क्लाइंट्स के साथ व्यावसायिक घंटों के बाहर संदेशों के लिए सीमाएं कैसे निर्धारित करें

सोफी, मेलबर्न में एक फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर, रात 2:47 बजे अपने फोन की गूंज से जाग गई। एक क्लाइंट के तीन व्हाट्सएप संदेश पूछ रहे थे कि क्या वह उनकी फ्लैश सेल के बारे में "अभी" कुछ पोस्ट कर सकती है। वह तीन घंटे सोई थी। क्लाइंट ने एक प्रतियोगी के पोस्ट की स्क्रीनशॉट, दो कैप्शन विचार, और एक फॉलो-अप संदेश भेजा था जो बस "??" कहता था। यह उस सप्ताह चौथी बार था।

यदि आप फ्रीलांसर के रूप में सोशल मीडिया क्लाइंट्स का प्रबंधन कर रहे हैं, तो आप सोफी हैं। शायद संदेश शनिवार को 10 बजे रात को स्लैक के माध्यम से आते हैं। शायद यह रविवार को सुबह 6 बजे Instagram पर एक वॉइस नोट है। शायद यह एक ईमेल है जिसे "तत्काल" चिह्नित किया गया है जो आपकी बेटी के जन्मदिन की पार्टी के दौरान आता है। प्लेटफॉर्म कभी सोते नहीं हैं, और कुछ क्लाइंट्स मानते हैं कि आप भी नहीं चाहिए।

समस्या यह नहीं है कि क्लाइंट्स संपर्क करते हैं। समस्या यह है कि स्पष्ट सीमाओं के बिना, आप एक स्थायी उपलब्धता की स्थिति में समाप्त होते हैं जो नाराजगी, बर्नआउट, और विडंबना से भरे हुए काम की गुणवत्ता को बदतर बनाती है। सीमाएं निर्धारित करना मुश्किल होने के बारे में नहीं है। यह एक टिकाऊ व्यवसाय बनाने के बारे में है जहां आप और आपके क्लाइंट्स दोनों बेहतर परिणाम प्राप्त करते हैं।

क्लाइंट्स पहले स्थान पर सभी घंटों में संदेश क्यों भेजते हैं

अधिकांश क्लाइंट्स जो व्यावसायिक घंटों के बाहर संदेश भेजते हैं, वे अनादरणीय होने का प्रयास नहीं कर रहे हैं। वे विषम समय पर अपने व्यवसाय के बारे में सोच रहे हैं, कुछ देखते हैं जो एक विचार को प्रज्वलित करता है, और भूलने से पहले एक संदेश भेज देते हैं। उनके लिए, संदेश भेजना और तत्काल प्रतिक्रिया की अपेक्षा करना दो अलग-अलग चीजें हैं। लेकिन संदर्भ के बिना, आप नहीं जानते कि कौन सी है।

टोरंटो में एक सोशल मीडिया मैनेजर ने मुझे एक क्लाइंट के बारे में बताया जो मध्यरात्रि में सामग्री विचार भेजते थे, फिर परेशान हो जाते थे जब वे 9 बजे तक लागू नहीं किए गए थे। क्लाइंट को सचमुच लगा कि वह जब भी प्रेरणा आए तब विचार साझा करके मददगार हो रहा है। फ्रीलांसर को लगा कि उसे प्रतिक्रिया समय पर परीक्षण किया जा रहा है। किसी ने भी वास्तव में अपेक्षाओं पर चर्चा नहीं की थी।

कुछ क्लाइंट्स इस तथ्य के साथ भी संघर्ष करते हैं कि सोशल मीडिया अनौपचारिक लगता है। वे आपको Instagram पर फॉलो करते हैं, वे आपकी कहानियां देखते हैं, वे उन्हीं प्लेटफॉर्म पर ब्रांड्स को सारे दिन संदेश भेजते हैं। व्यावसायिक संचार और आकस्मिक चैट के बीच की रेखा धुंधली हो जाती है। आपका काम वह रेखा स्पष्ट रूप से और दया से खींचना है।

समस्या शुरू होने से पहले अपेक्षाएं निर्धारित करना

लागू करने के लिए सबसे आसान सीमा वह है जो आप ऑनबोर्डिंग के दौरान निर्धारित करते हैं। काम शुरू करने से पहले, नए क्लाइंट्स को सटीक बताएं कि आप कब उपलब्ध हैं और प्रतिक्रिया कितनी जल्दी दे सकते हैं। केप टाउन में एक फ्रीलांसर हर अनुबंध में एक संचार अनुभाग शामिल करता है जो व्यावसायिक घंटे, प्रतिक्रिया समय की प्रतिबद्धताओं, और किस प्रकार के संदेश के लिए कौन सा प्लेटफॉर्म निर्दिष्ट करता है।

वह क्लाइंट्स को बताती हैं कि गैर-तत्काल प्रश्नों का उत्तर 24 व्यावसायिक घंटों के भीतर दिया जाता है। तत्काल अनुरोध, एक लाइव अभियान को प्रभावित करने वाली या संकट प्रतिक्रिया को परिभाषित किया जाता है, व्यावसायिक घंटों के दौरान दो घंटों के भीतर उत्तर दिया जाता है। बाकी सब कुछ इंतजार करता है। उसने इस नीति पर कभी क्लाइंट नहीं खोया है, क्योंकि वह किसी को विभिन्न अपेक्षाएं विकसित करने से पहले इसे निर्धारित करती है।

प्लेटफॉर्म के बारे में भी विशिष्ट रहें। मनीला में एक फ्रीलांसर रणनीति चर्चा और अनुमोदन के लिए ईमेल का उपयोग करता है, व्यावसायिक घंटों के दौरान त्वरित प्रश्नों के लिए स्लैक, और केवल वास्तविक आपातकाल के लिए अपने फोन नंबर को सुरक्षित रखता है। वह लिखित रूप में "आपातकाल" को खाता सुरक्षा समस्याओं या पीआर संकटों के रूप में परिभाषित करता है, न कि अंतिम मिनट की सामग्री विचारों या संपृक्त प्रश्नों के रूप में।

जब सीमाएं पहले से निर्धारित नहीं की गई थीं तो क्या करें

यदि आप पहले से ही एक क्लाइंट के साथ काम कर रहे हैं जो सभी घंटों में संदेश भेजता है, तो आप अभी भी एक अजीब टकराव के बिना इसे ठीक कर सकते हैं। अपनी स्वयं की भूमिका को पैटर्न बनाने में स्वीकार करके शुरू करें। यदि आप तीन महीने के लिए रात 11 बजे के संदेशों का जवाब मिनटों के भीतर दे रहे हैं, तो क्लाइंट सोचता है कि यह सामान्य है।

बर्मिंघम में एक सोशल मीडिया मैनेजर एक समस्याग्रस्त क्लाइंट को प्रतिक्रियाओं को बैच करना शुरू करती है। संध्या के संदेशों का तुरंत जवाब देने के बजाय, वह उन्हें पढ़ेगी लेकिन अगली सुबह 9 बजे तक प्रतीक्षा करेगी। दो हफ्ते के बाद, क्लाइंट स्वाभाविक रूप से समायोजित किया और तत्काल प्रतिक्रिया की अपेक्षा करना बंद कर दिया। उसे "बातचीत" करने की जरूरत नहीं थी क्योंकि उसने व्यवहार पैटर्न को चुपचाप बदल दिया।

जब आपको इसे सीधे संबोधित करने की आवश्यकता हो, तो इसे बेहतर सेवा गुणवत्ता के चारों ओर तैयार करें। कुछ इस तरह: "मैं सुनिश्चित करना चाहता हूं कि मैं व्यावसायिक घंटों के दौरान आपके खाते को पूरा ध्यान दे रहा हूं। आगे से, मैं सोमवार से शुक्रवार सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक संदेशों का जवाब दूंगा, गैर-तत्काल वस्तुओं पर 24 घंटे की बारी के साथ। इस तरह मैं निरंतर प्रतिक्रिया मोड में होने के बजाय रणनीति और सामग्री गुणवत्ता पर ध्यान केंद्रित कर सकता हूं।"

अधिकांश क्लाइंट्स इसके लिए अच्छी तरह से प्रतिक्रिया देते हैं क्योंकि यह सीमाओं को उनके लिए एक लाभ के रूप में स्थापित करता है, जो यह वास्तव में है। थके हुए, नाराज फ्रीलांसर जो 24/7 कॉल पर महसूस करते हैं, वे उन लोगों की तुलना में बदतर काम करते हैं जिनके पास स्पष्ट कार्य घंटे और मानसिक स्थान है।

स्वचालित सीमाएं बनाने के लिए उपकरण का उपयोग करना

आपके उपकरण आपके लिए सीमाएं लागू कर सकते हैं। व्यावसायिक घंटों के बाहर ईमेल के लिए ऑटो रेस्पॉन्डर चालू करें। स्लैक स्थिति संदेशों का उपयोग करें जो बताते हैं कि आप कब वापस आएंगे। व्हाट्सएप पर, आप शाम और सप्ताहांत के दौरान दूर संदेश सेट करने के लिए व्यावसायिक सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं।

कुछ फ्रीलांसर केवल क्लाइंट सामग्री के लिए नहीं बल्कि अपने स्वयं के संचार के लिए शेड्यूलिंग उपकरण का उपयोग करते हैं। वैंकूवर में एक मैनेजर शाम को क्लाइंट संदेशों का जवाब लिखता है जब उसके पास सोचने का समय है, लेकिन अगली सुबह 9 बजे भेजने के लिए उन्हें शेड्यूल करता है। यह 24/7 उपलब्धता का प्रभाव देता है जबकि अभी भी उसे अपनी शेड्यूल के अनुसार काम करने देता है।

रिपोर्टिंग के लिए विशेष रूप से, स्वचालन तनाव का एक विशाल स्रोत हटाता है। जब क्लाइंट्स अपनी रिपोर्ट को SMMReports जैसे उपकरण के माध्यम से एक्सेस कर सकते हैं, तो आप उन्हें मैन्युअल रूप से बनाने और भेजने के लिए प्रतीक्षा नहीं कर सकते, वे आपको अपडेट के लिए संदेश भेजना बंद कर देते हैं। डेटा बस वहां है जब वे इसे चाहते हैं, जो स्वाभाविक रूप से आपकी उपलब्धता और उनकी जानकारी तक पहुंच के बीच अलगाव बनाता है।

परमाणु विकल्प: क्लाइंट्स को फायर करना जो सीमाओं का सम्मान नहीं करेंगे

कभी-कभी एक क्लाइंट सीधे अनुभव नहीं करेगा कि आप उन्हें कितनी स्पष्ट रूप से संचार करें, भले ही वह कैसे भी हो। बेंगलुरु में एक फ्रीलांसर के पास एक क्लाइंट था जो रविवार को सुबह 7 बजे उसके व्यक्तिगत फोन पर कॉल करता था, उसके बताए गए समय के दौरान 40 संदेश धागे भेजता था, और प्रतिक्रियाएं तत्काल नहीं होने पर गुस्सा हो जाता था। उसे आशा थी कि क्लाइंट छोड़ जाएगा अपनी दरें बढ़ा सकता है। वे वृद्धि का भुगतान करते थे और व्यवहार जारी रखते थे।

अंत में उसने एक महीने की नोटिस के साथ अनुबंध समाप्त किया, एक अन्य मैनेजर को संदर्भित किया जो विभिन्न घंटों में काम करता था। यह एक भुगतान करने वाले क्लाइंट को फायर करने के लिए डरावना था, लेकिन वह तुरंत हल्का महसूस किया। वह मानसिक स्थान जो क्लाइंट ने कब्जा कर ली थी वह मासिक प्रतिधारण से अधिक थी। दो महीने के भीतर उसने उस आय को एक क्लाइंट से बदल दिया जो व्यावसायिक सीमाओं का सम्मान करता था।

आपको सीमा उल्लंघन को सहन करने की जरूरत नहीं है क्योंकि कोई आपको भुगतान करता है। वास्तव में, क्लाइंट्स जो आपके समय का सम्मान नहीं करते हैं, वे अक्सर आपकी विशेषज्ञता का भी सम्मान नहीं करते हैं, और वे संबंध स्वयं पर सुधार नहीं करते हैं।

अच्छी सीमाएं वास्तव में व्यावहार में कैसी दिखती हैं

स्वस्थ क्लाइंट सीमाएं कठोर या सहायक नहीं होने का मतलब नहीं है। इसका मतलब है स्पष्ट होना। डबलिन में एक सोशल मीडिया मैनेजर के पास व्यावसायिक घंटे 10 बजे से शाम 6 बजे तक हैं, लेकिन वह क्लाइंट्स को पहले से बताती है कि वह शाम 8 बजे संदेशों को एक बार जांचती है कि कुछ तत्काल हो गया हो। वह संध्या जांच भी सीमित है। अगर सुबह तक सचमुच इंतजार नहीं कर सकता तो वह जवाब नहीं देती।

वह अपनी प्रक्रियाओं में बफर समय भी बनाती है। क्लाइंट रिपोर्ट SMMReports के माध्यम से प्रत्येक महीने के 3 दिन जाती है, इसलिए क्लाइंट्स को पता है कि बिना पूछे उन्हें कब अपेक्षा करनी है। सामग्री कैलेंडर हर शुक्रवार को अगले सप्ताह के लिए प्रदान किया जाता है। अनुमोदन अनुरोधों में 48 घंटे की बारी नीति है। सब कुछ की एक प्रणाली है, जिसका मतलब विषम घंटों पर कम आश्चर्य अनुरोध हैं।

जो क्लाइंट्स लंबी अवधि के लिए रहते हैं, वे ऐसे हैं जो इन प्रणालियों की सराहना करते हैं। वे जानते हैं कि क्या अपेक्षा करनी है, वे सुसंगत गुणवत्ता प्राप्त करते हैं, और वे सम्मान करते हैं कि उनके सोशल मीडिया मैनेजर के पास उनके खाते के बाहर एक जीवन है। जो क्लाइंट्स मध्य-स्तरीय मासिक प्रतिधारण के लिए 24/7 कॉल पर कोई चाहते थे। उन्हें जाने दें।

सीमाएं निर्धारित करना बुरी सेवा प्रदान करने के समान नहीं है। यह वास्तव में टिकाऊ, उच्च गुणवत्ता वाली सेवा प्रदान करने की नींव है जो आपको फ्रीलांसिंग के दूसरे वर्ष से पहले बर्नआउट नहीं करेगी। क्लाइंट्स जो रखने लायक हैं, वे समझेंगे कि।

अगर आप मैन्युअल रिपोर्ट बनाना बंद करना चाहते हैं, तो SMMReports यह आपके लिए करता है। smmreports.com पर मुफ़्त आज़माएँ।