सोशल मीडिया मैनेजर्स के लिए स्वचालित रिपोर्ट: उन्हें कैसे सेट करें

जोहान्सबर्ग की एक सोशल मीडिया मैनेजर हर महीने अपने सबसे बड़े क्लाइंट के लिए चार घंटे एक ही रिपोर्ट बनाने में लगाती थी। एक जैसी संरचना, एक जैसे सेक्शन, एक जैसे फॉन्ट, एक जैसी लोगो प्लेसमेंट। वह अनिवार्य रूप से साल में बारह बार एक ही काम कर रही थी। जिस महीने उसने आखिरकार स्वचालित रिपोर्ट सेट अप किए, उसे वे चार घंटे वापस मिल गए और उसने उन्हें एक नए क्लाइंट को ऑनबोर्ड करने में लगाए।

स्वचालित रिपोर्ट बड़ी टीमों वाली एजेंसियों के लिए एक विलासिता नहीं हैं। वे एक फ्रीलांस व्यवसा के बीच का अंतर हैं जो स्केल करता है और वह जो समय के लिए पैसे का व्यापार निश्चित छत पर करता रहता है।

स्वचालित रिपोर्टिंग वास्तव में क्या मायने रखती है

स्वचालित रिपोर्टिंग का मतलब है कि आपका क्लाइंट अपनी मासिक सोशल मीडिया रिपोर्ट प्राप्त करता है बिना आपके डेटा को मैन्युअली खींचे, एक दस्तावेज़ को फॉर्मेट किए, या भेजने को दबाए। सिस्टम आपके क्लाइंट के सोशल खातों से कनेक्ट होता है, वास्तविक नंबर खींचता है, उन्हें एक ब्रांडेड टेम्पलेट में डालता है, और एक शेड्यूल पर रिपोर्ट डिलीवर करता है जो आप एक बार सेट करते हैं।

यह एक रिपोर्टिंग डैशबोर्ड से अलग है जिसमें आपका क्लाइंट लॉग इन करता है। स्वचालित रिपोर्ट क्लाइंट को एक तैयार PDF के रूप में दिए जाते हैं, आमतौर पर ईमेल द्वारा, हर महीने की एक ही तारीख को। क्लाइंट को कहीं भी लॉग इन करने या कच्चे डेटा की व्याख्या करने की आवश्यकता नहीं है। वे एक स्वच्छ दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं जो उनके महीने की कहानी बताता है।

मैनचेस्टर की एक फ्रीलांस SMM जो ग्यारह क्लाइंट्स को मैनेज करती है उसने यह अच्छी तरह कहा: रिपोर्ट चली जाती है चाहे वह काम कर रही हो, छुट्टी पर हो, या पारिवारिक आपातकाल से जूझ रही हो। यह उसे याद रखने पर निर्भर नहीं करता कि वह इसे करे।

चरण एक: अपने क्लाइंट के खातों को कनेक्ट करें

स्वचालित रिपोर्ट सेट अप करने का पहला कदम आपके क्लाइंट के Facebook और Instagram खातों को उस रिपोर्टिंग टूल से कनेक्ट करना है जो आप उपयोग कर रहे हैं। इसके लिए आपके क्लाइंट को Meta की आधिकारिक अनुमति प्रक्रिया के माध्यम से पहुँच देनी होगी। यह लगभग दो मिनट लगता है और केवल एक बार होने की आवश्यकता है।

अधिकांश क्लाइंट इसके साथ सहज होते हैं जब आप समझाते हैं कि आपको उनकी विश्लेषण खींचने के लिए केवल-पठन पहुँच की आवश्यकता है। आप उनकी ओर से इस कनेक्शन के माध्यम से पोस्ट नहीं कर रहे हैं, केवल प्लेटफॉर्म द्वारा पहले से ट्रैक किए गए नंबर पढ़ रहे हैं। इसे ऐसे फ्रेम करें कि आप अपना काम सही तरीके से करने के लिए जिस डेटा की आवश्यकता है उसे आप दे रहे हैं।

कनेक्ट होने के बाद, टूल रीच, फॉलोअर ग्रोथ, एंगेजमेंट, टॉप पोस्ट, ऑडियंस डेमोग्राफिक्स, और बहुत कुछ रोलिंग आधार पर खींच सकता है। आपको उनके खाते में नंबर स्क्रीनशॉट करने के लिए कभी भी लॉग इन करने की आवश्यकता नहीं है।

चरण दो: अपना ब्रांडेड टेम्पलेट सेट अप करें

टेम्पलेट वह है जो स्वचालित रिपोर्ट को जेनेरिक के बजाय पेशेदार बनाता है। अपना लोगो, अपने ब्रांड रंग, और अपनी व्यवसाय का नाम जोड़ें ताकि रिपोर्ट आपके ब्रांड के तहत चली जाए, न कि टूल के। आपका क्लाइंट कुछ ऐसा प्राप्त करना चाहिए जो ऐसा लगे कि आपने इसे विशेष रूप से उनके लिए बनाया है, न कि कुछ ऐसा जो सॉफ़्टवेयर आउटपुट की चिल्लाहट करे।

अधिकांश अच्छे रिपोर्टिंग टूल आपको एक कस्टम सेंडर ईमेल और डोमेन भी सेट करने देते हैं। जब रिपोर्ट आपके क्लाइंट के इनबॉक्स में पहुँचती है तो यह एक तीसरे पक्ष के प्लेटफॉर्म से नहीं, आपके ईमेल पते से आनी चाहिए। वह विवरण अधिकांश फ्रीलांसर को महसूस करने से अधिक मायने रखता है। यह सुदृढ़ करता है कि आप वह विशेषज्ञ हैं जो उनके सोशल मीडिया को चला रहे हैं, न कि एक सॉफ़्टवेयर का टुकड़ा।

सिडनी की एक SMM जिसने स्वचालित रिपोर्ट पर स्विच किया कहा कि उसके क्लाइंट्स ने वास्तव में नई रिपोर्ट की प्रशंसा की बिना जाने कि बैकएंड पर कुछ बदल गया था। ब्रांडेड टेम्पलेट उससे अधिक पॉलिश दिख रहा था जो वह Canva में मैन्युअली बनाई जा रही थी।

चरण तीन: शेड्यूल सेट करें और अनुमोदित करें या स्वचालित करें

एक बार कनेक्शन और टेम्पलेट जगह में होने के बाद, अपनी डिलीवरी तारीख चुनें। अधिकांश फ्रीलांसर महीने के पहले या दूसरे पर पिछले महीने के प्रदर्शन को कवर करते हुए रिपोर्ट भेजते हैं। यह एक बार सेट करें और सिस्टम वहाँ से इसे संभालता है।

कुछ रिपोर्टिंग टूल एक अनुमोदन कदम देते हैं जहाँ आप इसे बाहर जाने से पहले रिपोर्ट की समीक्षा करते हैं। यह जब आप किसी नए क्लाइंट के साथ शुरुआत कर रहे हों तो उपयोग करने लायक है या जब आप जानते हों कि उनके खाते को एक असामान्य महीना था जिस पर आप संदर्भ जोड़ना चाहते हैं। एक बार आप आउटपुट में आत्मविश्वासी हों आप पूरी तरह स्वचालित डिलीवरी पर स्विच कर सकते हैं और स्वयं को प्रक्रिया से पूरी तरह हटा सकते हैं।

फिलीपींस में एक VA अपनी बारह क्लाइंट्स में से दो के लिए अनुमोदन कदम का उपयोग करती है जो उनकी रिपोर्ट के बारे में विस्तृत सवाल पूछते हैं। बाकी दस के लिए वह रिपोर्ट स्वचालित रूप से चली जाने देती है और उस समय को कंटेंट क्रिएशन पर लगाती है।

रिपोर्टिंग स्वचालित होने पर क्या बदलता है

स्पष्ट परिवर्तन समय है। अधिकांश सोशल मीडिया मैनेजर जो स्वचालित रिपोर्टिंग पर स्विच करते हैं प्रति क्लाइंट प्रति महीने एक से दो घंटे बचाते हैं। दस क्लाइंट्स पर यह दस से बीस घंटे महीने में है जो आपको अपने व्यवसा को वास्तव में बढ़ाने वाले काम पर लगाने के लिए वापस मिलते हैं।

कम स्पष्ट परिवर्तन स्थिरता है। स्वचालित रिपोर्ट हर महीने एक ही तारीख को बिना असफल रूप में चली जाती हैं। क्लाइंट्स उन्हें प्रत्याशा करने लगते हैं। वह पूर्वाभासयोग्यता एक प्रकार की शांत विश्वास बनाती है जो किसी अन्य तरीके से हासिल करना कठिन है। आप वह पेशेदर बन जाते हैं जो हमेशा समय पर डिलीवर करता है, भले ही आप समतल हों।

क्लाइंट प्रतिधारण कोण भी है। टोरंटो की एक सोशल मीडिया मैनेजर ने स्वचालित मासिक रिपोर्ट पर स्विच करने से पहले और बाद में अपने क्लाइंट चर्न को ट्रैक किया। इससे पहले के साल में उसने चार क्लाइंट्स खोए। उसके बाद के साल में वह एक खो गई। वह लगातार रिपोर्टिंग के लिए क्लाइंट प्रतिधारण का श्रेय देती है जो क्लाइंट्स को हर महीने एक स्पष्ट अनुस्मारक देती है कि वह उनके लिए क्या कर रही है और यह retainer के लिए क्यों लायक था।

स्वचालित न करने की लागत

हर महीने जो आप मैन्युअली रिपोर्ट बनाते हैं वह महीना है कि आप अपने स्वयं की वृद्धि को कैप कर रहे हैं। आप केवल उतने क्लाइंट्स ही ले सकते हैं जितने घंटे आपके पास उन पर रिपोर्ट करने के लिए हैं। दस क्लाइंट्स पर मैन्युअली रिपोर्ट बनाने वाला फ्रीलांसर अनिवार्य रूप से एक दीवार से टकरा गया है जब तक वह कीमतें में काफी वृद्धि न करें या काम को मोड़ना शुरू न करें।

स्वचालन उस छत को हटाता है। इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपने क्लाइंट्स के लिए कम काम करते हैं। इसका मतलब है कि नौकरी का प्रशासनिक भाग उस समय को खाना बंद करता है जो आपको रणनीति और कंटेंट पर बिताना चाहिए।

अगर आप मैन्युअल रिपोर्ट बनाना बंद करना चाहते हैं, तो SMMReports यह आपके लिए करता है। smmreports.com पर मुफ़्त आज़माएँ।