क्लाइंट को मासिक से त्रैमासिक रिपोर्टिंग में कैसे स्थानांतरित करें

केप टाउन के मार्कस अपने ई-कॉमर्स क्लाइंट को अठारह महीने से हर महीने रिपोर्ट भेज रहे थे, एक भी डेडलाइन मिस किए बिना। हर महीने स्क्रीनशॉट, मेट्रिक संग्रह, कमेंटरी लेखन और PDF फॉर्मेटिंग में पैंतालीस मिनट। उनका क्लाइंट शायद साठ प्रतिशत बार उन्हें खोलता था। एक गुरुवार की दोपहर को, जब उस हफ्ते तीसरी बार उसी रिपोर्ट टेम्पलेट को दोबारा बनाया जा रहा था, मार्कस को एहसास हुआ: वह एक क्लाइंट के लिए मासिक बारह घंटे खर्च कर रहे थे जो उन्हें मुश्किल से देखता है, जबकि क्लाइंट मासिक अपडेट के लिए भुगतान कर रहा था जिसकी उसे वास्तव में जरूरत नहीं है।

यह वह क्षण है जिसका अधिकांश फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर सामना करते हैं लेकिन कभी व्यक्त नहीं करते। आपने कुछ ऐसा बनाया है जो काम करता है, आपने अपने मूल्य को साबित किया है, और अब आप एक रिपोर्टिंग चक्र में फंसे हैं जो किसी को भी सेवा नहीं देता। क्लाइंट को मासिक से त्रैमासिक रिपोर्टिंग में स्थानांतरित करना आलस के बारे में नहीं है। यह आपके समय के साथ स्मार्ट होने के बारे में है और अक्सर आपके क्लाइंट को इस प्रक्रिया में बेहतर अंतर्दृष्टि देता है।

परिपक्व खातों के लिए त्रैमासिक रिपोर्टिंग समझदारी क्यों है

मासिक रिपोर्ट तब शानदार काम करते हैं जब आप क्लाइंट को ऑनबोर्ड कर रहे हों या जब आप महत्वपूर्ण बजट वाले भुगतान विज्ञापन खाता प्रबंधित कर रहे हों। उन परिदृश्यों में, अस्थिरता वास्तविक है और क्लाइंट को बार-बार अपडेट की आवश्यकता है। लेकिन एक बार जब सोशल मीडिया खाता परिपक्वता के बेसलाइन स्तर तक पहुंचता है—आमतौर पर छह से नौ महीने के आसपास—महीने-दर-महीने के उतार-चढ़ाव शोर बन जाते हैं, संकेत नहीं।

इसके बारे में डेटा परिप्रेक्ष्य से सोचें। यदि आप ब्रिस्बेन में एक स्थानीय सेवा व्यवसाय के लिए एक जैविक सोशल खाता प्रबंधित कर रहे हैं, तो एक महीने में क्या सार्थक परिवर्तन होते हैं? शायद एनगेजमेंट दो प्रतिशत ऊपर गई। शायद आपने पचास फॉलोअर जोड़े। ये सूक्ष्म आंदोलन आपको यह नहीं बताते कि आपकी रणनीति काम कर रही है या नहीं। लेकिन एक साथ तीन महीने का डेटा देखें और अचानक पैटर्न उभरते हैं। आप मौसमी प्रवृत्तियों को देख सकते हैं। आप माप सकते हैं कि आपके सामग्री समायोजन ने वास्तव में सुई को हिलाया या नहीं। आप रणनीति के बारे में एक वास्तविक बातचीत कर सकते हैं बजाय नंबर दोहराने के।

लंदन में एक फ्रीलांस SMM एक B2B SaaS क्लाइंट के साथ काम करते हुए इस सटीक समस्या का सामना कर रहा था। वह मासिक रिपोर्ट भेज रहा था जो हर महीने समान दिखते थे: समान एनगेजमेंट दरें, समान फॉलोअर वृद्धि, समान सामग्री विषय। जब वह त्रैमासिक रिपोर्टिंग में चली गई, तो उसके पास अचानक यह खोदने के लिए जगह थी कि वास्तव में क्या हो रहा था। क्या कुछ सामग्री स्तंभ बेहतर प्रदर्शन कर रहे थे? क्या एनगेजमेंट महीने एक में पिछड़ गया लेकिन महीने दो और तीन में बढ़ गया क्योंकि लंबी बिक्री चक्र थी? त्रैमासिक दृश्य ने इन सवालों का जवाब दिया। मासिक दृश्य ने बस डेटा को पुनर्चक्रित किया।

आपके क्लाइंट ने आपको उनके व्यवसाय को बढ़ाने के लिए नियुक्त किया, उन्हें अनुसूची पर अपडेट करने के लिए नहीं। त्रैमासिक रिपोर्टिंग उस संबंध का सम्मान करता है।

वह बातचीत जो संक्रमण को सुचारू बनाती है

आप बस मासिक रिपोर्ट भेजना बंद नहीं कर सकते। यह एक संक्रमण नहीं है, यह एक गायब होना है। बातचीत को जानबूझकर और इसके साथ स्पष्ट तर्क के साथ होना चाहिए।

यह बातचीत प्राकृतिक मील के पत्थर पर शुरू करें। बारह महीने की साझेदारी एक परिपूर्ण क्षण है। आप इसे परिवर्तन के बजाय विकास के रूप में फ्रेम कर सकते हैं। कुछ ऐसा: "मैं सोच रहा हूं कि इन रिपोर्ट को आपके लिए अधिक मूल्यवान कैसे बनाया जाए। अभी हम मासिक डेटा की समीक्षा कर रहे हैं, और ईमानदारी से, एक महीना हमें यह नहीं बताता कि हमारी रणनीति काम कर रही है या नहीं। अगली त्रैमासिक से, मैं त्रैमासिक रिपोर्ट में जाना चाहूंगा जहां हम तीन महीने के डेटा को एक साथ देख सकें और वास्तविक पैटर्न की पहचान कर सकें। रिपोर्ट लंबी और अधिक रणनीतिक होंगी, और हमारे पास उनके माध्यम से चलने के लिए एक त्रैमासिक कॉल भी होगा। इस तरह आपको गहराई और बातचीत दोनों मिलती हैं।"

ध्यान दें कि आप यहां क्या कर रहे हैं: आप अपने लिए समय बचा नहीं रहे, आप उनकी सेवा में सुधार कर रहे हैं। यह वह फ्रेमिंग है जो काम करता है। मनीला में एक फ्रीलांस SMM ने अपने दृष्टिकोण साझा किए: वह हमेशा त्रैमासिक कॉल घटक पर जोर देता था। वह कॉल वह जगह बन गया जहां वास्तविक रणनीति हुई बजाय संख्या पाठ के। क्लाइंट को केवल एक मासिक प्रशासनिक कार्य की जांच करने के बजाय समर्पित सोच का समय मिल गया।

एक सुरक्षा खंड में बिल्ट करें। आप कह सकते हैं: "आइए इसे दो त्रैमासिकों के लिए चलाएं और चेक इन करें। यदि आप महसूस करते हैं कि आपको मासिक अपडेट की आवश्यकता है, तो हम निश्चित रूप से उस लय में वापस जा सकते हैं।" अधिकांश क्लाइंट वापस जाने के लिए नहीं कहेंगे। वे त्रैमासिक दृष्टिकोण में अंतर महसूस करने के बाद वास्तव में पसंद करेंगे।

आपकी वास्तविक रिपोर्टिंग प्रक्रिया में क्या बदलता है

त्रैमासिक रिपोर्टिंग की सुंदरता यह है कि यह तीन मासिक रिपोर्ट एक साथ नहीं है। यह पूरी तरह से एक अलग जानवर है। आप आकृति को नहीं, प्रवृत्तियों को देख रहे हैं।

आपकी त्रैमासिक रिपोर्ट में एक त्रैमासिक आख्यान शामिल होना चाहिए। इन बारह हफ्तों में क्या हुआ? तीन सबसे बड़ी जीतें क्या थीं? एक क्षेत्र कौन सा था जिसने आपको आश्चर्यचकित किया या समायोजन की आवश्यकता थी? सिडनी में एक फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर को लगा कि यह आख्यान खंड उसकी रिपोर्ट का सबसे मूल्यवान हिस्सा बन गया। क्लाइंट उसकी सोच देख सकते थे, सिर्फ उसका डेटा संग्रह नहीं।

आपको आगे की ओर देखने वाली सिफारिशें भी शामिल करनी चाहिए। Q3 में आपने जो सीखा उसके आधार पर, यहाँ है कि हम Q4 में क्या परीक्षण करने जा रहे हैं। यह रणनीतिक सोच है जो मासिक रिपोर्ट में सरल नहीं है क्योंकि आपके पास अभी तक सार्थक परिवर्तन प्रस्तावित करने के लिए पर्याप्त डेटा नहीं है। त्रैमासिक रिपोर्ट के साथ, आपके पास वास्तव में वास्तविक अवलोकन द्वारा समर्थित परिवर्तन प्रस्तावित करने के लिए जगह है।

SMMReports जैसे उपकरण इसे आसान बनाते हैं क्योंकि आप तीन महीने के स्क्रीनशॉट और आंकड़े मैन्युअल रूप से एकत्रित करने के बजाय त्रैमासिक डेटा स्वचालित रूप से खींच सकते हैं। अकेले ही महत्वपूर्ण समय बचाता है।

तुलना विश्लेषण जोड़ने पर विचार करें। त्रैमासिक का महीना एक बनाम महीना तीन। यह त्रैमासिक बनाम पिछली त्रैमासिक समान, यदि आपके पास वह डेटा है। साल-दर-साल वृद्धि। ये तुलनाएं महीने-दर-महीने की तुलना में कहीं अधिक अर्थपूर्ण हैं और वे प्रगति को एक ऐसे तरीके से चित्रित करती हैं जो क्लाइंट वास्तव में समझते हैं।

पुश बैक को संभालना

कुछ क्लाइंट पुश बैक करेंगे। वे कहेंगे कि उन्हें हर महीने जानने की जरूरत है कि क्या हो रहा है। ध्यान से सुनें, क्योंकि कभी-कभी यह वैध है और कभी-कभी यह सिर्फ आदत है।

यदि क्लाइंट आपके साथ भुगतान विज्ञापन चला रहा है, तो मासिक रिपोर्टिंग समझदारी है। उस पर लड़ाई मत लड़ो। यदि क्लाइंट संकट मोड में है या एक प्रमुख अभियान लॉन्च कर रहा है, तो मासिक चेक-इन समझदारी है। फिर से, त्रैमासिक रिपोर्टिंग को एक ऐसी परिस्थिति पर जोर मत दो जिसके लिए अधिक बार संचार की आवश्यकता है।

लेकिन यदि क्लाइंट एक जैविक सोशल खाता प्रबंधित कर रहा है और बस मान लेता है कि मासिक रिपोर्टिंग मानक है, तो धीरे से इस पर सवाल उठाएं। टोरंटो में एक फ्रीलांस SMM ने इसे सुंदरी से किया: उसने अपने प्रतिरोधी क्लाइंट को एक सरल सवाल पूछा। "आपने पिछली बार कब एक मासिक रिपोर्ट के आधार पर निर्णय लिया था?" चुप्पी बताने वाली थी। उसके क्लाइंट को एहसास हुआ कि वह आदत के बाहर रिपोर्ट प्राप्त कर रहा था, आवश्यकता के बाहर नहीं। वह त्रैमासिक में चला गया और प्रक्रिया में महत्वपूर्ण राशि बचा सकता था।

कभी-कभी पुश बैक रिपोर्टिंग के बारे में नहीं है, यह माना जाने वाले परित्याग के बारे में है। वे चिंता करते हैं कि त्रैमासिक का मतलब है कि आप अपने खाते पर त्रैमासिक काम कर रहे हैं। सक्रिय रूप से इसका समाधान करें। आपके काम के शेड्यूल में कोई बदलाव नहीं है। आपकी संचार लय बदलती है। आप अभी भी पोस्ट कर रहे हैं, अभी भी अनुकूल कर रहे हैं, अभी भी सब कुछ प्रबंधित कर रहे हैं। आप बस इसे कम बार रिपोर्ट कर रहे हैं क्योंकि कम बार रिपोर्टिंग अधिक मूल्यवान है।

लंबी अवधि की जीत

त्रैमासिक रिपोर्टिंग में चली जाना आपको कुछ वापस देता है: समय। वास्तविक समय। वह बारह घंटे मासिक चालीस-आठ घंटे त्रैमासिक बन जाता है। आप उस समय को डेटा संकलित करने के बजाय रणनीति के बारे में वास्तव में सोचने के लिए उपयोग कर सकते हैं। आप बर्नआउट के बिना अधिक क्लाइंट ले सकते हैं। या आप मौजूदा क्लाइंट के साथ गहरा जा सकते हैं।

यह पारी यह भी बदलता है कि क्लाइंट आपके बारे में कैसे सोचते हैं। आप एक रिपोर्टर की बजाय एक रणनीतिकार बन जाते हैं। जोहान्सबर्ग में एक फ्रीलांस SMM को इस बदलाव को तुरंत देखा गया। उसके क्लाइंट उसे मेट्रिक्स की समीक्षा करने के बजाय व्यावसायिक निर्णयों पर सलाह मांगना शुरू कर दिए। वह ऊंची बातचीत ने बदल दिया कि वह अपनी सेवाओं को कैसे मूल्यवान करती थी और क्लाइंट कितने समय तक रहते थे।

त्रैमासिक रिपोर्टिंग हर स्थिति में हर क्लाइंट के लिए सही कदम नहीं है। लेकिन परिपक्व खातों के लिए जैविक सोशल प्रबंधित करने के लिए, यह लगभग हमेशा सही कदम है। यह आपके लिए अधिक टिकाऊ है और उनके लिए अधिक मूल्यवान है। यह एक दुर्लभ जीत-जीत है जो वास्तव में काम करता है।

अगर आप मैन्युअल रिपोर्ट बनाना बंद करना चाहते हैं, तो SMMReports यह आपके लिए करता है। smmreports.com पर मुफ़्त आज़माएँ।