クライアントを月次から四半期ごとのレポートに移行する方法

ケープタウンのマーカスは、18ヶ月間、eコマースクライアントに毎月レポートを送信し、1度も期限を逃したことがありません。スクリーンショット、メトリクス収集、コメント作成、PDF形式化に毎月45分を費やしています。クライアントは60%の確率で開くくらいです。1週間に3回目となる同じレポートテンプレートを再構築していたある木曜日の午後、マーカスは気づきました。彼はクライアントのためにレポートに毎月12時間を費やしており、そのクライアントはそれをほとんど見ていないのに、月次更新に対して支払っているということです。

これはほとんどのフリーランスソーシャルメディアマネージャーが経験するが、決して口にしない瞬間です。あなたは機能するものを構築し、あなたの価値を証明し、今ではレポートサイクルに閉じ込められており、それはもはや誰にも役立っていません。クライアントを月次から四半期ごとのレポートに移行させることは、怠け者になることではありません。それはあなたの時間を賢く使うことであり、多くの場合、プロセスの中でクライアントにより良い洞察を与えることです。

成熟したアカウントにとって四半期ごとのレポートが理にかなっている理由

月次レポートは、クライアントをオンボーディングしているとき、または重大な予算を持つ有料広告アカウントを管理しているときに、素晴らしく機能します。これらのシナリオでは、変動性は実際のものであり、クライアントは頻繁な更新を必要とします。しかし、ソーシャルメディアアカウントが基本的な成熟レベルに達すると（通常は月6～9ヶ月頃）、月ごとの変動はシグナルではなくノイズになります。

データの観点から考えてみてください。ブリスベンのローカルサービス企業の有機ソーシャルアカウントを管理している場合、1ヶ月間に有意な変化は何が起こりますか？エンゲージメントが2%上がったかもしれません。50人のフォロワーを追加したかもしれません。これらの微細な動きは、あなたのストラテジーが機能しているかどうかについて何も教えてくれません。しかし、3ヶ月のデータを一緒に見ると、突然パターンが浮かび上がります。季節的なトレンドを見ることができます。コンテンツの調整が実際に成果に寄与したかどうかを測定できます。数字を繰り返すのではなく、ストラテジーについて実際の会話をすることができます。

ロンドンのフリーランスSMMがB2B SaaSクライアントと一緒に、これと同じ問題を発見しました。彼女は毎月同じに見えるレポートを送信していました。同様のエンゲージメント率、同様のフォロワー成長、同様のコンテンツテーマです。四半期ごとのレポートに移行したとき、彼女は実際に何が起こっているのかを深掘りする余地が突然できました。特定のコンテンツの柱はより良いパフォーマンスを示していましたか？エンゲージメントが1ヶ月目は遅れていたが、より長い販売サイクルが原因で2ヶ月目と3ヶ月目に急増しましたか？四半期ビューはこれらの質問に答えました。月次ビューはデータをリサイクルしただけです。

あなたのクライアントはあなたを雇って彼らのビジネスを成長させるためにしたのであり、スケジュールに従って彼らを更新するためではありません。四半期ごとのレポートはその関係を尊重します。

移行をスムーズにする会話

月次レポートの送信を停止することはできません。それは移行ではなく、消失です。会話は意図的に、そして明確な理由を付けて発生する必要があります。

自然なマイルストーンでこの会話を開始します。12ヶ月のパートナーシップは完璧なタイミングです。変化ではなく進化として枠付けすることができます。何か「I have been thinking about how to make these reports more valuable for you. Right now we are reviewing monthly data, and honestly, a single month does not tell us much about whether our strategy is working. Starting next quarter, I would like to move to quarterly reports where we can look at three months of data together and identify real patterns. The reports will be longer and more strategic, and we will also have a quarterly call to walk through them together. This way you get both the depth and the conversation.」のようなものです。

ここで何をしているかに注意してください。あなたは時間を節約しているのではなく、彼らのサービスを改善しています。それが機能するフレーミングです。マニラのフリーランスSMMは彼女のアプローチを共有しました。彼女は常に四半期ごとの通話コンポーネントを強調していました。その通話は、単なる数字の朗読ではなく、実際のストラテジーが起こった場所になりました。クライアントは月次の管理タスクをチェックするだけでなく、専用の思考時間を持つことを喜びました。

セーフティクローズを構築します。「2つの四半期でこれを実行して、確認しましょう。月次更新が必要だと感じたら、絶対にそのリズムに戻すことができます」と言うかもしれません。ほとんどのクライアントは戻ることを求めません。彼らは実際に四半期ごとのアプローチがレポート品質の違いを感じると、それを好むようになります。

実際のレポートプロセスで何が変わるか

四半期ごとのレポートの美しさは、3つの月次レポートを積み重ねたものではないということです。それは完全に異なる動物です。あなたはスナップショットではなくトレンドを見ています。

四半期ごとのレポートには、四半期ごとのナラティブを含める必要があります。これらの12週間で何が起こったか？3つの最大の勝利は何でしたか？1つは何が驚いたか、または調整が必要でしたか？シドニーのフリーランスソーシャルメディアマネージャーは、このナラティブセクションがレポートの最も価値のある部分になったことを発見しました。クライアントはデータ収集ではなく、彼女の思考を見ることができました。

前向きな推奨事項も含める必要があります。Q3で学んだことに基づいて、Q4で何をテストするかです。これは、十分なデータがまだ保証していない可能性があるため、月次レポートに単に適合しない戦略的思考です。四半期ごとのレポートでは、実際の観察に支持された変更を提案するための余地があります。

SMMReportsのようなツールは、手動で3ヶ月のスクリーンショットと統計を収集する代わりに、四半期ごとのデータを自動的にプルできるため、これをより簡単にします。これだけで大幅な時間を節約できます。

比較分析の追加を検討してください。四半期の1ヶ月目対3ヶ月目。前年の同じ四半期に対するこの四半期（そのデータがある場合）。年対年の成長。これらの比較は月ごとよりもはるかに意味があり、クライアントが実際に理解する方法で進捗を示しています。

反発への対処

一部のクライアントは反発します。毎月何が起こっているかを知る必要があると彼らは言うでしょう。慎重に聞いてください。それが正当な場合もあれば、それは単なる習慣の場合もあるからです。

クライアントがあなたと有料広告を実行している場合、月次レポートは理にかなっています。それと争わないでください。クライアントが危機モードにあるか、大きなキャンペーンを開始している場合、月次のチェックインは理にかなっています。もう一度、四半期ごとのレポートをより頻繁なコミュニケーションを必要とするシナリオに押し付けないでください。

しかし、クライアントが有機ソーシャルアカウントを管理していて、月次レポートが標準であると仮定している場合、その仮定に優しく異議を唱えてください。トロントのフリーランスSMMはこれを美しく行いました。彼女は彼女の抵抗するクライアントに1つの単純な質問をしました。「月次レポートに基づいて最後に決定を下したのはいつですか？」沈黙は物語っていました。彼女のクライアントは、必要性がなく、習慣的にレポートを受け取っていたことに気づきました。彼女は四半期ごとに切り替え、プロセスで大幅にお金を節約しました。

反発がレポートについてではなく、認識される放棄についてである場合があります。彼らはそれが四半期ごとであることは、あなたが彼らのアカウントで四半期ごとに働いていることを意味するのではないかと心配しています。積極的にこれに対処してください。あなたの作業スケジュールは変わりません。コミュニケーションのリズムが変わります。あなたはまだポストを送信し、最適化し、すべてを管理しています。あなたはそれをそれほど頻繁にレポートしていないだけです。なぜなら、より頻繁でないレポートはより価値があるからです。

長期的な勝利

四半期ごとのレポートに移行することで、何かが戻されます。時間です。実際の時間。月ごとの12時間は四半期ごとの48時間になります。データをコンパイルするのではなく、実際にストラテジーについて考える時間を使用できます。より多くのクライアントを採用できます。または、既存のクライアントとより深く行くことができます。

このシフトはまた、クライアントがあなたについてどう考えるかを変えます。あなたはレポーター代わりにストラテジストになります。ヨハネスブルグのフリーランスSMMはこのシフトにすぐに気づきました。彼女のクライアントはメトリクスをレビューするだけでなく、ビジネス決定について彼女のアドバイスを求め始めました。その会話を高めることは、彼女がどのようにサービスの価格を設定し、クライアントがどのくらい留まるかを変えました。

四半期ごとのレポートは、すべてのシナリオにおけるすべてのクライアントに最適な動きではありません。しかし、有機ソーシャルを管理する成熟したアカウントでは、それはほぼ常に正しい動きです。それはあなたにとってより持続可能であり、彼らにとってより価値があります。それは実際に機能する希少なウィンウィンです。

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