Pelaporan Klien Otomatis: Atur Sekali & Hemat 10+ Jam/Bulan

Pelaporan klien otomatis adalah proses menghubungkan akun media sosial klien Anda sekali, kemudian membiarkan perangkat lunak menangani pengumpulan data, pembuatan laporan, dan pengiriman terjadwal setiap bulan tanpa pekerjaan manual dari Anda. Seorang manajer media sosial di Osaka menghitung bahwa dia telah menghabiskan 340 jam membangun laporan klien dalam dua tahun pertama pekerjaannya sebagai freelancer. Dia menghitungnya selama sore Minggu yang khususnya membosankan ketika merekonstruksi laporan yang sudah dia buat sebelas kali sebelumnya untuk klien yang sama. Itulah sore ketika dia memutuskan untuk mengatur pelaporan klien otomatis dan tidak pernah kembali.

340 jam adalah delapan setengah minggu kerja penuh. Waktu yang bisa digunakan untuk strategi, klien baru, atau apa pun selain memformat ulang data yang sama ke dalam template yang sama bulan demi bulan.

Mengapa Sebagian Besar Freelancer Menunda Otomasi Pelaporan Media Sosial

Alasan paling umum freelancer manajer media sosial menunda pengaturan pelaporan klien otomatis adalah karena terasa seperti proyek. Sesuatu yang memerlukan penelitian, keputusan, dan waktu penyiapan yang saat ini tidak mereka miliki. Jadi mereka terus membangun laporan secara manual karena itu adalah jalan paling mudah dalam jangka pendek.

Ironinya adalah bahwa pengaturan pelaporan otomatis untuk satu klien biasanya membutuhkan waktu lebih sedikit daripada membangun laporan klien tersebut secara manual sekali. Anda melakukan pekerjaan penyiapan satu kali dan sistem menangani segalanya setelah itu. Pengembalian investasi waktu awal itu berlipat ganda setiap bulan selama Anda tetap mempertahankan klien tersebut.

Memilih Tempat Untuk Memulai Dengan Dasbor Pelaporan Klien Otomatis Anda

Mulai dengan klien pemeliharaan tertinggi Anda. Klien yang laporannya membutuhkan waktu paling lama, memerlukan pemformatan paling banyak, atau data yang paling Anda takutkan untuk ditarik setiap bulan. Pengaturan otomasi untuk hubungan pelaporan paling menyakitkan Anda terlebih dahulu memberikan pengembalian terbesar secara langsung dan motivasi untuk menerapkannya ke klien lain Anda.

Seorang SMM di Cape Town memulai dengan klien jangka panjangnya yang telah mengumpulkan format laporan kompleks selama tiga tahun bekerja sama. Dia mengharapkan pengaturan menjadi sulit. Butuh sembilan puluh menit termasuk waktu untuk membangun kembali template dalam sistem baru. Laporan yang dulu membutuhkan waktu empat jam sekarang dikirim secara otomatis setiap bulan dan terlihat lebih baik daripada versi yang dia bangun secara manual.

Cara Mengatur Pelaporan Klien Sekali untuk Agensi Pemasaran dan Freelancer

Hubungkan akun Facebook dan Instagram klien melalui proses izin Meta API resmi. Ini adalah langkah satu kali yang memberikan alat pelaporan Anda akses baca ke analitik mereka. Klien Anda perlu menyetujui ini melalui akun Meta mereka sendiri yang membutuhkan waktu sekitar dua menit dan tidak memerlukan pengetahuan teknis dari mereka.

Bangun template bermerek Anda sekali. Unggah logo Anda, atur warna Anda, tambahkan detail domain Anda sehingga laporan dikirim dari alamat email Anda. Pastikan template mencerminkan cara Anda ingin bisnis Anda diwakili karena dokumen ini akan pergi ke klien Anda setiap bulan tanpa Anda meninjau setiap kalinya.

Atur jadwal pengiriman Anda. Pilih tanggal, konfirmasi alamat email penerima, dan tentukan apakah Anda menginginkan langkah persetujuan sebelum laporan dikirim atau apakah Anda menginginkan sepenuhnya otomatis. Untuk sebagian besar hubungan klien yang sudah mapan otomasi penuh adalah pilihan yang tepat. Untuk klien baru langkah persetujuan selama dua atau tiga bulan pertama memungkinkan Anda menambahkan konteks sambil Anda masih belajar apa yang mereka perhatikan.

Apa yang Terjadi pada Waktu Anda Ketika Anda Mengotomatisasi Laporan Media Sosial

Bulan pertama setelah pengaturan pelaporan klien otomatis untuk semua klien Anda terasa aneh. Akhir bulan tiba dan tidak ada yang terjadi di pihak Anda. Tidak ada malam larut mengambil tangkapan layar. Tidak ada pemformatan. Tidak ada mengejar tombol kirim. Laporan hanya keluar.

Seorang SMM freelancer di Bogota menggambarkan bulan pertama sebagai membingungkan. Dia terus mengharapkan ada sesuatu yang harus dilakukan dan tidak ada apa pun. Dia menggunakan waktu itu untuk mengajukan klien baru dan mendaratkan mereka sebelum akhir bulan. Pelaporan klien baru tersebut sepenuhnya otomatis sejak hari pertama.

Penghematan waktu itu nyata tetapi pengurangan beban mental adalah apa yang paling sering dibicarakan oleh sebagian besar freelancer. Pelaporan bukan hanya memakan waktu. Itu adalah sumber stres tingkat rendah yang duduk di latar belakang selama seminggu terakhir setiap bulan. Menghilangkannya mengubah perasaan Anda tentang bisnis Anda, bukan hanya berapa jam Anda bekerja.

Mempertahankan Elemen Manusia dalam Pelaporan Klien Agensi Pemasaran Otomatis

Pelaporan klien otomatis tidak berarti Anda berhenti berpikir tentang hasil klien Anda. Ini berarti pengiriman ditangani sehingga Anda dapat fokus pada analisis. Tinjau data setiap bulan dan jika terjadi sesuatu yang menarik, tambahkan catatan pribadi atau pesan tindak lanjut bersama laporan otomatis. Kombinasi pengiriman otomatis konsisten dan wawasan pribadi sesekali lebih mengesankan daripada pendekatan apa pun saja.

Seorang SMM di Auckland mengirim laporan otomatisnya pada tanggal pertama setiap bulan dan kemudian menindaklanjuti dengan pesan pribadi dua baris pada tanggal ketiga jika ada yang menarik terjadi dalam data bulan itu. Kliennya menerima laporan terstruktur tepat waktu dan pengamatan manusia beberapa hari kemudian. Dia belum pernah kehilangan klien ke pesaing dalam lebih dari dua tahun.

Jika Anda ingin berhenti membuat laporan secara manual, SMMReports terhubung ke akun Facebook dan Instagram klien Anda dan menghasilkan laporan white label PDF bermerek penuh secara otomatis setiap bulan. Jika Anda ingin berhenti membuat laporan secara manual, SMMReports akan melakukannya untuk Anda. Coba gratis di smmreports.com.