Geautomatiseerde clientrapporten: Eenmaal instellen en bespaar 10+ uur/maand

Geautomatiseerde clientrapporten is het proces van het verbinden van de social media-accounts van je klanten eenmaal, en vervolgens de software de gegevensverzameling, rapportgeneratie en geplande verzending elke maand laten regelen zonder enige handmatige inspanning van jou. Een social media manager in Osaka berekende dat zij in haar eerste twee jaar freelancen 340 uur had besteed aan het bouwen van clientrapporten. Ze rekende het uit tijdens een bijzonder vervelende zondagmiddag toen ze weer eens hetzelfde rapport herbouwde dat ze elf keer eerder voor dezelfde klant had gemaakt. Die middag besloot ze om geautomatiseerde clientrapporten in te stellen en nooit meer terug te kijken.

340 uur is acht en een half volle werkweken. Tijd die had kunnen gaan naar strategie, naar nieuwe klanten, naar alles anders dan het keer op keer opmaken van dezelfde gegevens in dezelfde template.

Waarom de meeste freelancers automatisering van social media-rapporten uitstellen

De meest voorkomende reden waarom freelance social media managers het instellen van geautomatiseerde clientrapporten uitstellen, is dat het als een project voelt. Iets dat onderzoek, beslissingen en opstellingstijd vereist die ze momenteel niet hebben. Dus blijven ze rapportages handmatig bouwen omdat het op korte termijn het minste weerstand biedt.

Het ironische is dat het instellen van geautomatiseerde rapportage voor één klant meestal minder tijd kost dan het handmatig bouwen van dat rapport van die klant eenmaal. Je doet het opstellingswerk eenmaal en het systeem regelt alles daarna. Het rendement op die eerste investeringtijd vermeerdert elke maand zolang je die klant behoudt.

Kies waar je begint met je geautomatiseerde clientrapport dashboard

Begin met je klant die het meeste onderhoud vereist. De klant wiens rapport het langste duurt, het meeste opmaak vereist, of wiens gegevens je elke maand het liefst niet wilt verzamelen. Automatisering instellen voor je meest pijnlijke rapportageverhouding eerst geeft je het grootste onmiddellijke resultaat en de motivatie om het uit te rollen naar je andere klanten.

Een SMM in Kaapstad begon met haar langdurigste klant die over drie jaar samenwerking een complex rapportformaat had opgebouwd. Ze verwachtte dat de setup moeilijk zou zijn. Het duurde negentig minuten inclusief de tijd om de template in het nieuwe systeem opnieuw op te bouwen. Het rapport dat vroeger vier uur duurde gaat nu automatisch elke maand uit en ziet er beter uit dan de versie die ze handmatig bouwde.

Hoe je geautomatiseerde clientrapporten voor marketingbureaus en freelancers instelt

Verbind de Facebook en Instagram accounts van de klant via het officiële Meta API-machtigingsproces. Dit is een eenmalige stap die je rapportagetool leestoegang geeft tot hun analytics. Je klant moet dit goedkeuren via hun eigen Meta account wat ongeveer twee minuten duurt en geen technische kennis van hun kant vereist.

Bouw je gebrandede template eenmaal. Upload je logo, stel je kleuren in, voeg je domeingegevens toe zodat het rapport vanuit jouw e-mailadres gaat. Zorg ervoor dat de template weerspiegelt hoe je je bedrijf wilt laten vertegenwoordigen omdat dit document elke maand zonder je beoordeling naar je klant gaat.

Stel je bezorgingschema in. Kies de datum, bevestig het e-mailadres van de ontvanger en bepaal of je een goedkeuringsstap wilt voordat het rapport wordt verzonden of dat je het volledig automatisch wilt laten gaan. Voor de meeste gevestigde klantrelaties is volledige automatisering de juiste keuze. Voor nieuwe klanten kunt u in de eerste twee of drie maanden een goedkeuringsstap hebben zodat u context kunt toevoegen terwijl u nog leert waar ze aandacht aan besteden.

Wat gebeurt er met je tijd wanneer je social media-rapporten automatiseert

De eerste maand na het instellen van geautomatiseerde clientrapporten voor al je klanten voelt vreemd. Het einde van de maand komt en aan jouw kant gebeurt niets. Geen laat werken met schermafbeeldingen. Geen opmaak. Geen op de verzendknop drukken. De rapporten gaan gewoon uit.

Een freelance SMM in Bogotá beschreef de eerste maand als desorïënterend. Ze verwachtte voortdurend iets te moeten doen en er was niets. Ze gebruikte de tijd om een nieuwe klant te werven en deed dat voor het einde van de maand. De rapportage van die nieuwe klant was vanaf dag één geautomatiseerd.

De tijdsbesparing is echt maar de verlaging van de mentale belasting is waar de meeste freelancers het meest over spreken. Rapportage is niet alleen tijdrovend. Het is een bron van laag-niveau stress die in de achtergrond zit voor de laatste week van elke maand. Het verwijderen ervan verandert hoe je je voelt over je bedrijf, niet alleen hoeveel uur je werkt.

Het menselijke element behouden in geautomatiseerde marketingbureau clientrapporten

Geautomatiseerde clientrapporten betekenen niet dat je stopt met nadenken over de resultaten van je klanten. Het betekent dat de bezorging wordt afgehandeld zodat je je kunt concentreren op de analyse. Bekijk de gegevens elke maand en als er iets interessants gebeurde, voeg je een persoonlijke opmerking of vervolgbericht bij het geautomatiseerde rapport. Die combinatie van consistente geautomatiseerde bezorging en af en toe persoonlijk inzicht is indrukwekkender dan beide benaderingen alleen.

Een SMM in Auckland stuurt haar geautomatiseerde rapporten op de eerste van elke maand en volgt vervolgens op de derde met een tweeregelig persoonlijk bericht als er iets interessants in de gegevens van die maand gebeurde. Haar klanten ontvangen het gestructureerde rapport op tijd en een menselijke observatie een paar dagen later. Ze heeft in meer dan twee jaar geen klant aan een concurrent verloren.

Wil je stoppen met handmatig rapporten maken? SMMReports maakt verbinding met de Facebook en Instagram accounts van je klanten en genereert volledig gebrandede, white label PDF rapporten automatisch elke maand. SMMReports doet het voor je. Probeer het gratis op smmreports.com.

Wil je stoppen met handmatig rapporten maken? SMMReports doet het voor je. Probeer het gratis op smmreports.com.