Cara menangani klien yang terus mengubah briefing konten

Fatima di Toronto telah menulis tiga versi berbeda dari Instagram carousel yang sama ketika pesan masuk pada jam 9 malam. "Sebenarnya, bisakah kita kembali ke konsep pertama tetapi membuatnya tentang keberlanjutan?" Kliennya, merek perawatan kulit butik, telah menyetujui briefing asli empat hari yang lalu. Ini adalah pivot ketiga dalam seminggu, dan dia bahkan belum memulai akun lain yang dia kelola.

Klien yang terus mengubah briefing konten adalah jenis tantangan khusus. Hal itu memakan waktu Anda, menciptakan kebingungan tentang apa yang sebenarnya perlu disampaikan, dan membuat hampir tidak mungkin untuk mempertahankan kalender konten yang konsisten. Namun hal ini terjadi pada hampir setiap manajer media sosial freelance di beberapa titik dalam karir mereka.

Pertanyaannya bukan apakah Anda akan menghadapi klien ini. Ini tentang bagaimana Anda akan merespons ketika itu terjadi tanpa merusak hubungan atau kesehatan mental Anda.

Mengapa klien terus mengubah pikiran mereka

Sebelum Anda dapat memperbaiki masalah, Anda perlu memahami apa yang mendorongnya. Sebagian besar klien yang terus-menerus merevisi briefing tidak mencoba membuat hidup Anda sulit. Mereka biasanya menghadapi salah satu dari tiga situasi.

Pertama, mereka sebenarnya belum tahu apa yang mereka inginkan. Marcus, seorang freelancer di Manchester, memperhatikan pola ini terutama pada founder startup. Mereka masih mencari tahu suara merek dan positioning mereka, jadi setiap bagian konten menjadi debat eksistensial tentang siapa mereka sebagai bisnis.

Kedua, mereka mendapatkan masukan dari terlalu banyak orang secara internal. Seorang manajer media sosial di Melbourne menemukan bahwa CEO kliennya, direktur pemasaran, dan dua co-founder semuanya memberikan pertimbangan pada konten setelah dia menerima briefing "final". Tidak ada yang selaras sebelum sampai ke tangannya.

Ketiga, mereka bereaksi terhadap apa yang diposting pesaing. Priya di Mumbai memiliki klien fashion yang sepenuhnya mengubah arah setiap kali pesaing meluncurkan kampanye. Briefing menjadi target yang bergerak berdasarkan apa pun yang mendarat di feed Instagram mereka pagi itu.

Tetapkan batasan sebelum pola menjadi normal

Hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah menyerap setiap permintaan perubahan tanpa komentar. Diam menandakan bahwa revisi tanpa batas adalah bagian dari layanan Anda. Mereka tidak.

Ketika perubahan pertama tiba setelah persetujuan, respons secara profesional tetapi jelas. Akui permintaan, konfirmasi bahwa Anda dapat membuat perubahan, dan catat bahwa itu akan berdampak pada timeline untuk deliverable lainnya. Jangan agresif tentang hal itu, tetapi jangan berpura-pura itu tidak terlihat juga.

James di Cape Town mulai mengirim pesan sederhana: "Senang membuat perubahan ini. Karena kami sudah mulai produksi pada briefing yang disetujui, saya perlu menunda posting Rabu ke Jumat untuk mengakomodasi arah baru. Apakah itu cocok untuk Anda?" Sebagian besar klien tiba-tiba ingat mereka benar-benar telah menyetujui sesuatu ketika dihadapkan dengan penundaan konkret.

Tujuannya bukan untuk menghukum klien karena mengubah pikiran mereka. Ini untuk membuat biaya perubahan terlihat sehingga mereka dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang apakah revisi benar-benar diperlukan.

Bangun batasan revisi ke dalam kontrak Anda

Jika Anda tidak memiliki klausul kontrak tentang revisi konten, tambahkan sekarang. Diri masa depan Anda akan berterima kasih.

Sebagian besar manajer media sosial freelance menyertakan sesuatu seperti "dua putaran revisi per bagian konten" atau "satu putaran revisi per briefing yang disetujui." Setelah itu, perubahan tambahan baik menunda pengiriman atau menimbulkan biaya tambahan.

Sarah di Vancouver belajar dengan cara yang sulit setelah menghabiskan 12 jam pada satu posting LinkedIn yang melalui tujuh versi. Kontrak berikutnya menentukan bahwa perubahan pada briefing yang disetujui akan diperlakukan sebagai proyek baru dengan timeline terpisah. Pivoting yang konstan hampir berhenti segera.

Batasan revisi tidak harus bersifat punitif. Bingkainya sebagai melindungi kedua belah pihak. Anda mendapatkan beban kerja yang dapat diprediksi, mereka mendapatkan pengiriman tepat waktu. Semua orang menang ketika harapan jelas.

Buat titik persetujuan briefing yang benar-benar berarti

Banyak freelancer mengirim briefing konten untuk "persetujuan" tetapi memperlakukannya sebagai formalitas bukan sebagai perjanjian yang mengikat. Klien merasakan ini dan merasa bebas untuk terus merevisi.

Buat proses persetujuan Anda lebih formal. Kirim briefing sebagai PDF, bukan hanya email. Minta konfirmasi tertulis dengan bahasa spesifik: "Silakan balas 'disetujui' untuk mengonfirmasi briefing ini final dan kami dapat mulai produksi." Beberapa manajer bahkan menggunakan alat kontrak sederhana atau formulir.

Seorang manajer media sosial di Singapura mulai memasukkan baris dalam email briefing-nya: "Setelah disetujui, perubahan pada strategi atau arah akan memerlukan briefing baru dan dapat mempengaruhi tanggal pengiriman untuk konten lainnya." Klien-kliennya yang enggan tiba-tiba menjadi jauh lebih tegas.

Formalitas menciptakan komitmen psikologis. Lebih sulit untuk secara santai merevisi sesuatu yang secara resmi Anda setujui secara tertulis daripada sesuatu yang Anda katakan "terlihat bagus" di Slack.

Ketika masalah terus berlanjut, lakukan percakapan yang lebih besar

Jika Anda telah menetapkan batasan dan memperjelas proses Anda tetapi klien masih terus mengubah briefing, saatnya untuk percakapan langsung. Ini bukan konfrontasi. Ini adalah pemecahan masalah profesional.

Jadwalkan panggilan khusus untuk membahas alur kerja. Jelaskan bahwa perubahan yang sering menciptakan penundaan dan membuat sulit untuk mempertahankan kalender konten yang Anda berdua setujui. Tanyakan apa yang mendorong ketidakpastian. Dengarkan masalah yang sebenarnya.

Kadang-kadang solusinya sederhana. Mungkin mereka perlu melihat mood board sebelum briefing tertulis. Mungkin mereka perlu panggilan penyelarasan mingguan untuk mengurangi kejutan. Mungkin mereka perlu Anda mendorong lebih keras ketika ide tidak sesuai dengan strategi mereka.

Waktu lain, Anda akan menemukan mereka tidak siap untuk manajemen media sosial yang konsisten. Mereka masih dalam mode eksperimental dan membutuhkan model layanan yang berbeda. Itu juga informasi berharga.

Ketahui kapan harus berhenti

Tidak setiap hubungan klien dapat diselamatkan. Jika seseorang terus mengabaikan proses Anda, mengabaikan batasan revisi, dan mengharapkan Anda menyerap perubahan tanpa batas setelah menetapkan batasan yang jelas, itu bukan klien. Itu adalah seseorang yang tidak menghormati keahlian atau waktu Anda.

Elena di Toronto akhirnya berpisah dengan klien yang mengubah setiap briefing setidaknya dua kali, sering kali setelah konten sudah dijadwalkan. Hubungan itu menghabiskan lebih banyak waktu dan kehilangan waktu daripada yang dia hasilkan. Enam bulan kemudian, dia telah mengganti mereka dengan dua klien yang benar-benar menghormati prosesnya.

Waktu Anda terbatas. Setiap jam yang dihabiskan untuk mengerjakan kembali pekerjaan untuk klien yang tidak akan berkomitmen pada briefing adalah jam yang tidak dapat Anda habiskan untuk melayani klien yang menghargai keahlian Anda. Kadang-kadang hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk kedua belah pihak adalah mengakhiri keterlibatan secara profesional.

Klien yang terus mengubah briefing sedang menguji apakah Anda akan menegakkan batasan Anda sendiri. Pada saat Anda melakukannya, banyak dari mereka akan menyesuaikan perilaku mereka. Yang tidak memiliki telah menunjukkan kepada Anda siapa mereka sebenarnya. Percayai mereka.

Jika Anda ingin berhenti membuat laporan secara manual, SMMReports akan melakukannya untuk Anda. Coba gratis di smmreports.com.