Automatyczne raporty klientów: Skonfiguruj raz i oszczędzaj 10+ godzin/miesiąc

Automatyczne raportowanie klientów to proces, w którym łączysz konta mediów społecznych swoich klientów raz, a następnie pozwalasz oprogramowaniu obsługiwać zbieranie danych, generowanie raportów i zaplanowaną dostawę co miesiąc bez żadnej ręcznej pracy z Twojej strony. Menedżerka mediów społecznych w Osace obliczyła, że spędziła 340 godzin budując raporty dla klientów w ciągu swoich pierwszych dwóch lat pracy jako freelancer. Obliczała to podczas szczególnie żmudnego niedzielnego popoludnia, kiedy odbudowywała raport, który już jedenaście razy wcześniej tworzyła dla tego samego klienta. Tego popoludnia postanowiła skonfigurować automatyczne raportowanie dla klientów i nigdy do tego nie wróciła.

340 godzin to osiem i pół pełnych tygodni pracy. Czas, który mógłby pójść na strategię, na nowych klientów, na cokolwiek innego niż zmiana formatowania tych samych danych do tego samego szablonu miesiąc za miesiącem.

Dlaczego większość freelancerów odkłada automatyzację raportowania mediów społecznych

Najczęstszym powodem, dla którego freelancerów zajmujących się mediami społecznymi opóźnia się skonfigurowanie automatycznego raportowania dla klientów, jest to, że wydaje się to być projektem. Czymś, co wymaga badań, decyzji i czasu na konfigurację, którym obecnie nie dysponują. Dlatego wciąż budują raporty ręcznie, ponieważ jest to droga najmniejszego oporu w krótkim terminie.

Paradoks polega na tym, że skonfigurowanie automatycznego raportowania dla jednego klienta zwykle zajmuje mniej czasu niż ręczne zbudowanie raportu tego klienta jeden raz. Wykonujesz prace konfiguracyjne jeden raz, a system obsługuje wszystko po tym. Zwrot z tej początkowej inwestycji czasu działa każdego miesiąca, dopóki utrzymujesz tego klienta.

Wybór miejsca do rozpoczęcia swojego pulpitu automatycznego raportowania dla klientów

Zacznij od klienta, który wymaga największej pracy. Tego, którego raport zajmuje więcej czasu, wymaga największego formatowania lub którego dane niechętnie pobierasz co miesiąc. Skonfigurowanie automatyzacji dla Twojej najtrudniejszej relacji raportowania jako pierwsze daje Ci największy natychmiastowy zwrot i motywację do wdrożenia jej u pozostałych klientów.

Specjalistka mediów społecznych w Kapsztadzie zaczęła od swojego najdłużej współpracującego klienta, który przez trzy lata pracy razem nagromadziła złożony format raportu. Spodziewała się, że konfiguracja będzie trudna. Zajęło to dziewięćdziesiąt minut, wliczając czas na odbudowanie szablonu w nowym systemie. Raport, który zajmował jej cztery godziny, teraz przychodzi automatycznie każdego miesiąca i wygląda lepiej niż wersja, którą budowała ręcznie.

Jak skonfigurować raportowanie dla klientów raz dla agencji marketingowych i freelancerów

Połącz konta Facebook i Instagram klienta poprzez oficjalny proces uprawnień API Meta. Jest to krok jednorazowy, który daje Twojemu narzędziu raportowania dostęp do odczytu ich analityki. Twój klient musi to zatwierdzić za pośrednictwem własnego konta Meta, co zajmuje około dwóch minut i nie wymaga żadnej wiedzy technicznej z jego strony.

Zbuduj swój oznaczony brandingiem szablon raz. Wgraj swoje logo, ustaw kolory, dodaj szczegóły domeny, aby raport wysyłał się z Twojego adresu e-mail. Upewnij się, że szablon odzwierciedla, jak chcesz być reprezentowany w biznesie, ponieważ ten dokument będzie trafiać do klienta co miesiąc bez przeglądu z Twojej strony.

Ustaw swój harmonogram dostawy. Wybierz datę, potwierdź adres e-mail odbiorcy i zdecyduj, czy chcesz krok zatwierdzenia przed wysłaniem raportu, czy chcesz, aby wysyłał się w pełni automatycznie. W przypadku większości ustalonych relacji z klientami pełna automatyzacja jest właściwą decyzją. W przypadku nowych klientów krok zatwierdzenia przez pierwsze dwa lub trzy miesiące pozwala Ci dodać kontekst, podczas gdy nadal uczysz się, na co zwracają uwagę.

Co dzieje się z Twoim czasem, gdy automatyzujesz raporty mediów społecznych

Pierwszy miesiąc po skonfigurowaniu automatycznego raportowania dla klientów dla wszystkich swoich klientów wydaje się dziwny. Koniec miesiąca nadchodzi i nic się nie dzieje z Twojej strony. Brak nocnych czuwań na zbieranie zrzutów ekranu. Brak formatowania. Brak poganiania przycisku wysyłania. Raporty po prostu się wysyłają.

Freelancer zajmujący się mediami społecznymi w Bogocie opisała pierwszy miesiąc jako dezorientujący. Wciąż spodziewała się, że będzie miała coś do zrobienia, a nie było nic. Wykorzystała czas na pitch dla nowego klienta i zyskała go przed końcem miesiąca. Raportowanie dla tego nowego klienta było automatyczne od pierwszego dnia.

Oszczędność czasu jest rzeczywista, ale zmniejszenie obciążenia psychicznego to to, o czym mówią najczęściej freelancerzy. Raportowanie nie jest tylko czasochłonne. To źródło niskiego poziomu stresu, który siedzi w tle przez ostatni tydzień każdego miesiąca. Usunięcie go zmienia, jak czujesz się wobec swojego biznesu, nie tylko ile godzin pracujesz.

Utrzymanie elementu ludzkiego w automatycznym raportowaniu dla klientów agencji marketingowych

Automatyczne raportowanie dla klientów nie oznacza, że przestajesz myśleć o wynikach swoich klientów. Oznacza to, że dostawę obsługuje się, abyś mógł skupić się na analizie. Przeglądaj dane co miesiąc i tam, gdzie coś interesującego się stało, dodaj osobistą notatkę lub wiadomość uzupełniającą obok automatycznego raportu. Ta kombinacja spójnej automatycznej dostawy i okazjonalnego osobistego wglądu jest bardziej imponująca niż każde podejście samodzielnie.

Specjalistka mediów społecznych w Auckland wysyła swoje automatyczne raporty pierwszego każdego miesiąca, a następnie wysyła uzupełniającą wiadomość w dwóch wierszach trzeciego dnia, jeśli coś interesującego stało się w danych tego miesiąca. Jej klienci otrzymują strukturalny raport na czas i obserwację człowieka kilka dni później. Od ponad dwóch lat nie straciła klienta dla konkurenta.

Jeśli chcesz przestać tworzyć raporty ręcznie, SMMReports łączy się z kontami Facebook i Instagram twoich klientów i generuje w pełni oznaczone brandingiem, white label raporty PDF automatycznie każdego miesiąca. Jeśli chcesz przestać tworzyć raporty ręcznie, SMMReports zrobi to za Ciebie. Wypróbuj bezpłatnie na smmreports.com.