Pelaporan kepada Klien: Cara Melakukannya Lebih Cepat dan Terlihat Lebih Profesional

Seorang SMM di Jakarta menghabiskan enam jam pada hari Minggu untuk membuat laporan untuk klien yang hanya membalas "bagus terima kasih" dan tidak pernah menyebutkannya lagi. Enam jam. Satu balasan. Ketidakseimbangan itu adalah salah satu pengalaman paling menyedihkan dalam manajemen media sosial freelance dan itu terjadi di mana-mana, setiap bulan.

Masalahnya bukan bahwa klien tidak menghargai laporan. Masalahnya adalah bahwa sebagian besar laporan dibangun dengan cara yang memakan waktu terlalu lama untuk diproduksi dan memberikan jauh lebih sedikit daripada yang mereka bisa. Pelaporan kepada klien seharusnya tidak terasa seperti hukuman di akhir setiap bulan.

Biaya Sebenarnya dari Pelaporan Manual

Ketika Anda membangun laporan secara manual, Anda membayar pajak tersembunyi untuk setiap klien yang Anda terima. Setiap klien baru tidak hanya menambah pendapatan retainer. Ini menambah dua sampai tiga jam pekerjaan pelaporan setiap bulan. Dengan lima klien itu adalah sepuluh sampai lima belas jam. Dengan sepuluh klien itu adalah bagian signifikan dari minggu kerja Anda yang dihabiskan untuk tugas yang tidak secara langsung melayani pertumbuhan klien Anda.

Waktu itu memiliki nilai dolar. Seorang freelancer di Inggris yang menagih £60 per jam yang menghabiskan dua belas jam sebulan untuk pelaporan manual memberikan penghasilan £720 per bulan untuk pekerjaan terukur yang berpotensi. Bukan karena dia malas. Karena sistemnya tidak efisien.

Standarisasi Sebelum Anda Otomasi

Langkah pertama menuju pelaporan yang lebih cepat adalah menstandarisasi format Anda sebelum Anda mencoba mempercepat. Jika setiap laporan klien terlihat berbeda karena Anda membangun ulang struktur dari awal setiap kali, Anda membuat pekerjaan yang tidak perlu. Bangun satu template bersih dan gunakan untuk setiap klien dengan hanya perubahan branding dan data.

Putuskan sekali metrik apa yang Anda sertakan secara default. Putuskan sekali di mana logo itu berada. Putuskan sekali skema font dan warna apa yang Anda gunakan. Setelah keputusan itu dibuat, Anda tidak perlu membuat keputusan itu lagi. Setiap jam yang Anda habiskan untuk keputusan desain dalam laporan adalah jam yang tidak Anda habiskan untuk strategi.

Seorang SMM di Singapura menghabiskan akhir pekan untuk membangun satu template induk tunggal di awal karir freelancenya. Tiga tahun kemudian dia menggunakan template yang sama dengan pembaruan kecil. Dia memperkirakan itu menghemat hampir 200 jam pekerjaan pemformatan selama periode itu.

Kirim Laporan pada Waktu yang Konsisten

Pelaporan kepada klien pada jadwal yang dapat diprediksi adalah salah satu cara paling sederhana untuk terlihat lebih profesional tanpa melakukan pekerjaan ekstra. Ketika klien tahu laporan akan datang pada tanggal kedua setiap bulan, mereka berhenti mengejar Anda untuk pembaruan di tengah bulan. Mereka menunggu laporan karena mereka percaya itu akan datang.

Pelaporan yang tidak konsisten menciptakan kecemasan. Klien yang tidak mendengar dari Anda selama tiga minggu mulai bertanya-tanya apa yang terjadi dengan akun mereka. Klien yang menerima laporan pada tanggal yang sama setiap bulan tanpa gagal tidak pernah harus bertanya-tanya. Konsistensi itu lebih berharga daripada laporan yang dirancang dengan indah yang tiba secara tidak terduga.

Biarkan Data Menceritakan Kisahnya

Cara tercepat untuk membuat laporan terlihat lebih profesional adalah menambahkan satu kalimat wawasan untuk setiap metrik utama. Bukan paragraf. Satu kalimat. "Jangkauan meningkat 18 persen bulan ini didorong oleh posting carousel yang secara konsisten mengungguli gambar statis untuk akun ini." Itu saja. Satu kalimat itu mengubah angka menjadi alasan, dan alasan menjadi keahlian.

Klien membayar pemahaman Anda tentang data mereka, bukan data itu sendiri. Data itu gratis. Instagram memberikannya kepada siapa pun yang memiliki akun. Apa yang mereka bayar kepada Anda adalah interpretasinya. Buat itu terlihat dalam laporan dan laporan tiba-tiba membenarkan retainer dengan cara yang tidak pernah bisa dilakukan halaman angka mentah.

Otomatiskan Pengiriman

Setelah template Anda distandarisasi dan pendekatan wawasan Anda konsisten, langkah terakhir adalah menghilangkan diri Anda dari proses pengiriman sepenuhnya. Atur laporan untuk menghasilkan dan mengirim secara otomatis pada tanggal pilihan Anda. Anda meninjau itu jika Anda ingin menambah konteks atau jika bulan itu tidak biasa. Jika tidak, itu keluar tanpa Anda menyentuhnya.

Seorang freelance SMM di Brasil yang membuat switching ini mengatakan bahwa kelegaan psikologis sama signifikannya dengan penghematan waktu. Dia tidak lagi memiliki laporan yang menggantung di akhir setiap bulan. Ini hanya terjadi. Dia memeriksa emailnya pagi laporan itu keluar, melihat konfirmasi, dan melanjutkan dengan harinya.

Pelaporan kepada klien tidak harus menjadi bagian terburuk dari menjalankan bisnis media sosial freelance. Dengan sistem yang tepat, itu menjadi tidak terlihat.

Jika Anda ingin berhenti membuat laporan secara manual, SMMReports akan melakukannya untuk Anda. Coba gratis di smmreports.com.