स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग: एक बार सेट करें और प्रति माह 10+ घंटे बचाएं

स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग वह प्रक्रिया है जिसमें आप अपने क्लाइंट्स के सोशल मीडिया खातों को एक बार कनेक्ट करते हैं, फिर सॉफ्टवेयर को बिना किसी मैन्युअल काम के प्रत्येक महीने डेटा संग्रह, रिपोर्ट जनरेशन और अनुसूचित डिलीवरी को संभालने देते हैं। ओसाका के एक सोशल मीडिया मैनेजर ने गणना की कि उन्होंने अपने फ्रीलांसिंग के पहले दो वर्षों में क्लाइंट रिपोर्ट बनाने में 340 घंटे बिताए थे। उन्होंने यह एक विशेष रूप से कठिन रविवार की दोपहर को काम किया जब वह एक ही क्लाइंट के लिए पहली बार बनाई गई रिपोर्ट को ग्यारहवीं बार फिर से बना रहे थे। उसी दोपहर वह स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग सेट अप करने का निर्णय लेते हैं और कभी वापस नहीं जाते।

340 घंटे आठ डेढ़ पूर्ण कार्य सप्ताह हैं। वह समय जो रणनीति के लिए, नए क्लाइंट्स के लिए, या किसी और चीज़ के लिए जा सकता था, न कि महीने दर महीने समान डेटा को समान टेम्प्लेट में फिर से प्रारूपित करने के लिए।

अधिकांश फ्रीलांसर सोशल मीडिया रिपोर्टिंग ऑटोमेशन में देरी क्यों करते हैं

फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग सेट अप करने में देरी करने का सबसे आम कारण यह है कि यह एक प्रोजेक्ट जैसा महसूस होता है। ऐसी चीज़ जिसमें शोध, निर्णय और सेटअप समय की आवश्यकता होती है जो उनके पास वर्तमान में नहीं है। इसलिए वह मैन्युअल रूप से रिपोर्ट बनाते रहते हैं क्योंकि यह अल्पावधि में कम से कम प्रतिरोध का रास्ता है।

विडंबना यह है कि एक क्लाइंट के लिए स्वचालित रिपोर्टिंग सेट अप करना आमतौर पर उस क्लाइंट की रिपोर्ट को एक बार मैन्युअल रूप से बनाने में लगने वाले समय से कम समय लेता है। आप सेटअप कार्य एक बार करते हैं और सिस्टम बाकी सब कुछ संभालता है। उस प्रारंभिक समय निवेश पर रिटर्न हर एक महीने के लिए बढ़ता है जब तक आप उस क्लाइंट को रखते हैं।

अपनी स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग डैशबोर्ड के साथ कहां से शुरू करें

अपने उच्चतम रखरखाव क्लाइंट के साथ शुरू करें। जिसकी रिपोर्ट सबसे लंबी हो, सबसे अधिक स्वरूपण की आवश्यकता हो, या जिसका डेटा आप प्रत्येक महीने प्राप्त करने में झिझकते हैं। आपके सबसे पीड़ादायक रिपोर्टिंग संबंध के लिए ऑटोमेशन सेट अप करना पहले सबसे बड़ा तत्काल रिटर्न देता है और आपको अपने अन्य क्लाइंट्स में इसे रोल आउट करने की प्रेरणा देता है।

केप टाउन के एक SMM ने अपने सबसे लंबे समय से चल रहे क्लाइंट के साथ शुरू किया जिसके पास तीन वर्षों में काम करने के दौरान एक जटिल रिपोर्ट प्रारूप जमा हो गया था। वह सेटअप को मुश्किल माने। इसमें नई सिस्टम में टेम्प्लेट को फिर से बनाने का समय सहित नब्बे मिनट लगे। रिपोर्ट जो पहले उसे चार घंटे लगाता था अब हर महीने स्वचालित रूप से जाता है और उस संस्करण की तुलना में बेहतर दिखता है जो वह मैन्युअल रूप से बना रही थी।

मार्केटिंग एजेंसियों और फ्रीलांसर्स के लिए एक बार क्लाइंट रिपोर्टिंग कैसे सेट अप करें

क्लाइंट के Facebook और Instagram खातों को आधिकारिक Meta API अनुमतियों प्रक्रिया के माध्यम से कनेक्ट करें। यह एक बार की कार्रवाई है जो आपके रिपोर्टिंग टूल को उनके विश्लेषण के लिए पढ़ने की पहुंच देती है। आपके क्लाइंट को इसे अपने स्वयं के Meta खाते के माध्यम से मंजूरी देनी होगी जिसमें लगभग दो मिनट लगते हैं और उनकी ओर से कोई तकनीकी ज्ञान की आवश्यकता नहीं है।

एक बार अपना ब्रांडेड टेम्प्लेट बनाएं। अपना लोगो अपलोड करें, अपने रंग सेट करें, अपने डोमेन विवरण जोड़ें ताकि रिपोर्ट आपके ईमेल पते से जाए। सुनिश्चित करें कि टेम्प्लेट इस बात को प्रतिबिंबित करता है कि आप अपने व्यवसाय को कैसे प्रतिनिधित्व करना चाहते हैं क्योंकि यह दस्तावेज़ हर महीने आपके क्लाइंट को बिना आपकी समीक्षा के भेजा जाता है।

अपने डिलीवरी शेड्यूल सेट करें। तारीख चुनें, प्राप्तकर्ता ईमेल पता की पुष्टि करें, और तय करें कि क्या आप रिपोर्ट भेजने से पहले स्वीकृति कदम चाहते हैं या क्या आप इसे पूरी तरह से स्वचालित रूप से जाना चाहते हैं। अधिकांश स्थापित क्लाइंट संबंधों के लिए पूर्ण ऑटोमेशन सही कॉल है। नए क्लाइंट्स के लिए पहले दो या तीन महीनों के लिए एक स्वीकृति कदम आपको संदर्भ जोड़ने देता है जबकि आप अभी भी सीख रहे हैं कि वह किस पर ध्यान देते हैं।

जब आप सोशल मीडिया रिपोर्ट ऑटोमेट करते हैं तो आपके समय को क्या होता है

अपने सभी क्लाइंट्स के लिए स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग सेट अप करने के बाद का पहला महीना अजीब लगता है। महीने का अंत आता है और आपके अंत से कुछ नहीं होता। देर रात तक स्क्रीनशॉट खींचना नहीं। कोई स्वरूपण नहीं। भेजने के बटन का कोई पीछा नहीं। रिपोर्ट बस बाहर जाती है।

बोगोटा के एक फ्रीलांस SMM ने पहले महीने को भ्रामक वर्णित किया। वह करने के लिए कुछ होने की उम्मीद करती रही और कुछ भी नहीं था। उन्होंने समय का उपयोग एक नए क्लाइंट को पिच करने के लिए किया और महीने के अंत से पहले उन्हें उतारा। उस नए क्लाइंट की रिपोर्टिंग पहले दिन से स्वचालित थी।

समय की बचत वास्तविक है लेकिन मानसिक भार में कमी वह है जिसके बारे में अधिकांश फ्रीलांसर सबसे अधिक बात करते हैं। रिपोर्टिंग केवल समय लेने वाली नहीं है। यह कम स्तरीय तनाव का स्रोत है जो हर महीने के अंतिम सप्ताह में पृष्ठभूमि में बैठता है। इसे हटाना इस बात को बदलता है कि आप अपने व्यवसाय के बारे में कैसा महसूस करते हैं, न कि केवल आप कितने घंटे काम करते हैं।

स्वचालित मार्केटिंग एजेंसी क्लाइंट रिपोर्टिंग में मानवीय तत्व को बनाए रखना

स्वचालित क्लाइंट रिपोर्टिंग का मतलब यह नहीं है कि आप अपने क्लाइंट्स के परिणामों के बारे में सोचना बंद कर देते हैं। इसका मतलब है कि डिलीवरी को संभाला जाता है ताकि आप विश्लेषण पर ध्यान केंद्रित कर सकें। हर महीने डेटा की समीक्षा करें और जहां कुछ दिलचस्प हुआ हो, स्वचालित रिपोर्ट के साथ एक व्यक्तिगत नोट या फॉलो-अप संदेश जोड़ें। सुसंगत स्वचालित डिलीवरी और कभी-कभी व्यक्तिगत अंतर्दृष्टि का वह संयोजन किसी भी एक दृष्टिकोण से अधिक प्रभावशाली है।

ऑकलैंड की एक SMM हर महीने की पहली तारीख को अपनी स्वचालित रिपोर्ट भेजती है और फिर यदि उस महीने डेटा में कुछ दिलचस्प हुआ तो तीसरे दिन एक दो-पंक्ति व्यक्तिगत संदेश के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करती है। उसके क्लाइंट्स को समय पर संरचित रिपोर्ट और कुछ दिन बाद एक मानवीय अवलोकन मिलता है। वह दो साल से अधिक समय में किसी प्रतियोगी को एक क्लाइंट नहीं खोया है।

यदि आप मैन्युअल रूप से रिपोर्ट बनाना बंद करना चाहते हैं, तो SMMReports आपके क्लाइंट्स के Facebook और Instagram खातों से जुड़ता है और हर महीने पूरी तरह से ब्रांडेड, white label PDF रिपोर्ट स्वचालित रूप से तैयार करता है। अगर आप मैन्युअल रिपोर्ट बनाना बंद करना चाहते हैं, तो SMMReports यह आपके लिए करता है। smmreports.com पर मुफ़्त आज़माएँ।