כיצד לאוטומציה דוחות מדיה חברתית לקליינטים ללא אובדן המגע האישי

מריה מנהלת פרקטיקה ניהול מדיה חברתית עצלאית בבואנוס איירס עם תשעה קליינטים. בשמונה עשר החודשים הראשונים בנתה כל דוח ביד. היא הייתה גאה בהם. הם היו מפורטים, מעוצבים היטב, והקליינטים שלה הערו עליהם באופן קבוע. היא גם בילתה ארבעה ימים בכל חודש בייצור שלהם, זמן שלא יכלה לחייב עבורו ולא יכלה להחזיר.

כשלבסוף אוטומציה את הדיווח שלה, היא דאגה שהאיכות תירד. שהקליינטים שלה יבחינו בכך. שהדוחות יהיו גנריים. כלא מזה קרה. מה שהשתנה היה שהיא הפסיקה להוציא ארבעה ימים על ייצור והתחילה להוציא ארבעים וחמש דקות על סקירה, הוספת הערה אישית לכל דוח לפני שהוא יצא. הקליינטים שלה חשבו שהדוחות בעצם השתפרו.

למה אוטומציה ואיכות אינם בעימות

ההנחה שדוחות אוטומטיים הם איכות נמוכה יותר מאלה שבנויים ביד משקפת אי הבנה של המקום בו האיכות למעשה מגיעה. האיכות בדוח מדיה חברתית טוב מגיעה מנתונים מדויקים, הצגה ברורה וניתוח שימושי. כלא מהדברים האלה דורשים ממך להעתיק ידנית מספרים ממסך אחד לשני או לעצב PDF מאפס כל חודש.

מה שאוטומציה מסירה היא עבודת הייצור. הזנת נתונים, עיצוב, בניית תרשימים, ייצוא PDF, שליחת דוא"ל. מה שהיא לא מסירה הוא ידע שלך על הקליינט, הבנתך מה המספרים פירושם לעסק הספציפי שלהם, או יכולתך להוסיף משפט של הקשר שכלי לא יכול ליצור.

זרימת העבודה של דיווח אוטומטי הטובה ביותר משלבת דיוק שנוצר במערכת עם תובנה שנוספה באדם. הדוח מטפל בנתונים. אתה מטפל בפרשנות.

שלב ראשון: חבר את החשבונות

אוטומציה של דוחות קליינטים מתחילה בחיבור של החשבונות Facebook ו-Instagram של הקליינטים שלך לכלי הדיווח שלך דרך ה-Meta API הרשמי. זה שלב חד פעמי שהקליינט שלך מסיים בכניסה לחשבון Meta שלהם וביתן גישה לקריאה בלבד. זה לוקח בערך שתי דקות ולא דורש ידע טכני מצידו.

לאחר החיבור, הכלי יכול למשוך נתונים אמיתיים ישירות מהפלטפורמה בכל פעם שדוח נוצר. הגעה, רשימות, שינויים במעקבים, שיעור עיוות, הודעות מובילות, דמוגרפיית קהל, הכל מגיע ישירות מהמקור ללא שום קלט ידני מצידך.

SMM בנייירובי תיארה את תהליך החיבור כחלק שהיא דחתה חודשים כי היא ציפתה שזה יהיה מסובך. זה לקח לה אחת עשרה דקות על פני שלושה קליינטים. היא בנתה את שלושת הדוחות האלה ידנית למעלה משנה.

שלב שני: הגדר את הברנדינג שלך פעם אחת

העלה את הלוגו שלך, הזן את צבע הברנד שלך, קבע את כתובת הדוא"ל של השידור, והגדר את התחום המותאם שלך אם יש לך אחד. הגדרה זו מתרחשת פעם אחת ברמת החשבון ונוחלת לכל דוח שתיצור מנקודה זו והלאה. אתה לא צריך להחיל מחדש ברנדינג לכל קליינט או לכל חודש.

התוצאה היא דוח שנושא את זהות העסק שלך בעקביות, אותו לוגו, אותם צבעים, אותה כתובת שליחה, בכל חודש לכל קליינט. עקביות בהצגה היא אחד הדברים שקליינטים שמים לב ולהקשר עם מקצועיות, גם אם הם לא יכלו לנסח במדויק בדיוק למה.

שלב שלישי: קבע כל קליינט

לכל קליינט, אתה קובע את תאריך ההסמכה, כתובת הדוא"ל של הנמען, וקבע אם אתה רוצה צעד אישור לפני שהדוח משודר. אתה יכול גם להוסיף ידיות Instagram מתחרות כך הדוח כולל תמונת מצב של איך הקליינט שלך משווה לאחרים בתחום שלהם.

אם אתה מנהל קליינטים בשפות מרובות, קבע את שפת הדוח לפי קליינט בשלב זה. הגרסה של הדוח הפונה לקליינט תיווצר בשפה שלהם בעוד שאתה מנהל הכל מקצהך בשלך.

SMM עצלאי באמסטרדם המנהל קליינטים ברחבי הולנד, בלגיה וממלכה המאוחדת קבע את כל אחת עשרה קליינטיו בצהריים יחיד. היא לא נגעה בתצורה מאז, למעט עדכון כתובת דוא"ל של קליינט כשהם שינו את פרטי הקשר שלהם.

שלב רביעי: הוסף את שכבה אנושית

אוטומציה מטפלת בייצור. אתה מוסיף תובנה. לפני שכל דוח יצא, קח חמש דקות לסקור את הנתונים והוסף הערה אישית קצרה אם משהו בולט קרה בחודש הזה. דוקציה משמעותית בהגעה, הודעה שביצעה על ציפיות, ירידה במעקבים שכדאי להתמודד איתה. משפט או שניים מאתך שמתייחסים למשהו ספציפי לחשבון שלהם הופכים דוח שנוצר במערכת לדבר שמרגיש שקול.

זה השלב שרוב העצלאים שמעברים לאוטומציה מעריכים בחסר. זה גם השלב ששומר על הקשר אישי. הקליינטים שלך לא משלמים עבור דוח. הם משלמים על מישהו שמבין את החשבון שלהם ויכול לעזור להם להבין מה קורה בו. תצפית קצרה וספציפית מאתך כל חודש מדגימה הבנה זו יעילה יותר מאשר שלוש שעות של עיצוב ידני אי פעם עשו.

מה משתנה כשאתה מבצע אוטומציה

השינוי המיידי הוא זמן. שעות שקודם לכן הלכו לעבודת ייצור הופכות להיות זמינות לכל דבר אחר. אסטרטגיה, תוכן, פיתוח קליינטים חדשים, או פשוט סיום העבודה בשעה סבירה במקום לבנות דוחות יום ראשון בלילה.

השינוי הפחות ברור הוא עקביות. דיווח ידני כפוף לוח הזמנים שלך, רמות האנרגיה שלך, וכמה עסוק הכל אחר בשבוע הזה. דיווח אוטומטי יוצא בתאריך זהה בכל חודש ללא קשר לכל שאר התרחשויות. קליינטים שמים לב לעקביות. זה מאותת אמינות בדרך שדוחות גדולים מדי לעתים קרובות לא.

SMM במלבורן שעשתה אוטומציה של הדיווח שלה לשבעה קליינטים אמרה שהשינוי הגדול ביותר לא היה הזמן שנשמר אלא העובדה שהיא הפסיקה לחשוש מסוף החודש. הדוחות היו מקור של מתח נמוך בחודשים לשנים. הסרת הלחץ הזה שינתה כיצד היא הרגישה לגבי העסק שלה בדרכים שלא צפתה.

אם ברצונך להפסיק ליצור דוחות באופן ידני, SMMReports עושה זאת עבורך. נסה בחינם ב-smmreports.com.