Pelaporan Klien Otomatis: Cara Mengaturnya Sekali dan Tidak Pernah Membuat Laporan Lagi

Seorang manajer media sosial di Osaka menghitung bahwa dia telah menghabiskan 340 jam membangun laporan klien dalam dua tahun pertama sebagai freelancer. Dia mengerjakannya di sore Minggu yang sangat membosankan sambil membangun ulang laporan yang telah dia buat sebelas kali sebelumnya untuk klien yang sama. Itu adalah sore hari ketika dia memutuskan untuk mengatur pelaporan klien otomatis dan tidak pernah kembali.

340 jam adalah delapan setengah minggu kerja penuh. Waktu yang bisa digunakan untuk strategi, klien baru, atau apa pun selain memformat ulang data yang sama ke dalam template yang sama bulan demi bulan.

Mengapa Sebagian Besar Freelancer Menunda Ini

Alasan paling umum mengapa manajer media sosial freelance menunda pengaturan pelaporan klien otomatis adalah karena terasa seperti proyek. Sesuatu yang memerlukan penelitian, keputusan, dan waktu setup yang tidak mereka miliki saat ini. Jadi mereka terus membangun laporan secara manual karena itu adalah jalan paling mudah dalam jangka pendek.

Ironinya adalah bahwa mengatur pelaporan otomatis untuk satu klien biasanya memakan waktu kurang dari membangun laporan klien tersebut secara manual sekali. Anda melakukan pekerjaan setup satu kali dan sistem menangani semuanya setelah itu. Pengembalian investasi waktu awal itu bertambah setiap bulan selama Anda mempertahankan klien tersebut.

Memilih Tempat untuk Memulai

Mulai dengan klien yang paling memerlukan perawatan. Yang laporannya memakan waktu paling lama, memerlukan pemformatan paling banyak, atau yang datanya Anda hindari untuk diambil setiap bulan. Mengatur otomasi untuk hubungan pelaporan yang paling menyakitkan terlebih dahulu memberikan Anda pengembalian langsung terbesar dan motivasi untuk meluncurkannya di seluruh klien lain Anda.

Seorang SMM di Cape Town memulai dengan klien jangka panjangnya yang telah mengumpulkan format laporan kompleks selama tiga tahun bekerja sama. Dia mengharapkan setup akan sulit. Butuh sembilan puluh menit termasuk waktu untuk membangun kembali template dalam sistem baru. Laporan yang dulunya memakan waktu empat jam sekarang keluar secara otomatis setiap bulan dan terlihat lebih baik daripada versi yang dia bangun secara manual.

Proses Setup

Hubungkan akun Facebook dan Instagram klien melalui proses izin Meta API resmi. Ini adalah langkah satu kali yang memberikan alat pelaporan Anda akses baca ke analitik mereka. Klien Anda perlu menyetujui ini melalui akun Meta mereka sendiri yang memakan waktu sekitar dua menit dan tidak memerlukan pengetahuan teknis apa pun dari pihak mereka.

Bangun template bermerek Anda sekali. Unggah logo Anda, atur warna Anda, tambahkan detail domain Anda sehingga laporan keluar dari alamat email Anda. Pastikan template mencerminkan cara Anda ingin bisnis Anda direpresentasikan karena dokumen ini akan pergi ke klien Anda setiap bulan tanpa Anda meninjau setiap kalinya.

Tetapkan jadwal pengiriman Anda. Pilih tanggal, konfirmasi alamat email penerima, dan putuskan apakah Anda ingin langkah persetujuan sebelum laporan dikirim atau apakah Anda ingin sepenuhnya otomatis. Untuk sebagian besar hubungan klien yang mapan otomasi penuh adalah pilihan yang tepat. Untuk klien baru langkah persetujuan untuk dua atau tiga bulan pertama memungkinkan Anda menambahkan konteks sambil Anda masih belajar apa yang mereka perhatikan.

Apa yang Terjadi pada Waktu Anda

Bulan pertama setelah mengatur pelaporan klien otomatis untuk semua klien Anda terasa aneh. Akhir bulan tiba dan tidak ada yang terjadi di pihak Anda. Tidak ada malam larut malam menarik tangkapan layar. Tidak ada pemformatan. Tidak ada mengejar tombol kirim. Laporan hanya keluar.

Seorang SMM freelance di Bogota menggambarkan bulan pertama sebagai membingungkan. Dia terus mengharapkan ada sesuatu yang harus dilakukan dan tidak ada. Dia menggunakan waktu itu untuk membuat pitch klien baru dan mendapatkannya sebelum akhir bulan. Pelaporan klien baru itu otomatis sejak hari pertama.

Penghematan waktu itu nyata tetapi pengurangan beban mental adalah yang paling dibicarakan oleh sebagian besar freelancer. Pelaporan bukan hanya memakan waktu. Ini adalah sumber stres tingkat rendah yang duduk di latar belakang selama minggu terakhir setiap bulan. Menghilangkannya mengubah perasaan Anda tentang bisnis Anda, tidak hanya berapa jam Anda bekerja.

Menjaga Elemen Manusia

Pelaporan klien otomatis tidak berarti Anda berhenti berpikir tentang hasil klien Anda. Ini berarti pengiriman ditangani sehingga Anda dapat fokus pada analisis. Tinjau data setiap bulan dan di mana sesuatu yang menarik terjadi, tambahkan catatan pribadi atau pesan tindak lanjut di samping laporan otomatis. Kombinasi pengiriman otomatis yang konsisten dan wawasan pribadi sesekali lebih mengesankan daripada salah satu pendekatan saja.

Seorang SMM di Auckland mengirimkan laporan otomatisnya pada tanggal pertama setiap bulan dan kemudian menindaklanjuti dengan pesan pribadi dua baris pada tanggal ketiga jika ada yang menarik terjadi dalam data bulan itu. Klien-kliennya menerima laporan terstruktur tepat waktu dan pengamatan manusia beberapa hari kemudian. Dia belum kehilangan klien kepada pesaing selama lebih dari dua tahun.

Jika Anda ingin berhenti membuat laporan secara manual, SMMReports akan melakukannya untuk Anda. Coba gratis di smmreports.com.