क्लायंटों के लिए सोशल मीडिया रिपोर्ट को ऑटोमेट करें बिना व्यक्तिगत स्पर्श खोए

मारिया ब्यूनस आयर्स में नौ क्लायंटों के साथ एक फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजमेंट प्रैक्टिस चलाती है। पहले अठारह महीनों में उन्होंने हर रिपोर्ट हाथ से बनाई। वह उन पर गर्वित थीं। वे विस्तृत, अच्छी तरह से स्वरूपित थीं, और उनके क्लायंट नियमित रूप से उन पर टिप्पणी करते थे। वह हर महीने उन्हें तैयार करने में चार दिन खर्च कर रही थीं, जो समय वह बिल नहीं कर सकती थीं और वापस नहीं ले सकती थीं।

जब उन्होंने अंततः अपनी रिपोर्टिंग को ऑटोमेट किया, तो वह चिंतित थीं कि गुणवत्ता में गिरावट आएगी। कि उनके क्लायंट को इसका पता चल जाएगा। कि रिपोर्ट सामान्य लगेंगी। इनमें से कुछ भी नहीं हुआ। जो बदला वह यह था कि वह उत्पादन पर चार दिन खर्च करना बंद करके समीक्षा पर चालीस मिनट खर्च करने लगीं, भेजने से पहले प्रत्येक रिपोर्ट में एक व्यक्तिगत नोट जोड़ते हुए। उनके क्लायंटों को लगा कि रिपोर्ट वास्तव में बेहतर हुई हैं।

क्यों ऑटोमेशन और गुणवत्ता विरोध में नहीं हैं

यह धारणा कि ऑटोमेटेड रिपोर्ट हाथ से बनी रिपोर्ट से कम गुणवत्ता की होती हैं, इस बात का गलतफहमी दर्शाती है कि गुणवत्ता वास्तव में कहां से आती है। एक अच्छी सोशल मीडिया रिपोर्ट में गुणवत्ता सटीक डेटा, स्पष्ट प्रस्तुति और उपयोगी विश्लेषण से आती है। इनमें से कोई भी चीज़ आपको मैन्युअल रूप से एक स्क्रीन से दूसरी स्क्रीन पर नंबर कॉपी करने या हर महीने PDF को स्क्रैच से फॉर्मेट करने की आवश्यकता नहीं है।

जो ऑटोमेशन हटाता है वह उत्पादन कार्य है। डेटा एंट्री, फॉर्मेटिंग, चार्ट बिल्डिंग, PDF एक्सपोर्ट, ईमेल भेजना। जो यह नहीं हटाता वह आपका क्लायंट का ज्ञान, संख्याओं का मतलब उनके विशिष्ट व्यवसाय के लिए क्या है इसकी समझ, या संदर्भ का एक वाक्य जोड़ने की क्षमता है जो एक टूल नहीं बना सकता।

सर्वोत्तम स्वचालित रिपोर्टिंग वर्कफ़्लो सिस्टम-जेनरेटेड सटीकता को मानव-जोड़ी गई अंतर्दृष्टि के साथ जोड़ता है। रिपोर्ट डेटा को संभालती है। आप व्याख्या को संभालते हैं।

चरण एक: खातों को कनेक्ट करें

क्लायंट रिपोर्ट को ऑटोमेट करना शुरू होता है अपने क्लायंट के Facebook और Instagram खातों को आपके रिपोर्टिंग टूल से आधिकारिक Meta API के माध्यम से कनेक्ट करने से। यह एक बार का कदम है जो आपका क्लायंट अपने स्वयं के Meta खाते में लॉगिन करके और पढ़ने-केवल एक्सेस देकर पूरा करता है। इसमें लगभग दो मिनट लगते हैं और उनकी ओर से कोई तकनीकी ज्ञान की आवश्यकता नहीं होती।

एक बार कनेक्ट होने के बाद, टूल हर बार जब रिपोर्ट जेनरेट होती है तो प्लेटफॉर्म से सीधे वास्तविक डेटा खींच सकता है। पहुंच, इंप्रेशन, फॉलोअर परिवर्तन, एनगेजमेंट दर, शीर्ष पोस्ट, दर्शक जनसांख्यिकी, सब कुछ स्रोत से सीधे आता है बिना आपकी ओर से किसी मैन्युअल इनपुट के।

नैरोबी में एक SMM ने कनेक्शन प्रक्रिया को उस चीज़ के रूप में वर्णित किया जिसे महीनों से स्थगित कर रही थीं क्योंकि उसे लगता था कि यह जटिल होगा। यह उसे तीन क्लायंटों में ग्यारह मिनट लगे। वह एक साल से अधिक समय के लिए उन तीन रिपोर्ट को मैन्युअल रूप से बना रही थी।

चरण दो: एक बार अपना ब्रांडिंग सेट करें

अपना लोगो अपलोड करें, अपना ब्रांड रंग दर्ज करें, भेजने का ईमेल पता कॉन्फ़िगर करें, और अपना कस्टम डोमेन सेट करें यदि आपके पास है। यह सेटअप खाता स्तर पर एक बार होता है और उस बिंदु से आगे आपके द्वारा जेनरेट की गई प्रत्येक रिपोर्ट पर लागू होता है। आपको प्रत्येक क्लायंट या प्रत्येक महीने के लिए ब्रांडिंग को दुबारा लागू करने की आवश्यकता नहीं है।

परिणाम एक रिपोर्ट है जो आपकी व्यावसायिक पहचान को लगातार ले जाती है, समान लोगो, समान रंग, समान भेजने का पता, हर महीने हर क्लायंट के लिए। प्रस्तुति में स्थिरता एक ऐसी चीज़ है जिसे क्लायंट ध्यान देते हैं और व्यावसायিकता से जुड़ते हैं, भले ही वे बिल्कुल नहीं बता सकें कि क्यों।

चरण तीन: प्रत्येक क्लायंट को कॉन्फ़िगर करें

प्रत्येक क्लायंट के लिए, आप डिलीवरी की तारीख, प्राप्तकर्ता का ईमेल पता, और रिपोर्ट भेजने से पहले आप एक अनुमोदन चरण चाहते हैं या नहीं यह सेट करते हैं। आप प्रतिद्वंद्वी Instagram हैंडल भी जोड़ सकते हैं ताकि रिपोर्ट में दिखाई दे कि आपका क्लायंट अपने स्पेस में दूसरों से कैसे तुलना करता है।

यदि आप कई भाषाओं में क्लायंटों को प्रबंधित करते हैं, तो इस चरण में प्रति क्लायंट रिपोर्ट भाषा सेट करें। रिपोर्ट का क्लायंट-सामना करने वाला संस्करण उनकी भाषा में जेनरेट होगा जबकि आप अपने अंत से सब कुछ अपनी भाषा में प्रबंधित करते हैं।

नीदरलैंड, बेल्जियम और यूके भर में क्लायंटों को प्रबंधित करने वाली एम्स्टर्डम में एक फ्रीलांस SMM ने एक एकल दोपहर में अपने सभी ग्यारह क्लायंट को कॉन्फ़िगर किया। उसने तब से कॉन्फ़िगरेशन को छुआ नहीं है, सिवाय इसके कि जब क्लायंट ने अपने संपर्क विवरण बदले तो ईमेल पता अपडेट किया।

चरण चार: मानव परत जोड़ें

ऑटोमेशन उत्पादन को संभालता है। आप अंतर्दृष्टि जोड़ते हैं। प्रत्येक रिपोर्ट भेजने से पहले, डेटा की समीक्षा करने के लिए पांच मिनट लें और यदि उस महीने कुछ उल्लेखनीय हुआ तो एक छोटा व्यक्तिगत नोट जोड़ें। एक महत्वपूर्ण पहुंच स्पाइक, एक पोस्ट जो अपेक्षाओं से बेहतर प्रदर्शन करी, एक फॉलोअर में गिरावट जिसे संबोधित करने की जरूरत है। आपकी ओर से एक या दो वाक्य जो उनके खाते के लिए कुछ विशिष्ट का संदर्भ देते हैं एक सिस्टम-जेनरेटेड रिपोर्ट को ऐसा कुछ में बदल देते हैं जो विचारशील महसूस होता है।

यह वह चरण है जिसे ऑटोमेशन के लिए स्विच करने वाले अधिकांश फ्रीलांसर कम आंकते हैं। यह वह चरण भी है जो संबंध को व्यक्तिगत रखता है। आपके क्लायंट रिपोर्ट के लिए भुगतान नहीं कर रहे। वे किसी के लिए भुगतान कर रहे हैं जो उनके खाते को समझता है और यह समझने में उनकी मदद कर सकता है कि इसमें क्या हो रहा है। हर महीने एक छोटी, विशिष्ट टिप्पणी उस समझ को अधिक प्रभावी ढंग से प्रदर्शित करती है जितना कि तीन घंटे की मैन्युअल फॉर्मेटिंग कभी कर सकती है।

जब आप ऑटोमेट करते हैं तो क्या बदलता है

तत्काल परिवर्तन समय है। घंटे जो पहले उत्पादन कार्य में जाते थे वे अब हर दूसरी चीज़ के लिए उपलब्ध हो जाते हैं। रणनीति, सामग्री, नए क्लायंट विकास, या बस काम को उचित घंटे पर समाप्त करना बजाय रविवार की रात को रिपोर्ट बनाने के।

कम स्पष्ट परिवर्तन स्थिरता है। मैन्युअल रिपोर्टिंग आपके शेड्यूल, आपके ऊर्जा स्तर और उस सप्ताह अन्य सब कुछ कितना व्यस्त है इसके अधीन है। स्वचालित रिपोर्टिंग हर महीने उसी तारीख को भेजी जाती है भले ही अन्य सब कुछ क्या हो। क्लायंट स्थिरता को ध्यान देते हैं। यह विश्वसनीयता का संकेत देता है उस तरह से जो कभी-कभी महान रिपोर्ट नहीं देते।

मेलबर्न में एक SMM जिसने अपनी रिपोर्टिंग को सात क्लायंटों के लिए ऑटोमेट किया कहती हैं कि सबसे बड़ा परिवर्तन बचाया गया समय नहीं था बल्कि यह था कि वह महीने के अंत को भय करना बंद कर दिया। रिपोर्ट वर्षों से कम स्तरीय तनाव का स्रोत रही थीं। उस तनाव को हटाने से वह अपने व्यवसाय के बारे में महसूस करती है इसमें तरीके बदल गए जिन्हें उसने पूर्वानुमान नहीं लगाया था।

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