesiąca. Ustaw to raz i system zajmuje się tym od tej pory.

Niektóre narzędzia raportowania dają ci krok zatwierdzenia, w którym przeglądam raport przed jego wysłaniem. Warto to wykorzystać, gdy zaczynam pracę z nowym klientem lub gdy wiem, że jego konto miało niezwykły miesiąc, do którego chcę dodać kontekst. Gdy będziesz pewny rezultatu, możesz przejść na w pełni automatyczne dostarczanie i całkowicie usunąć się z procesu.

VA na Filipinach używa kroku zatwierdzenia dla dwóch z dwunastu klientów, którzy zadają szczegółowe pytania dotyczące ich raportów. Dla pozostałych dziesięciu pozwala raporty wysyłać się automatycznie i spędza ten czas na tworzeniu treści.

Co się zmienia, gdy raportowanie jest zautomatyzowane

Oczywista zmiana to czas. Większość menedżerów mediów społecznych, którzy przechodzą na zautomatyzowane raportowanie, oszczędzają od jednej do dwóch godzin na klienta miesięcznie. Przy dziesięciu klientach to dziesięć do dwudziestu godzin miesięcznie, które odzyskujesz, aby spędzić je na pracy, która naprawdę rozwija Twoją firmę.

Mniej oczywista zmiana to spójność. Zautomatyzowane raporty wychodzą w tym samym dniu każdego miesiąca bez wyjątku. Klienci zaczynają ich oczekiwać. Ta przewidywalność buduje rodzaj cichego zaufania, który jest trudny do osiągnięcia w inny sposób. Stają się profesjonalistą, który zawsze dostarcza na czas, nawet gdy masz pełne ręce roboty.

Jest też kwestia utrzymania klientów. Menedżer mediów społecznych w Toronto śledzył rotację klientów przed i po przejściu na zautomatyzowane raporty miesięczne. W roku poprzedzającym straciła czterech klientów. W roku następnym straciła jednego. Przypisuje stałe raportowanie temu, że daje klientom jasne miesięczne przypomnienie o tym, co dla nich robi i dlaczego warto płacić czynsz.

Koszt braku automatyzacji

Każdy miesiąc, w którym tworzysz raporty ręcznie, to miesiąc, w którym ograniczasz swój własny wzrost. Możesz podjąć się tylko tylu klientów, ile masz godzin na raportowanie. Freelancer budujący raporty ręcznie u dziesięciu klientów zasadniczo uderzył w ścianę, chyba że znacznie podniesie ceny lub zacznie odmawiać pracy.

Automatyzacja usuwa ten limit. Nie oznacza to, że mniej pracujesz dla swoich klientów. Oznacza to, że administracyjna część pracy przestaje zajmować czas, który powinieneś spędzić na strategii i treści.

Jeśli chcesz przestać tworzyć raporty ręcznie, SMMReports zrobi to za Ciebie. Wypróbuj bezpłatnie na smmreports.com.