Laporan Otomatis untuk Manajer Media Sosial: Cara Menyiapkannya

Seorang manajer media sosial di Johannesburg menghabiskan empat jam setiap bulan untuk membuat laporan yang sama untuk klien terbesarnya. Struktur yang sama, bagian yang sama, font yang sama, penempatan logo yang sama. Dia pada dasarnya melakukan pekerjaan yang sama dua belas kali setahun. Bulan dia akhirnya menyiapkan laporan otomatis, dia mendapatkan kembali empat jam itu dan menggunakannya untuk onboarding klien baru.

Laporan otomatis bukan kemewahan bagi agensi dengan tim besar. Ini adalah perbedaan antara bisnis freelance yang berkembang dan bisnis yang terus menukar waktu dengan uang dengan batas tetap.

Apa yang Sebenarnya Dimaksud dengan Pelaporan Otomatis

Pelaporan otomatis berarti klien Anda menerima laporan media sosial bulanan mereka tanpa Anda secara manual menarik data, memformat dokumen, atau mengirim. Sistem terhubung ke akun media sosial klien Anda, menarik angka asli, memasukkannya ke template bermerek, dan mengirimkan laporan sesuai jadwal yang Anda tetapkan sekali.

Ini berbeda dari dashboard pelaporan yang login klien Anda. Laporan otomatis dikirimkan ke klien sebagai PDF selesai, biasanya melalui email, pada tanggal yang sama setiap bulan. Klien tidak perlu login ke mana pun atau menginterpretasi data mentah. Mereka menerima dokumen bersih yang menceritakan kisah bulan mereka.

Seorang SMM freelance di Manchester yang mengelola sebelas klien mengatakan dengan baik: laporan keluar apakah dia bekerja, berlibur, atau menangani keadaan darurat keluarga. Ini tidak tergantung pada dia mengingat untuk melakukannya.

Langkah Pertama: Hubungkan Akun Klien Anda

Langkah pertama dalam menyiapkan laporan otomatis adalah menghubungkan akun Facebook dan Instagram klien Anda ke alat pelaporan apa pun yang Anda gunakan. Ini memerlukan klien Anda memberikan akses melalui proses izin resmi Meta. Ini membutuhkan waktu sekitar dua menit dan hanya perlu terjadi sekali.

Sebagian besar klien nyaman dengan ini setelah Anda menjelaskan bahwa Anda memerlukan akses baca-saja untuk menarik analitik mereka. Anda tidak mem-posting atas nama mereka melalui koneksi ini, hanya membaca angka yang sudah dilacak platform. Bingkai sebagai memberi Anda data yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan benar.

Setelah terhubung, alat dapat menarik jangkauan, pertumbuhan pengikut, keterlibatan, posting teratas, demografi audiens, dan banyak lagi secara bergulir. Anda tidak perlu pernah login ke akun mereka untuk screenshoot angka lagi.

Langkah Kedua: Siapkan Template Bermerek Anda

Template adalah apa yang membuat laporan otomatis terasa profesional daripada generik. Tambahkan logo Anda, warna merek Anda, dan nama bisnis Anda sehingga laporan keluar di bawah merek Anda, bukan merek alat. Klien Anda harus menerima sesuatu yang terlihat seperti Anda membuatnya khusus untuk mereka, bukan sesuatu yang terlihat seperti keluaran perangkat lunak.

Sebagian besar alat pelaporan yang baik memungkinkan Anda menyetel email pengirim khusus dan domain juga. Ketika laporan tiba di inbox klien Anda itu harus datang dari alamat email Anda, bukan dari platform pihak ketiga. Detail itu penting lebih dari yang disadari sebagian besar freelancer. Ini memperkuat bahwa Anda adalah ahli yang menjalankan media sosial mereka, bukan sepotong perangkat lunak.

Seorang SMM di Sydney yang beralih ke laporan otomatis mengatakan kliennya benar-benar memuji laporan baru tanpa mengetahui apa pun yang berubah di backend. Template bermerek terlihat lebih halus daripada apa yang telah dia bangun secara manual di Canva.

Langkah Ketiga: Atur Jadwal dan Setujui atau Otomatiskan

Setelah koneksi dan template sudah ada, pilih tanggal pengiriman Anda. Sebagian besar freelancer mengirim laporan pada hari pertama atau kedua bulan mencakup kinerja bulan sebelumnya. Atur ini sekali dan sistem menanganinya dari sana.

Beberapa alat pelaporan memberi Anda langkah persetujuan di mana Anda meninjau laporan sebelum keluar. Ini layak digunakan ketika Anda mulai dengan klien baru atau ketika Anda tahu akun mereka mengalami bulan yang tidak biasa di mana Anda ingin menambahkan konteks. Setelah Anda percaya diri dalam output, Anda dapat beralih ke pengiriman sepenuhnya otomatis dan menghapus diri Anda dari proses sepenuhnya.

Seorang VA di Filipina menggunakan langkah persetujuan untuk dua dari dua belas kliennya yang mengajukan pertanyaan terperinci tentang laporan mereka. Untuk sepuluh orang lainnya, dia membiarkan laporan keluar secara otomatis dan menghabiskan waktu itu untuk pembuatan konten sebagai gantinya.

Apa yang Berubah Ketika Pelaporan Otomatis

Perubahan yang jelas adalah waktu. Sebagian besar manajer media sosial yang beralih ke pelaporan otomatis menghemat antara satu dan dua jam per klien per bulan. Pada sepuluh klien itu adalah sepuluh hingga dua puluh jam sebulan yang Anda dapatkan kembali untuk menghabiskannya pada pekerjaan yang benar-benar menumbuhkan bisnis Anda.

Perubahan yang kurang jelas adalah konsistensi. Laporan otomatis keluar pada tanggal yang sama setiap bulan tanpa gagal. Klien mulai mengharapkan mereka. Predictability itu membangun semacam kepercayaan yang tenang yang sulit dicapai dengan cara lain. Anda menjadi profesional yang selalu memberikan tepat waktu, bahkan ketika Anda sedang sibuk.

Ada juga sudut retensi klien. Seorang manajer media sosial di Toronto melacak churn kliennya sebelum dan sesudah beralih ke laporan bulanan otomatis. Pada tahun sebelumnya, dia kehilangan empat klien. Pada tahun berikutnya, dia kehilangan satu. Dia mengatakan pelaporan konsisten dengan memberi klien pengingat bulanan yang jelas tentang apa yang dia lakukan untuk mereka dan mengapa itu layak mendapatkan retainer.

Biaya Tidak Mengotomatisasi

Setiap bulan Anda membangun laporan secara manual adalah bulan Anda menutupi pertumbuhan Anda sendiri. Anda hanya dapat mengambil sebanyak klien saat Anda memiliki jam untuk melaporkan kepada mereka. Freelancer membangun laporan secara manual di sepuluh klien pada dasarnya telah mencapai dinding kecuali mereka menaikkan harga secara signifikan atau mulai menolak pekerjaan.

Otomasi menghilangkan batas itu. Ini tidak berarti Anda melakukan lebih sedikit pekerjaan untuk klien Anda. Ini berarti bagian administratif dari pekerjaan itu berhenti memakan waktu yang seharusnya Anda habiskan untuk strategi dan konten.

Jika Anda ingin berhenti membuat laporan secara manual, SMMReports akan melakukannya untuk Anda. Coba gratis di smmreports.com.