फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर क्लाइंट रिपोर्टिंग में जो सामान्य गलतियाँ करते हैं

मेलबर्न के मार्कस बुधवार सुबह अपनी क्लाइंट रिपोर्ट भेजते हैं और शुक्रवार दोपहर तक कोई जवाब नहीं मिलता। क्लाइंट का जवाब संक्षिप्त है: "क्या आप समझा सकते हैं कि एनगेजमेंट रेट का मतलब वास्तव में क्या है? यह सही नहीं लगता।" मार्कस अगले दो घंटे एक कॉल पर बिताते हैं जो उन्होंने बजट नहीं किया था, यह महसूस करते हुए कि वे विफल हो गए हैं भले ही संख्याएं मजबूत हों। समस्या उनके काम में नहीं है। समस्या यह है कि उनकी रिपोर्ट ने ऐसी कहानी बताई जो कोई नहीं समझ सकता।

यह हर जगह फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर के साथ होता है, और यह उन्हें क्लाइंट, समय और पैसा खर्च करता है। गलतियाँ आमतौर पर डेटा के बारे में नहीं होती। वे इस बारे में होती हैं कि डेटा कैसे प्रस्तुत किया जाता है, इसे कब प्रस्तुत किया जाता है, और क्या क्लाइंट वास्तव में जानता है कि यह क्यों महत्वपूर्ण है। ये रिपोर्टिंग विफलताएं ऐसे रिश्ते को नुकसान पहुँचाती हैं जो बहुत मजबूत होने चाहिए और आप जितने वास्तव में पेशेवर हैं उससे कम लगते हैं।

अच्छी खबर यह है कि इनमें से अधिकांश गलतियाँ ठीक करने योग्य हैं। एक बार जब आप समझ जाते हैं कि क्लाइंट को एक रिपोर्ट से वास्तव में क्या चाहिए, और आप वर्तमान में क्या गलत कर रहे हैं, आप बातचीत को "मेरी संख्याएं क्यों नहीं बढ़ी?" से "यहाँ बताता हूँ कि हमने इस महीने क्या किया और हम अगले कहाँ जा रहे हैं" में बदल सकते हैं।

ऐसी रिपोर्ट भेजना जो किसी ने माँगी नहीं हो, उस प्रारूप में जो कोई नहीं चाहता

कव्या बैंगलोर से सोशल मीडिया प्रबंधन व्यवसा चलाती है और उसे अपनी सबसे बड़ी रिपोर्टिंग गलती गलती से पता चली। वह हर महीने एक फैशन ब्रांड को 15 पृष्ठ की विस्तृत PDF रिपोर्ट भेज रही थी। क्लाइंट तीन महीने के लिए चुप रहा, फिर रद्द कर दिया। जब कव्या ने अनुसरण किया, क्लाइंट ने कहा कि रिपोर्ट "बहुत अधिक" थी और वह कभी नहीं जानती थी कि उनके साथ क्या करना है।

गलती कव्या के काम की गुणवत्ता में नहीं थी। गलती यह थी कि उसने कभी नहीं पूछा कि क्लाइंट जानकारी प्राप्त करना कैसे चाहता है। उसने मान लिया कि हर क्लाइंट व्यापक डेटा चाहता है। वास्तव में, फैशन ब्रांड के मालिक को दो पृष्ठ का सारांश चाहिए था जिसमें तीन मुख्य निष्कर्ष और अगले महीने के लिए एक सिफारिश हो।

विभिन्न क्लाइंट को विभिन्न चीजों की आवश्यकता होती है। एक टेक स्टार्टअप संस्थापक को साझा डैशबोर्ड में साप्ताहिक मेट्रिक्स चाहिए। एक रेस्तरां के मालिक को एक मासिक ईमेल चाहिए तीन मुख्य संख्याओं के साथ और उन्हें समझाने के लिए एक फोन कॉल। एक कॉर्पोरेट ब्रांड को एक औपचारिक PDF प्रस्तुति चाहिए। जब तक आप न पूछें तब तक आप नहीं जानते, और अधिकांश फ्रीलांसर कभी नहीं करते।

अपनी अगली रिपोर्ट भेजने से पहले, तीन बातों की पुष्टि करें: प्रारूप (PDF, ईमेल, डैशबोर्ड, पावरपॉइंट), आवृत्ति (साप्ताहिक, दो सप्ताह में, मासिक), और गहराई (कार्यकारी सारांश या विस्तृत विश्लेषण)। फिर इस पर टिके रहें। सामंजस्य व्यापकता से अधिक महत्वपूर्ण है।

ऐसी मेट्रिक्स शामिल करना जिनका आपके क्लाइंट के लिए कोई मतलब नहीं है

टोरंटो की एक फ्रीलांसर ने अपनी क्लाइंट को एक रिपोर्ट भेजी जिसमें इंप्रेशन, रीच, सेव्स, शेयर्स, प्रोफाइल विज़िट, लिंक क्लिक, और 11 अन्य मेट्रिक्स तीन प्लेटफॉर्म में थे। क्लाइंट का एकमात्र प्रश्न था "क्या कोई कुछ खरीदता है?" उसने पूरी तरह से चूक गया जो वास्तव में महत्वपूर्ण था।

वैनिटी मेट्रिक्स महत्वपूर्ण लगती हैं क्योंकि वे बड़ी संख्याएं हैं। 5,000 इंप्रेशन वाली एक पोस्ट सफलता जैसी लगती है। लेकिन अगर आपके क्लाइंट का लक्ष्य उनकी B2B सेवा के लिए योग्य लीड उत्पन्न करना है, तो इंप्रेशन लगभग बेकार हैं। आप रिपोर्ट को शोर से भर रहे हैं और संकेत को छिपा रहे हैं।

हर रिपोर्टिंग संबंध शुरू करें यह समझकर कि उस विशिष्ट क्लाइंट के लिए सफलता कैसी दिखती है। एक ई-कॉमर्स ब्रांड के लिए, वह संभवतः राजस्व या कार्ट में जोड़ है। एक सेवा व्यवसा के लिए, यह लीड या उद्धरण अनुरोध है। एक स्थानीय व्यवसा के लिए, यह वेबसाइट विज़िट या फोन कॉल है। एक व्यक्तिगत ब्रांड के लिए, यह ईमेल सूची वृद्धि हो सकती है। एक बार जब आप वास्तविक लक्ष्य जानते हैं, केवल वे मेट्रिक्स शामिल करें जो इसकी ओर सुई हिलाती हैं।

इसका मतलब अन्य संख्याओं को छिपाना नहीं है। इसका मतलब है कि जो मेट्रिक्स महत्वपूर्ण हैं उन्हें पहले, प्रमुखता से, और स्पष्ट संदर्भ के साथ रखना। अपने क्लाइंट को दिखाएँ कि क्या व्यवसा को आगे बढ़ा रहा है। फिर सहायक मेट्रिक्स जोड़ें जो समझाएँ कि यह क्यों बढ़ रहा है।

किसी विश्लेषण या सिफारिशों के बिना रिपोर्ट भेजना

जोहानिसबर्ग की एक फ्रीलांसर मासिक रिपोर्ट भेज रही थी जो सभी संख्याएं दिखाती थी और कुछ नहीं। फॉलोअर काउंट 3% ऊपर। एनगेजमेंट 2% नीचे। रीच सपाट रहा। वह डेटा है। वह रिपोर्ट नहीं है।

उसकी क्लाइंट ये संख्याएं पढ़ेगी और सोचेगी "ठीक है, लेकिन मैं इसके साथ क्या करूँ?" क्लाइंट को लगा कि वह केवल पोस्ट कर रही है और संख्याओं को देख रही है, वास्तव में कुछ प्रबंधन नहीं कर रही है। आखिरकार क्लाइंट ने किसी सस्ते को नियुक्त किया क्योंकि उन्हें लगा कि यही काम किया जा रहा है।

एक संख्या और एक रिपोर्ट के बीच का अंतर विश्लेषण है। एनगेजमेंट क्यों नीचे गई? क्या यह इसलिए था कि कंटेंट स्ट्रेटेजी बदल गई? क्योंकि पोस्टिंग समय बदल गया? क्योंकि क्लाइंट का दर्शक जुलाई में कम सक्रिय है? या क्योंकि प्रतियोगी अधिक बार पोस्ट कर रहे हैं? आपको इसे समझाना होगा।

फिर डेटा के आधार पर अगले महीने के लिए एक या दो सिफारिशें जोड़ें। अगर वीडियो पोस्ट कैरोसेल पोस्ट की तुलना में दो बार एनगेजमेंट प्राप्त कर रहे हैं, तो अधिक वीडियो की सिफारिश करें। अगर मंगलवार की पोस्ट गुरुवार की पोस्ट से बेहतर प्रदर्शन करती है, तो पोस्टिंग शेड्यूल बदलने का सुझाव दें। दिखाएँ कि आप संख्याएँ पढ़ रहे हैं और वास्तव में स्ट्रेटेजी के बारे में सोच रहे हैं, केवल कंटेंट कैलेंडर नहीं चला रहे हैं।

देर से या अप्रत्याशित शेड्यूल पर रिपोर्ट डिलीवर करना

केप टाउन की एक फ्रीलांसर के पास एक क्लाइंट था जो मासिक रिपोर्ट के लिए अपनी खुद की विश्लेषण जाँचने के लिए प्रतीक्षा करेगा। फ्रीलांसर कभी-कभी महीने की 5 तारीख को भेजेगी, कभी-कभी 12 तारीख को, कभी-कभी 18 तारीख को। क्लाइंट चिंतित महसूस करने लगे। क्या रिपोर्ट देर से हुई क्योंकि कुछ गलत हुआ? क्या फ्रीलांसर हार मान रहा है? असंगति ने ही विश्वास को नुकसान पहुँचाया।

एक विशिष्ट दिन निर्धारित करें हर महीने जब रिपोर्ट बाहर जाती हैं। इसे एक ही दिन, हर बार बनाएँ। यदि आपका अनुबंध कहता है कि रिपोर्ट 5 तारीख को आती है, तो वह 5 तारीख को आती है। 6 तारीख को नहीं। कभी-कभी 4 तारीख को नहीं। आपकी क्लाइंट इसके चारों ओर अपनी शेड्यूल बनाती है। वे गुरुवार दोपहर एक घंटे का उपयोग सोशल मीडिया प्रदर्शन की समीक्षा और अपने सप्ताह की योजना बनाने के लिए कर सकते हैं। जब रिपोर्ट देर से हो, आप उस लय को तोड़ रहे हैं।

रिपोर्ट उत्पादन को अपने कैलेंडर में रखें जैसे यह एक क्लाइंट मीटिंग हो जिसे आप मिस नहीं कर सकते। 3 या 4 तारीख को समय ब्लॉक करें वास्तव में इसे बनाने के लिए, ताकि आपके पास आपातकाल के लिए मार्जिन हो। फिर अनुसूचित दिन 5pm से पहले इसे भेजें। विश्वसनीयता शानदार विश्लेषण की तुलना में तेजी से विश्वास बनाता है।

अपने क्लाइंट की मेट्रिक्स को उद्योग बेंचमार्क से तुलना करना जिसे कोई परवाह नहीं करता

वैंकूवर की एक फ्रीलांसर ने अपनी फैशन क्लाइंट की रिपोर्ट में उद्योग बेंचमार्क शामिल किए। बेंचमार्क ने कहा कि फैशन खातों के लिए औसत एनगेजमेंट रेट 2.3% है। उसकी क्लाइंट की एनगेजमेंट रेट 1.8% थी। क्लाइंट तुरंत चिंतित हुए कि उनका सोशल मीडिया कम प्रदर्शन कर रहा है।

लेकिन बेंचमार्क हजारों फैशन खातों में एक वैश्विक डेटासेट से आया, जिनमें से कई लाखों फॉलोअर्स वाले विशाल ब्रांड हैं। उसकी क्लाइंट 8,000 फॉलोअर्स वाली एक स्थानीय बुटीक थी। तुलना बेकार थी और वास्तव में क्लाइंट को मजबूत काम के बारे में बुरा महसूस कराया।

उद्योग बेंचमार्क सहायक संदर्भ हो सकते हैं, लेकिन केवल अगर वे आपके क्लाइंट की स्थिति के लिए वास्तव में तुलनीय हैं। यदि आप उन्हें उपयोग करते हैं, तो स्पष्ट करें कि वे वास्तव में क्या दर्शाते हैं। बेहतर अभी भी, अपने क्लाइंट को उनके अपने पिछले महीनों से तुलना करें। महीने दर महीने वृद्धि यादृच्छिक बेंचमार्क के विरुद्ध कैसे वे ढेर करते हैं इससे अधिक प्रासंगिक है।

यह समझाना नहीं कि आप वास्तव में क्या कर रहे हैं

बैंकॉक की एक फ्रीलांसर क्लाइंट काम पर हर सप्ताह 6 घंटे खर्च कर रहे थे: पोस्ट शेड्यूलिंग, टिप्पणियों का जवाब देना, समान खातों के साथ जुड़ना, विभिन्न पोस्ट प्रारूपों का परीक्षण करना, विश्लेषण की निगरानी करना। लेकिन रिपोर्ट केवल आउटपुट दिखाई: प्रकाशित पोस्ट, फॉलोअर विकास, एनगेजमेंट संख्या। ऐसा लगता था कि बहुत कम हो रहा है।

क्लाइंट सभी पृष्ठभूमि के काम को नहीं देख सका जो उन संख्याओं को संभव बनाता है। क्लाइंट को, ऐसा लगता था कि कोई भी तीन पोस्ट प्रति सप्ताह प्रकाशित कर सकता है और खाता बढ़ता देख सकता है। कोई आश्चर्य नहीं कि वे सस्ते विकल्पों के बारे में जिज्ञासु हो गए।

अपनी रिपोर्ट में एक अनुभाग शामिल करें जो दिखाता है कि पर्दे के पीछे वास्तव में क्या हुआ। इस महीने हमने 4 विभिन्न कैप्शन शैलियों का परीक्षण किया और वीडियो पोस्ट को 40% अधिक एनगेजमेंट मिला, इसलिए हम दोगुना कर रहे हैं। हमने आपके लक्ष्य दर्शकों में 30 खातों के साथ जुड़े और 12 ने वापस अनुसरण किया। हमने सभी टिप्पणियों के जवाब 2 घंटों के भीतर दिए। यह वह जगह है जहाँ आप परिणामों को नहीं, केवल स्ट्रेटेजी और प्रयास दिखाते हैं।

रिपोर्ट बनाना जो समझना असंभव है

कुछ फ्रीलांसर रिपोर्ट को शब्दजाल से भर देते हैं और मान लेते हैं कि क्लाइंट जानते हैं कि वे किस बारे में बात कर रहे हैं। रीच बनाम इंप्रेशन। क्लिक थ्रू रेट बनाम एनगेजमेंट रेट। ऑर्गेनिक बनाम पेड रीच। क्लाइंट सिर हिलाता है, सवाल नहीं पूछता, और मूर्ख महसूस करता है।

रिपोर्ट लिखें जैसे कि आप किसी को समझा रहे हैं जो सोशल मीडिया का उपयोग करता है लेकिन व्यावसायिक रूप से खातों को प्रबंधित नहीं करता। कोई शब्दजाल नहीं जब तक आप पहले इसे परिभाषित न करें। कोई संक्षिप्त रूप नहीं जब तक आप पहले उन्हें स्पेल न करें। "एनगेजमेंट रेट" "ER" नहीं। "आपके फॉलोअर्स का प्रतिशत जिन्होंने पोस्ट देखे और साथ में काम किया" "एल्गोरिदमिक इंटरैक्शन अनुपात" नहीं।

एक ड्राफ्ट को उद्योग के बाहर किसी दोस्त को भेजकर इसका परीक्षण करें और पूछें कि क्या वे इसे बिना आपसे सवाल पूछे समझते हैं। अगर वे नहीं करते, तो इसे फिर से लिखें।

रिपोर्ट को दृश्यमान रूप से स्कैन करने योग्य नहीं बनाना

पाठ की एक दीवार जिसमें संख्याएँ पैराग्राफ में छिपी हैं वह पढ़ने के लिए यातना है। एक क्लाइंट रिपोर्ट प्राप्त करता है, इसे पढ़ने की कोशिश करता है, अभिभूत महसूस करता है, और वास्तव में इसके साथ संलग्न नहीं होता। आपने सभी काम किया और उन्होंने वास्तव में जानकारी को अवशोषित नहीं किया।

मुख्य संख्याओं को हाइलाइट करने के लिए साहस पाठ का उपयोग करें। छोटे पैराग्राफ का उपयोग करें। हेडर का उपयोग करें जो वास्तव में कहानी बताएँ। एक क्लाइंट आपकी रिपोर्ट को 3 मिनट में स्कैन करने में सक्षम होना चाहिए और समझ सकता है कि क्या हो रहा है। अगर वे अधिक विवरण चाहते हैं, तो वे गहराई में पढ़ सकते हैं। लेकिन मुख्य जानकारी तुरंत दृश्यमान होनी चाहिए।

SMMReports जैसे उपकरण इसे स्वचालित रूप से संभालते हैं, डेटा खींचते हैं और इसे स्वच्छ, स्कैन करने योग्य रिपोर्ट में प्रारूपित करते हैं जो क्लाइंट वास्तव में पढ़ना चाहते हैं। यह आपको घंटे बचाता है और आपकी रिपोर्ट को स्प्रेडशीट में बनाई हुई किसी भी चीज़ की तुलना में काफी अधिक पेशेवर दिखाता है।

अभी अपनी रिपोर्टिंग को ठीक करना

ये गलतियाँ आपको क्लाइंट संबंध और दोहराव व्यवसा खर्च कर रहे हैं। हर बार जब कोई क्लाइंट आपकी रिपोर्ट नहीं समझता, या नहीं जानता कि इसका मतलब क्या है, आप विश्वास को नुकसान पहुँच रहे हैं। हर बार जब रिपोर्ट देर से हो, आप लय को तोड़ रहे हैं। हर बार जब आप ऐसी मेट्रिक्स शामिल करते हैं जिनका कोई मतलब नहीं है, आप अपने वास्तविक काम के प्रभाव को छिपा रहे हैं।

इस सप्ताह एक ठीक करने के साथ शुरू करें। अपनी अगली रिपोर्ट को एक विशिष्ट दिन पर शेड्यूल करें जो नहीं बदलेगा। या बैठें और लिखें कि एक क्लाइंट के लिए सफलता वास्तव में कैसी दिखती है, और अपनी अगली रिपोर्ट को उद्योग बेंचमार्क के बजाय उस परिभाषा के चारों ओर बनाएँ। या "इस महीने हमने क्या किया" अनुभाग जोड़ें जो संख्याओं के पीछे सभी स्ट्रेटेजी काम दिखाता है।

छोटे परिवर्तन जटिल होते हैं। बेहतर रिपोर्ट मतलब खुश क्लाइंट। खुश क्लाइंट मतलब लंबे रिटेनर, रेफरल, और अपनी दरें बढ़ाने की क्षमता। जो काम आप पहले से कर रहे हैं वह स्पष्ट रूप से संवाद किए जाने योग्य है।

अगर आप मैन्युअल रिपोर्ट बनाना बंद करना चाहते हैं, तो SMMReports यह आपके लिए करता है। smmreports.com पर मुफ़्त आज़माएँ।