स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग: इसे एक बार सेट करें और फिर कभी रिपोर्ट न बनाएं

ओसाका में एक सोशल मीडिया मैनेजर ने गणना की कि उसने अपनी फ्रीलांसिंग की पहली दो वर्षों में क्लाइंट रिपोर्ट बनाने में 340 घंटे बिताए थे। उसने एक विशेष रूप से कठिन रविवार की दोपहर को यह काम किया जब वह उसी क्लाइंट के लिए ग्यारहवीं बार एक रिपोर्ट फिर से बना रही थी। वह दोपहर थी जब उसने स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग सेट करने और कभी वापस न जाने का फैसला किया।

340 घंटे आठ और आधे पूर्ण कार्य सप्ताह हैं। समय जो रणनीति के लिए, नए क्लाइंट के लिए, किसी और चीज़ के लिए जा सकता था उसके बजाय महीने दर महीने एक ही टेम्पलेट में डेटा को पुनः प्रारूपित करने के लिए।

अधिकांश फ्रीलांसर इसे क्यों स्थगित करते हैं

फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग सेट करने में देरी करने का सबसे आम कारण यह है कि यह एक प्रोजेक्ट जैसा लगता है। कुछ ऐसा जिसके लिए शोध, निर्णय और सेटअप समय की आवश्यकता है जो वर्तमान में उनके पास नहीं है। तो वे मैन्युअल रूप से रिपोर्ट बनाते रहते हैं क्योंकि यह अल्पकालीन में कम प्रतिरोध का मार्ग है।

विडंबना यह है कि एक क्लाइंट के लिए स्वचालित रिपोर्टिंग सेट करना आमतौर पर उस क्लाइंट की रिपोर्ट को मैन्युअल रूप से एक बार बनाने से कम समय लगता है। आप सेटअप काम एक बार करते हैं और सिस्टम बाकी सब कुछ संभालता है। उस प्रारंभिक समय निवेश पर रिटर्न हर महीने जटिल होता है जब तक आप उस क्लाइंट को रखते हैं।

कहां से शुरू करना चुनें

अपने सबसे अधिक रखरखाव वाले क्लाइंट से शुरू करें। वह जिसकी रिपोर्ट सबसे अधिक समय लेती है, सबसे अधिक स्वरूपण की आवश्यकता होती है, या जिसका डेटा आप हर महीने खींचने में डरते हैं। अपने सबसे दर्दनाक रिपोर्टिंग संबंध के लिए पहले ऑटोमेशन सेट करना आपको सबसे बड़ी तत्काल रिटर्न और अपने अन्य क्लाइंट में इसे रोल आउट करने की प्रेरणा देता है।

केप टाउन में एक SMM ने अपने सबसे लंबे समय से चल रहे क्लाइंट के साथ शुरुआत की जिसके पास तीन वर्षों के काम करने का एक जटिल रिपोर्ट प्रारूप जमा हो गया था। उसे उम्मीद थी कि सेटअप मुश्किल होगा। इसमें नई प्रणाली में टेम्पलेट को फिर से बनाने का समय सहित नब्बे मिनट लगे। रिपोर्ट जो उसे चार घंटे लगती थी अब हर महीने स्वचालित रूप से जाती है और जो संस्करण वह मैन्युअल रूप से बना रही थी उससे बेहतर दिखता है।

सेटअप प्रक्रिया

आधिकारिक Meta API अनुमति प्रक्रिया के माध्यम से क्लाइंट के Facebook और Instagram खातों को कनेक्ट करें। यह एक बार का कदम है जो आपकी रिपोर्टिंग टूल को उनके विश्लेषण के लिए पढ़ने का एक्सेस देता है। आपके क्लाइंट को इसे अपने Meta खाते के माध्यम से मंजूरी देनी होगी जो लगभग दो मिनट लगता है और उनके हिस्से पर कोई तकनीकी ज्ञान की आवश्यकता नहीं है।

अपना ब्रांडेड टेम्पलेट एक बार बनाएं। अपना लोगो अपलोड करें, अपने रंग सेट करें, अपना डोमेन विवरण जोड़ें ताकि रिपोर्ट आपके ईमेल पते से जाए। सुनिश्चित करें कि टेम्पलेट दर्शाता है कि आप चाहते हैं कि आपके व्यवसाय का प्रतिनिधित्व कैसे हो क्योंकि यह दस्तावेज़ हर महीने आपके क्लाइंट को बिना आपके इसकी समीक्षा किए जाएगा।

अपनी डिलीवरी शेड्यूल सेट करें। तारीख चुनें, प्राप्तकर्ता ईमेल पते की पुष्टि करें, और निर्णय लें कि क्या आप रिपोर्ट भेजने से पहले एक अनुमोदन चरण चाहते हैं या क्या आप इसे पूरी तरह स्वचालित रूप से जाना चाहते हैं। अधिकांश स्थापित क्लाइंट संबंधों के लिए पूर्ण ऑटोमेशन सही कॉल है। नए क्लाइंट के लिए पहले दो या तीन महीनों के लिए एक अनुमोदन कदम आपको संदर्भ जोड़ने देता है जबकि आप अभी भी सीख रहे हैं कि वे किस पर ध्यान देते हैं।

आपके समय का क्या होता है

अपने सभी क्लाइंट के लिए स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग सेट करने के बाद पहला महीना अजीब महसूस होता है। महीने का अंत आता है और आपके छोर पर कुछ नहीं होता है। कोई देर रात की स्क्रीनशॉट नहीं। कोई स्वरूपण नहीं। कोई भेजने वाली बटन को पकड़ना नहीं। रिपोर्ट बस चली जाती है।

बोगोटा में एक फ्रीलांस SMM ने पहले महीने को भटकाव भरा बताया। वह लगातार यह सोच रही थी कि उसके पास कुछ करना है और कुछ नहीं था। उसने महीने के अंत से पहले एक नए क्लाइंट को पिच करने के लिए समय का उपयोग किया और उन्हें उतरा। उस नए क्लाइंट की रिपोर्टिंग दिन एक से स्वचालित थी।

समय की बचत वास्तविक है लेकिन मानसिक भार में कमी वह है जो अधिकांश फ्रीलांसर सबसे अधिक बात करते हैं। रिपोर्टिंग केवल समय लेने वाली नहीं है। यह कम-स्तर के तनाव का एक स्रोत है जो हर महीने के अंतिम सप्ताह के लिए पृष्ठभूमि में बैठता है। इसे हटाना बदलता है कि आप अपने व्यवसाय के बारे में कैसा महसूस करते हैं, सिर्फ कितने घंटे आप काम नहीं करते हैं।

मानवीय तत्व को बनाए रखना

स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग का मतलब यह नहीं है कि आप अपने क्लाइंट के परिणामों के बारे में सोचना बंद कर देते हैं। इसका मतलब है कि डिलीवरी को संभाला जाता है ताकि आप विश्लेषण पर ध्यान केंद्र कर सकें। हर महीने डेटा की समीक्षा करें और जहां कुछ दिलचस्प हुआ, स्वचालित रिपोर्ट के साथ एक व्यक्तिगत नोट या अनुवर्ती संदेश जोड़ें। सुसंगत स्वचालित डिलीवरी और अनिवार्य व्यक्तिगत अंतर्दृष्टि का यह संयोजन अकेले किसी भी दृष्टिकोण से अधिक प्रभावशाली है।

ऑकलैंड में एक SMM हर महीने की पहली तारीख को अपनी स्वचालित रिपोर्ट भेजता है और फिर तीसरी तारीख को एक दो-पंक्ति व्यक्तिगत संदेश के साथ अनुवर्ती करता है यदि डेटा में कुछ दिलचस्प हुआ हो। उसके क्लाइंट को समय पर संरचित रिपोर्ट मिलती है और कुछ दिन बाद एक मानवीय अवलोकन। उसने दो वर्ष से अधिक समय से प्रतिद्वंद्वी को क्लाइंट नहीं खोया है।

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