כיצד להעביר לקוח מדוחות חודשיים לדוחות רבעוניים

מרקוס בקייפ טאון שלח דוחות חודשיים ללקוח ה-e-commerce שלו במשך שמונה עשר חודשים ללא החמצת הדדליין יחיד. ארבעים וחמש דקות של צילומי מסך, איסוף מדדים, כתיבת הערות וביצוע עיצוב PDF בכל חודש. הלקוח שלו פתח אותם, אולי, שישים אחוז מהפעם. ביום חמישי אחר הצהריים, בעת בניית שוב של אותו תבנית דוח בשלישית בשבוע זה, מרקוס הבין משהו: הוא בילה שנים-עשר שעות חודשיות על דוחות ללקוח שבר בכלל לא הסתכל עליהם, בעוד שהלקוח שילם עבור עדכונים חודשיים שהם בעצם לא היו צריכים.

זו הרגע שרוב מנהלי המדיה החברתית העצמאיים מתמודדים איתו אך לעולם לא מחלקים. בנית משהו שעובד, הוכחת את ערכך, ועכשיו אתה תקוע במחזור דיווח שלא משרת עוד למישהו. העברת לקוח מדוחות חודשיים לדוחות רבעוניים היא לא בעניין של עצלות. זה בעניין של להיות חכם עם הזמן שלך ולעתים קרובות לתת ללקוחות שלך תובנות טובות יותר בתהליך.

מדוע דוחות רבעוניים הגיוניים לחשבונות בשלות

דוחות חודשיים עובדים מצוין כאשר אתה מחדש לקוח או כאשר אתה מנהל חשבון פרסום ממומן עם תקציב משמעותי. בתרחישים אלה, התנודתיות היא ממשית והלקוח זקוק לעדכונים תדירים. אך ברגע שחשבון מדיה חברתית מגיע לרמת בסיסית של בשלות—בדרך כלל בסביבות חודש שישה עד תשע—הנדנדות חודשיות על חודשיות הופכות לרעש ולא לאות.

חשוב על זה מנקודת מבט של נתונים. אם אתה מנהל חשבון מדיה חברתית אורגני עבור עסק שירות מקומי בבריסביין, אילו שינויים משמעותיים קורים בחודש יחיד? אולי ההעסקה עלתה באחוז שניים. אולי הוספת חמישים עוקבים. תנועות זעירות אלה לא אומרות לך כלום על אם האסטרטגיה שלך עובדת. אך הסתכל על שלושה חודשים של נתונים ביחד ופתאום דפוסים צפים. אתה יכול לראות מגמות עונתיות. אתה יכול למדוד אם התאמות התוכן שלך באמת הזיזו את המחט. אתה יכול לקיים שיחה אמיתית על אסטרטגיה במקום לתיאור מספרים.

SMM עצמאי בלונדון שעובד עם לקוח SaaS B2B מצא את ההנושא המדויק הזה. היא שלחה דוחות חודשיים שנראו זהים כל חודש: שיעורי עסקה דומים, גדילת עוקבים דומה, נושאי תוכן דומים. כאשר היא עברה לדוחות רבעוניים, היה לה פתאום מקום לחפור למה שהיה בעצם קורה. האם כריות תוכן מסוימות ביצעו טוב יותר? האם ההעסקה נפלה בחודש ראשון אך התפוצצה בחודשים שניים ושלושה בגלל מחזור מכירות ארוך יותר? התצוגה הרבעונית ענתה לשאלות אלה. התצוגה החודשית פשוט מחזרה נתונים.

הלקוחות שלך שכרו אותך לגדילת העסק שלהם, לא לעדכון אותם לפי לוח זמנים. דיווח רבעוני מוקיר את הקשר הזה.

השיחה שהופכת את המעבר לחלק

אתה לא יכול פשוט להפסיק לשלוח דוחות חודשיים. זה לא מעבר, זה היעלמות. השיחה צריכה לקרות בכוונה ועם הנמקה ברורה המצורפת אליה.

התחל בשיחה זו בנקודת הציון הטבעית. שנים-עשר חודשים של שותפות זה רגע מושלם. אתה יכול לתחזק אותו כהתפתחות ולא כשינוי. משהו כמו: "חשבתי על איך לעשות את הדוחות האלה יותר בעלי ערך בשבילך. כרגע אנחנו בוחנים נתונים חודשיים, ובכל כנות, חודש יחיד לא אומר לנו הרבה על אם האסטרטגיה שלנו עובדת. החל בתחילת הרבעון הבא, היה לי רצון להעביר לדוחות רבעוניים שבהם אנחנו יכולים להסתכל על שלושה חודשים של נתונים ביחד ולזהות דפוסים ממשיים. הדוחות יהיו ארוכים יותר וכללים יותר, וגם יהיה לנו קריאה רבעונית בשיחה באם הם ביחד. בדרך זו אתה מקבל גם את העומק וגם את השיחה."

שימו לב מה אתה עושה כאן: אתה לא שומר על עצמך זמן, אתה משפר את השירות שלהם. זו הצמדת פרופיל שעובדת. SMM עצמאי במנילה שיתף את הגישה שלה: היא תמיד הדגישה את הרכיב של הקריאה הרבעונית. השיחה הזו הפכה למקום שבו קרתה אסטרטגיה ממשית במקום רציטציה של מספרים. לקוחות אהבו שיש להם ייעוד ספציפי למחשבה במקום רק לבדוק מחדש משימת ניהול חודשית.

בנה סעיף בטיחות. אתה אולי תוכל לומר: "בואו נרוץ עם זה לשתי רבעונים ובדוק. אם אתה מרגיש שאתה זקוק לעדכונים חודשיים, אנחנו בהחלט יכולים חוזרים לקצב הזה." רוב הלקוחות לא יבקשו להחזור. הם בעצם יעדיפו את הגישה הרבעונית אחרי שהם חשים את ההבדל בחומר הדוח.

מה משתנה בתהליך הדוח המעשי שלך

יופיה של דיווח רבעוני הוא שזה לא שלושה דוחות חודשיים מוערמים ביחד. זה חיה שונה לחלוטין. אתה מסתכל על מגמות, לא על תמונות.

הדוח הרבעוני שלך צריך להכיל נרטיב רבעוני. מה קרה על פני שתים-עשר השבועות האלה? מה היו שלוש הנצחונות הגדולים? מה היה האזור האחד שהפתיע אותך או דרש התאמה? SMM עצמאי בסידני מצא שקטע הנרטיב הזה הפך לחלק הכי בעל ערך בדוחות שלה. לקוחות יכלו לראות את החשיבה שלה, לא רק את איסוף הנתונים שלה.

אתה צריך גם לכלול המלצות מטיפול קדימה. בהתבסס על מה שלמדת ב-Q3, הנה מה שאנחנו הולכים לבדוק ב-Q4. זו חשיבה אסטרטגית שפשוט לא משתלבת בדוחות חודשיים כי אין לך מספיק נתונים כדי להצדיק זאת עדיין. עם דוחות רבעוניים, באמת יש לך מקום להציע שינויים בתמיכה של תצפית אמיתית.

כלים כמו SMMReports הופכים את זה לקל יותר כי אתה יכול למשוך נתונים רבעוניים באופן אוטומטי במקום לאסוף באופן ידני שלוש חודשים של צילומי מסך וסטטיסטיקה. לבד עם זה חוסך לך זמן משמעותי.

שקול להוסיף ניתוח השוואה. חודש אחד מהרבעון מול חודש שלוש. רבעון זה מול אותו רבעון בשנה שעברה, אם יש לך את הנתונים האלה. גדילת שנה על שנה. השוואות אלה הן הרבה יותר משמעותיות מחודש לחודש והן מדגימות התקדמות בדרך שלקוחות באמת מבינים.

טיפול בדחייה

כמה לקוחות יתנו דחייה. הם יגידו שהם צריכים לדעת מה קורה בכל חודש. האזן בעיון, כי לפעמים זה לגיטימי וזה סתם הרגל.

אם לקוח מנהל פרסום שלך, דיווח חודשי הגיוני. אל תשחק עם זה. אם לקוח נמצא במצב קרוב או יש קמפיין גדול משגר, בדיקות חודשיות הגיוניות. שוב, אל תדחוף דוחות רבעוניים לתרחיש שדורש תקשורת תדירה יותר.

אך אם לקוח מנהל חשבון מדיה חברתית אורגני ופשוט מניח שדיווח חודשי הוא התקן, התערוצים בעדינות את זה. SMM עצמאי בטורונטו עשה זאת בצורה יפה: היא שאלה את הלקוח ההתנגדות שלה שאלה פשוטה אחת. "מתי הייתה הפעם האחרונה שקיבלת החלטה בהתבסס על דוח חודשי?" השתיקה היתה אומרת הרבה. הלקוח שלה הבין שהיא קיבלה דוחות מהרגל, לא הכרח. היא עברה לרבעון וחסכה כסף משמעותי בתהליך.

לפעמים הדחייה היא לא על הדיווח, היא על היעדר מתפיסה. הם חוששים שרבעוני פירושו שאתה עובד על החשבון שלהם רבעוני. התייחס באופן יזום לזה. לוח הזמנים של העבודה שלך לא משתנה. קצב התקשורת שלך משתנה. אתה עדיין פוסט, עדיין מייעל, עדיין ניהול הכל. אתה פשוט דיווח עליו פחות לעתים קרובות כי דיווח בתדירות נמוכה יותר הוא יותר בעל ערך.

הנצחון לטווח הארוך

העברה לדוחות רבעוניים נותנת לך משהו בחזרה: זמן. זמן אמיתי. שתים-עשר שעות חודשיות הופכות לארבעים ושמונה שעות רבעוניות. אתה יכול להשתמש בזמן הזה כדי לחשוב בעצם על אסטרטגיה במקום להרכיב נתונים. אתה יכול לקחת על עצמך יותר לקוחות ללא פריקה. או שאתה יכול ללכת עמוק יותר עם לקוחות קיימים.

הסט הזה גם משנה איך לקוחות חושבים עליך. אתה הופך לאסטרטג במקום לדוחות. SMM עצמאי בג'והנסבורג הבחין בהסט הזה מייד. הלקוחות שלה התחילו לשאול אותה עצה על החלטות עסקיות במקום רק לסקור מדדים. שיחה מוגבהת זו שינתה איך היא תמחור את השירותים שלה וכמה זמן לקוחות נשארו.

דיווח רבעוני הוא לא הצעד הנכון לכל לקוח בכל מצב. אך לחשבונות בשלות המנהלים מדיה חברתית אורגנית, זה כמעט תמיד הצעד הנכון. זה יותר בר קיימא בשבילך ויותר בעל ערך להם. זה נצחון לא נדיר שבעצם עובד.

אם ברצונך להפסיק ליצור דוחות באופן ידני, SMMReports עושה זאת עבורך. נסה בחינם ב-smmreports.com.