फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर के रूप में क्लाइंट रिपोर्टिंग पर समय कैसे बचाएं

यदि आप तीन या चार से अधिक क्लाइंट के लिए सोशल मीडिया प्रबंधित करते हैं, तो आप पहले से ही यह महसूस जानते हैं। महीने के अंत में, आपकी सामग्री शेड्यूल की गई है, एनगेजमेंट ठोस है, और फिर आपको याद आता है कि आपको शुक्रवार से पहले छह रिपोर्ट अभी भी बनाने हैं। क्लाइंट रिपोर्टिंग उन कार्यों में से एक है जो लगता है कि इसे एक घंटा लेना चाहिए लेकिन किसी तरह पूरे दिन को निगल जाता है।

अच्छी खबर यह है कि अधिकांश समय बर्बादी है जिसे आप वास्तव में कम कर सकते हैं। कम काम करके या बदतर रिपोर्ट भेजकर नहीं, बल्कि पूरी प्रक्रिया को बदलकर।

समय वास्तव में कहां जाता है

इसे ठीक करने से पहले, यह ईमानदार होने में मदद करता है कि रिपोर्टिंग समय कहां गायब होता है। अधिकांश फ्रीलांसरों के लिए यह सोच या लेखन नहीं है। यह डेटा को एक साथ खींचना है। पांच विभिन्न प्लेटफार्मों में लॉग इन करना, ग्राफ़ स्क्रीनशॉट करना, स्प्रेडशीट में नंबर कॉपी करना, एक PDF को फॉर्मेट करना, और फिर अगले क्लाइंट के लिए फिर से शुरू करना।

यह दोहराव वाला मैनुअल काम असली समस्या है। इसके लिए कौशल या निर्णय की आवश्यकता नहीं है। इसके लिए बस आपके समय की आवश्यकता है, और यह बहुत अधिक लेता है। यदि आप एक मासिक रिपोर्ट पर प्रति क्लाइंट 30 मिनट से अधिक समय व्यतीत कर रहे हैं, तो प्रक्रिया में कुछ काम नहीं कर रहा है।

दूसरी चीज़ जो लोगों को धीमा करती है वह प्रत्येक महीने शुरुआत से शुरू करना है। भले ही आप एक टेम्पलेट का उपयोग करें, इसे मैनुअल रूप से भरने का मतलब है कि आप फॉर्मेटिंग निर्णय ले रहे हैं, छवियों को रीसाइज़ कर रहे हैं, और संरेखण को ठीक कर रहे हैं, न कि ऐसे काम कर रहे हैं जो वास्तव में आपके क्लाइंट के लिए सुई को आगे बढ़ाता है।

स्वचालित करने से पहले मानकीकृत करें

पहली चीज़ जो करने के लायक है वह है हर रिपोर्ट में क्या जाता है इसको मानकीकृत करना। हर क्लाइंट को डेटा की एक ही गहराई की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपके पास एक आधार संरचना होनी चाहिए जो अधिकांश के लिए काम करे। जब आप इसे बनाना शुरू करने से पहले ही जानते हैं कि रिपोर्ट कैसी दिखेगी, तो पूरा काम तेज़ होता है।

तय करें कि आप जिस प्रकार के क्लाइंट को सेवा देते हैं उनके लिए कौन सी मेट्रिक्स सबसे महत्वपूर्ण हैं। अधिकांश सोशल मीडिया मैनेजरों के लिए इसका मतलब पहुंच, एनगेजमेंट दर, फॉलोअर वृद्धि और शीर्ष प्रदर्शन करने वाली सामग्री है। यदि आप सशुल्क विज्ञापन चला रहे हैं तो इसमें खर्च और परिणाम भी शामिल होंगे। एक बार जब आप संबंध की शुरुआत में किसी क्लाइंट के साथ उस संरचना पर सहमत हो जाते हैं, तो कोई आश्चर्य नहीं होता है और रिपोर्टिंग प्रक्रिया में कोई गुंजाइश क्रीप नहीं होता है।

मानकीकरण यह भी आसान बनाता है कि परिणामों को कैसे समझाया जाए। जब कोई क्लाइंट प्रत्येक महीने एक ही प्रारूप देखता है तो वे चीजों को समझाने की जरूरत रोक देते हैं और खुद रिपोर्ट पढ़ना शुरू करते हैं। वह अकेले ही अनुवर्ती कॉल और संदेशों में आपका समय बचाता है।

हर प्लेटफॉर्म में मैनुअल रूप से लॉगिन करना बंद करें

यह परिवर्तन है जो सबसे अधिक समय बचाता है। यदि आप अभी भी Instagram, Facebook, LinkedIn, और TikTok में अलग से लॉग इन कर रहे हैं और हर महीने डेटा लेने के लिए, तो आप यह कठिन तरीके से कर रहे हैं। ऐसे उपकरण मौजूद हैं जो विशेष रूप से इस डेटा को आपके लिए खींचने और इसे एक ही जगह प्रस्तुत करने के लिए हैं।

उदाहरण के लिए, SMMReports आपके क्लाइंट खातों से जुड़ता है और स्वचालित रूप से ब्रांडेड रिपोर्ट बनाता है। आप कुछ नहीं बना रहे हैं। आप नंबर कॉपी नहीं कर रहे हैं। आप आउटपुट की समीक्षा कर रहे हैं और इसे भेज रहे हैं। कई क्लाइंट प्रबंधित करने वाले फ्रीलांसरों के लिए अकेले वह बदलाव एक महीने में कई घंटे बचा सकता है।

लक्ष्य एक बिंदु तक पहुंचना है जहां आपकी मासिक रिपोर्टिंग प्रक्रिया है: डेटा की समीक्षा करें, अपनी व्याख्या के साथ एक छोटा लिखित सारांश जोड़ें, और भेजें। यह वह है जो इसे दिखना चाहिए। उसके बाहर कुछ भी घर्षण है जो आप अपने लिए बना रहे हैं।

अपनी टिप्पणी पहले से लिखें

क्लाइंट रिपोर्टिंग पर समय बचाने का एक अनदेखा तरीका है अपनी लिखित टिप्पणी को टेम्पलेट करना। कॉपी और पेस्ट तरीके से जो सामान्य लगता है नहीं, बल्कि इस अर्थ में कि आपके पास जाने के लिए वाक्य और संरचनाएं हैं जिन्हें आप जल्दी से अनुकूल कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि पहुंच ऊपर है तो आपके पास एक छोटी व्याख्या तैयार है। यदि एनगेजमेंट गिरा है तो आपके पास एक या दो वाक्य हैं जो इसे प्रसंग में डालते हैं। यदि कोई पोस्ट असामान्य रूप से अच्छा प्रदर्शन करती है तो आप जानते हैं कि इसे कैसे जल्दी से फ्रेम करना है। आप हर बार खाली पृष्ठ से नहीं लिख रहे हैं।

अधिकांश क्लाइंट संख्याओं को पढ़ते हैं और फिर आपकी "तो क्या" की तलाश करते हैं। वह व्याख्या मूल्यवान है और यह वह है जहां आपकी विशेषज्ञता निहित है। लेकिन इसे 45 मिनट लेने की आवश्यकता नहीं है। थोड़ी तैयारी के साथ यह पांच ले सकता है।

अपने रिपोर्टिंग समय को बैच करें

शेड्यूलिंग अधिकांश लोगों को एहसास होने से अधिक मायने रखता है। यदि आप रिपोर्टिंग करते हैं जब कोई क्लाइंट इसके लिए पूछता है या जब आपको याद आता है, तो आप लगातार संदर्भ स्विच कर रहे हैं। यह धीमा है और यह मानसिक रूप से थकाऊ है।

एक महीने में एक या दो दिन रिपोर्टिंग दिन के रूप में चुनें और एक ही ब्लॉक में हर क्लाइंट रिपोर्ट करें। आपका मस्तिष्क सही मोड में रहता है, आपको प्रत्येक क्लाइंट के लिए संदर्भ को फिर से लोड करने की आवश्यकता नहीं है, और आप तेज़ होने लगते हैं क्योंकि प्रक्रिया पिछली रिपोर्ट से आपके दिमाग में ताज़ा है।

इसे ऑटोमेशन उपकरणों के साथ मिलाएं और यह रिपोर्टिंग ब्लॉक एक पूरे दिन से कुछ केंद्रित घंटों तक सिकुड़ता है। यह एक सार्थक परिवर्तन है जब आप अपने दम पर एक फ्रीलांस व्यवसार चला रहे हैं।

व्हाइट लेबल रिपोर्टिंग आपके समय और आपके ब्रांड की रक्षा करता है

एक और बात विचार करने के लायक है कि आपकी रिपोर्ट क्लाइंट के इनबॉक्स में आने पर कैसी दिखती है। रिपोर्ट जो पेशेदार दिखती हैं और आपके ब्रांडिंग को ले जाती हैं, आप संगठित और अपने काम के बारे में गंभीर दिखते हैं। वे उन प्रश्नों के बीच और आगे को भी कम करते हैं जो एक रिपोर्ट से आते हैं जो पढ़ने में कठिन है।

SMMReports जैसे उपकरण आपको हर रिपोर्ट पर अपना लोगो और ब्रांड रंग लगाने देते हैं ताकि यह कुछ ऐसा दिखे जो आपने बनाया है, भले ही आपने इस पर घंटे नहीं बिताए। यह प्रतिधारण के लिए मायने रखता है। क्लाइंट जो अच्छी तरह से देख भाल करते हैं वह लंबे समय तक रहते हैं।

क्लाइंट रिपोर्टिंग पर समय बचाना कोने काटने के बारे में नहीं है। यह प्रक्रिया के उन हिस्सों को हटाने के बारे में है जिनके लिए आपकी वास्तविक विशेषज्ञता की आवश्यकता नहीं है और उन हिस्सों पर अपने समय को ध्यान केंद्रित करने के बारे में है। व्याख्या, रणनीति, संबंध। यह वह है जहां आप जो चार्ज करते हैं वह अर्जित करते हैं।

अगर आप मैन्युअल रिपोर्ट बनाना बंद करना चाहते हैं, तो SMMReports यह आपके लिए करता है। smmreports.com पर मुफ़्त आज़माएँ।