כיצד לחסוך זמן בדיווחי לקוחות כמנהל מדיה חברתית עצמאי

אם אתה מנהל מדיה חברתית לשלושה או ארבעה לקוחות ויותר, אתה כבר מכיר את התחושה. זה סוף החודש, התוכן שלך מתוזמן, העיסוק טוב, ואז אתה זוכר שעדיין צריך לבנות שישה דוחות עד יום שישי. דיווח לקוחות היא אחת מהמשימות שנראות שצריכות לקחת שעה אבל איכשהו בולעות יום שלם.

החדשות הטובות הן שרוב הזמן הזה הוא בזבוז שאתה יכול בעצם להוריד. לא על ידי עשיית פחות או שליחת דוחות גרועים יותר, אלא על ידי שינוי האופן שבו כל התהליך עובד.

איפה הזמן בעצם הולך

לפני שאתה יכול לתקן זאת, זה עוזר להיות כנה לגבי לאן הזמן של הדיווח נעלם. עבור רוב העצמאיים זה לא החשיבה או הכתיבה. זה ריכוז הנתונים. התחברות לחמש פלטפורמות שונות, צילום מסכנות של גרפים, העתקת מספרים לגיליון אלקטרוני, עיצוב PDF, ואז התחלה מחדש עבור הלקוח הבא.

העבודה הידנית החוזרת ונשנית הזו היא ההורג האמיתי. זה לא דורש מיומנות או שיקול דעת. זה פשוט דורש את הזמן שלך, וזה לוקח הרבה מזה. אם אתה מבלה יותר מ-30 דקות לקוח בדוח חודשי, משהו בתהליך לא עובד.

הדבר השני שמאט אנשים הוא התחלה מאפס כל חודש. אפילו אם אתה משתמש בתבנית, מילוי ידני פירושו שאתה מקבל החלטות עיצוב, שינוי גודל של תמונות, והתעסקות עם יישור במקום לעשות עבודה שבעצם מתקדמת עבור הלקוחות שלך.

סטנדרטיזציה לפני אוטומציה

הדבר הראשון שכדאי לעשות הוא סטנדרטיזציה של מה שנכנס לכל דוח. לא כל לקוח זקוק לעומק זהה של נתונים, אבל צריכה להיות לך מבנה בסיס שעובד עבור רובם. כאשר אתה כבר יודע איך הדוח יהיה לפני שאתה מתחיל לבנות אותו, המשימה כולה הופכת למהירה יותר.

החליט אילו מדדים חשובים ביותר עבור סוג הלקוחות שאתה משרת. עבור רוב מנהלי המדיה החברתית זה אומר הגעה, שיעור עיסוק, גדילת עוקבים, ותוכן בעל ביצועים גבוהים. אם אתה מנהל מודעות בתשלום זה יכלול גם הוצאה ותוצאות. ברגע שהסכמת על המבנה הזה עם לקוח בתחילת הקשר, אין הפתעות ואין הרחבת היקף לתהליך הדיווח.

סטנדרטיזציה גם הופכת הסברת תוצאות להרבה יותר קלה. כשלקוח רואה את אותה תבנית כל חודש הם מפסיקים להזדקק לדברים שמוסברים להם ומתחילים לקרוא את הדוח בעצמם. זה לבד חוסך לך זמן בשיחות ובהודעות המשך.

הפסק להתחבר לכל פלטפורמה ידנית

זו השינוי שחוסך את רוב הזמן. אם אתה עדיין מתחבר ל-Instagram, Facebook, LinkedIn, ו-TikTok בנפרד כל חודש כדי להשיג נתונים, אתה עושה זאת בדרך הקשה. כלים קיימים במיוחד כדי למשוך את הנתונים האלה עבורך ולהציג אותם במקום אחד.

SMMReports, למשל, מתחבר לחשבונות הלקוח שלך ויוצר דוחות מובילים באופן אוטומטי. אתה לא בונה כלום. אתה לא עותק מספרים. אתה בודק את הפלט ושולח אותו. עבור עצמאיים המנהלים מספר לקוחות, שינוי בלבד יכול לחסוך מספר שעות בחודש.

המטרה היא להגיע לנקודה שבה תהליך הדיווח החודשי שלך הוא: בדוק את הנתונים, הוסף סיכום כתוב קצר עם הפרשנות שלך, ושלח. זה מה שזה צריך להיראות. כל דבר מעבר לזה הוא חיכוך שאתה יוצר לעצמך.

כתוב את ההערות שלך מראש

דרך אחת שלא מקבלת הערה כדי לחסוך זמן בדיווח לקוחות היא תבניות של ההערות הכתובות שלך. לא בדרך של העתקה והדבקה שנשמעת גנרית, אלא במובן של הכנת ביטויים ומבנים שאתה יכול להתאים במהירות.

לדוגמה, אם ההגעה עלתה יש לך הסבר קצר מוכן. אם העיסוק ירד יש לך משפט או שניים שמקנו אותו. אם פוסט ביצע טוב באופן יוצא דופן אתה יודע איך לגבול את זה במהירות. אתה לא כותב מעמוד ריק בכל פעם.

רוב הלקוחות קוראים את המספרים ואז מסתכלים אליך עבור ה-"אז מה". הפרשנות הזו יקרה והיא המקום שבו המexpertise שלך חיה. אבל זה לא צריך לקחת 45 דקות. עם קצת הכנה זה יכול לקחת חמש.

תלבט את זמן הדיווח שלך

התזמון חשוב יותר מרוב האנשים מבינים. אם אתה עושה דיווח בכל פעם שלקוח מבקש אותו או בכל פעם שאתה זוכר, אתה כל הזמן משתנה הקשר. זה איטי וזה מחסל נפשי.

בחר יום או שניים בחודש כימי דיווח ועשה כל דוח לקוח בגוש אחד. המוח שלך נשאר במצב הנכון, אתה לא צריך לטעון מחדש את ההקשר עבור כל לקוח, ואתה מתחיל להיות מהיר יותר כי התהליך טרי בראשך מהדוח הקודם.

שלב את זה עם כלים של אוטומציה וגוש הדיווח הזה מתכווץ מיום מלא לכמה שעות ממוקדות. זה שינוי משמעותי כשאתה מנהל עסק עצמאי בעצמך.

דיווח white label מגן על הזמן שלך והמותג שלך

עוד דבר שכדאי לשקול הוא איך הדוחות שלך נראים כשהם מגיעים לתיבת הדואר של לקוח. דוחות שנראים מקצועיים וחומלים את ההברנדינג שלך מדוך אתה נראה מאורגן וברציניות לגבי העבודה שלך. הם גם מפחיתים את השאלות של קדימה ואחורה שמגיעות מדוח שקשה לקרוא.

כלים כמו SMMReports מאפשרים לך לשים את הלוגו שלך וצבעי המותג שלך בכל דוח כדי שזה יהיה נראה כמו משהו שבנית, אפילו אם לא בילית שעות עליו. זה משנה לשימור. לקוחות שמרגישים שטופלו היטב נשארים ממושכים יותר.

חיסכון בזמן בדיווח לקוחות הוא לא על חיתוך פינות. זה בערך הסרת החלקים של התהליך שלא דורשים את המומחיות האמיתית שלך וריכוז הזמן שלך על החלקים שעושים. הפרשנות, האסטרטגיה, הקשר. זה המקום שבו אתה משיג את מה שאתה חייב.

אם ברצונך להפסיק ליצור דוחות באופן ידני, SMMReports עושה זאת עבורך. נסה בחינם ב-smmreports.com.