Cara Menghemat Waktu pada Pelaporan Klien sebagai Manajer Media Sosial Freelance

Jika Anda mengelola media sosial untuk lebih dari tiga atau empat klien, Anda sudah tahu rasanya. Sudah akhir bulan, konten Anda dijadwalkan, engagement solid, dan kemudian Anda ingat masih harus membangun enam laporan sebelum Jumat. Pelaporan klien adalah salah satu tugas yang terasa seharusnya memakan waktu satu jam tetapi entah bagaimana menelan seluruh hari.

Kabar baiknya adalah sebagian besar waktu itu adalah pemborosan yang sebenarnya bisa Anda kurangi. Bukan dengan melakukan lebih sedikit atau mengirim laporan yang lebih buruk, tetapi dengan mengubah cara seluruh proses bekerja.

Di Mana Waktu Sebenarnya Pergi

Sebelum Anda bisa memperbaikinya, ada baiknya jujur tentang di mana waktu pelaporan hilang. Bagi sebagian besar freelancer bukan tentang pemikiran atau penulisan. Ini tentang mengumpulkan data. Masuk ke lima platform berbeda, menangkap screenshot grafik, menyalin angka ke spreadsheet, memformat PDF, dan kemudian mulai lagi untuk klien berikutnya.

Pekerjaan manual yang berulang itu adalah pembunuh sebenarnya. Ini tidak memerlukan keterampilan atau penilaian. Ini hanya memerlukan waktu Anda, dan itu memakan banyak waktu. Jika Anda menghabiskan lebih dari 30 menit per klien pada laporan bulanan, sesuatu dalam prosesnya tidak berfungsi.

Hal kedua yang memperlambat orang adalah memulai dari awal setiap bulan. Bahkan jika Anda menggunakan template, mengisinya secara manual berarti Anda membuat keputusan pemformatan, mengubah ukuran gambar, dan repot-repot dengan penyelarasan alih-alih melakukan pekerjaan yang benar-benar menggerakkan jarum untuk klien Anda.

Standardisasi Sebelum Anda Otomatisasi

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah menstandarkan apa yang masuk ke dalam setiap laporan. Tidak setiap klien memerlukan kedalaman data yang sama, tetapi Anda harus memiliki struktur dasar yang berfungsi untuk sebagian besar dari mereka. Ketika Anda sudah tahu seperti apa laporan itu sebelum Anda mulai membuatnya, seluruh pekerjaan akan lebih cepat.

Tentukan metrik mana yang paling penting untuk jenis klien yang Anda layani. Bagi sebagian besar manajer media sosial itu berarti jangkauan, tingkat engagement, pertumbuhan pengikut, dan konten berkinerja terbaik. Jika Anda menjalankan iklan berbayar itu juga akan mencakup pengeluaran dan hasil. Setelah Anda menyetujui struktur itu dengan klien di awal hubungan, tidak ada kejutan dan tidak ada scope creep ke dalam proses pelaporan.

Standardisasi juga membuat jauh lebih mudah untuk menjelaskan hasil. Ketika klien melihat format yang sama setiap bulan mereka berhenti memerlukan penjelasan dan mulai membaca laporan sendiri. Saja hal itu menghemat waktu Anda dalam panggilan dan pesan tindak lanjut.

Berhenti Masuk ke Setiap Platform Secara Manual

Ini adalah perubahan yang menghemat paling banyak waktu. Jika Anda masih masuk ke Instagram, Facebook, LinkedIn, dan TikTok secara terpisah setiap bulan untuk mengambil data, Anda melakukannya dengan cara yang sulit. Alat ada khusus untuk menarik data ini untuk Anda dan menyajikannya di satu tempat.

SMMReports, misalnya, terhubung ke akun klien Anda dan menghasilkan laporan bermerek secara otomatis. Anda tidak membangun apa pun. Anda tidak menyalin angka. Anda meninjau hasilnya dan mengirimnya. Bagi freelancer yang mengelola banyak klien, perubahan itu saja dapat menghemat beberapa jam setiap bulan.

Tujuannya adalah mencapai titik di mana proses pelaporan bulanan Anda adalah: tinjau data, tambahkan ringkasan tertulis singkat dengan interpretasi Anda, dan kirim. Itulah yang seharusnya terlihat seperti. Apa pun di luar itu adalah gesekan yang Anda ciptakan untuk diri sendiri.

Tulis Komentar Anda Sebelumnya

Salah satu cara yang sering diabaikan untuk menghemat waktu pada pelaporan klien adalah templating komentar tertulis Anda. Bukan dengan cara salin dan tempel yang terdengar umum, tetapi dalam arti memiliki frasa dan struktur yang dapat Anda sesuaikan dengan cepat.

Misalnya, jika jangkauan naik Anda memiliki penjelasan singkat yang siap. Jika engagement turun Anda memiliki kalimat atau dua yang menggambarkan konteksnya. Jika postingan berkinerja sangat baik Anda tahu cara membingkainya dengan cepat. Anda tidak menulis dari halaman kosong setiap kali.

Sebagian besar klien membaca angkanya dan kemudian mencari Anda untuk "jadi apa". Interpretasi itu berharga dan itu adalah di mana keahlian Anda tinggal. Tetapi tidak perlu memakan waktu 45 menit. Dengan sedikit persiapan bisa memakan waktu lima.

Batch Waktu Pelaporan Anda

Penjadwalan penting lebih dari yang disadari sebagian orang. Jika Anda melakukan pelaporan kapan pun klien memintanya atau kapan pun Anda mengingatnya, Anda terus beralih konteks. Itu lambat dan secara mental melelahkan.

Pilih satu atau dua hari sebulan sebagai hari pelaporan dan lakukan setiap laporan klien dalam satu blok. Otak Anda tetap dalam mode yang tepat, Anda tidak perlu memuat ulang konteks untuk setiap klien, dan Anda mulai lebih cepat karena prosesnya segar di benak Anda dari laporan sebelumnya.

Gabungkan ini dengan alat otomasi dan blok pelaporan itu menyusut dari seluruh hari menjadi beberapa jam yang fokus. Itu adalah perubahan yang bermakna ketika Anda menjalankan bisnis freelance sendiri.

Pelaporan White Label Melindungi Waktu dan Merek Anda

Satu hal lagi yang perlu dipertimbangkan adalah seperti apa laporan Anda ketika tiba di kotak masuk klien. Laporan yang terlihat profesional dan membawa branding Anda membuat Anda terlihat terorganisir dan serius tentang pekerjaan Anda. Mereka juga mengurangi pertanyaan bolak-balik yang berasal dari laporan yang sulit dibaca.

Alat seperti SMMReports memungkinkan Anda menempatkan logo Anda sendiri dan warna merek di setiap laporan sehingga terlihat seperti sesuatu yang Anda bangun, bahkan jika Anda tidak menghabiskan waktu berjam-jam untuk itu. Itu penting untuk retensi. Klien yang merasa dihargai dengan baik tinggal lebih lama.

Menghemat waktu pada pelaporan klien bukan tentang memotong sudut. Ini tentang menghilangkan bagian-bagian dari proses yang tidak memerlukan keahlian aktual Anda dan fokus waktu Anda pada bagian-bagian yang dilakukan. Interpretasi, strategi, hubungan. Itu adalah di mana Anda mendapatkan apa yang Anda bebankan.

Jika Anda ingin berhenti membuat laporan secara manual, SMMReports akan melakukannya untuk Anda. Coba gratis di smmreports.com.