דיווח אוטומטי ללקוחות: כיצד להגדיר פעם אחת ולעולם לא לבנות דוח שוב

מנהלת מדיה חברתית באוסקה חישבה שבשנתיים הראשונות של עבודה כעצמאית הוציאה 340 שעות לבניית דוחות ללקוחות. היא חישבה את זה בצהריים של ראשון בעייף במיוחד, כשבנתה מחדש דוח שבנתה כבר אחת עשרה פעמים קודם לכן עבור אותו לקוח. בצהריים ההוא החליטה להגדיר דיווח אוטומטי ללקוחות ולעולם לא לחזור לשיטה הישנה.

340 שעות זה שמונה שבועות וחצי של עבודה מלאה. זמן שהיה יכול ללכת לאסטרטגיה, ללקוחות חדשים, או לכל דבר אחר מלבד עיצוב מחדש של אותם נתונים לתוך אותו תבנית חודש אחרי חודש.

מדוע רוב העצמאים דוחים זאת

הסיבה השכיחה ביותר שמנהלי מדיה חברתית עצמאיים דוחים את הגדרת דיווח אוטומטי היא שזה נראה כמו פרויקט. משהו שדורש מחקר, החלטות וזמן הגדרה שהם לא כל כך יש להם כרגע. אז הם ממשיכים לבנות דוחות באופן ידני כי זה הנתיב בעל ההתנגדות הנמוכה ביותר על טווח קצר.

האירוניה היא שהגדרת דיווח אוטומטי עבור לקוח אחד בדרך כלל לוקחת פחות זמן מאשר בנייה ידנית של דוח של אותו לקוח פעם אחת. אתה עושה את עבודת ההגדרה פעם אחת ואז המערכת מטפלת בהכל אחרי זה. ההחזר על השקעת הזמן ההיא גדל כל חודש בנפרד כל עוד אתה שומר על אותו לקוח.

בחירת מאיפה להתחיל

התחל עם הלקוח שלך שדורש תחזוקה רבה ביותר. זה שהדוח שלו לוקח הכי הרבה זמן, דורש עיצוב רב ביותר, או שנתונים שלו אתה חושש להשיג כל חודש. הגדרת אוטומציה עבור קשר הדיווח כואב ביותר שלך תחילה נותנת לך את ההחזר הגדול ביותר מיד וההנעה להרחיב את זה על לקוחות אחרים שלך.

SMM בקייפ טאון התחילה עם הלקוח הקבוע שלה שצבר פורמט דוח מורכב במהלך שלוש שנים של עבודה ביחד. היא ציפתה שההגדרה תהיה קשה. זה לקח תשעים דקות כולל הזמן לבנות מחדש את התבנית במערכת החדשה. הדוח שבדרך כלל לקח לה ארבע שעות עכשיו יוצא באופן אוטומטי כל חודש וגם נראה טוב יותר מהגרסה שהיא בנתה ידנית.

תהליך ההגדרה

חבר את חשבונות Facebook ו-Instagram של הלקוח דרך תהליך הרשאות ה-Meta API הרשמי. זה שלב חד-פעמי שנותן לכלי הדיווח שלך גישת קריאה לאנליטיקה שלהם. הלקוח שלך צריך לאשר זאת דרך חשבון Meta משלהם שלוקח בערך שתי דקות ולא דורש ידע טכני מצדם.

בנה את התבנית המזהה שלך פעם אחת. העלה את הלוגו שלך, קבע את הצבעים שלך, הוסף את פרטי הדומיין שלך כדי שהדוח יוצא מכתובת האימייל שלך. ודא שהתבנית משקפת איך אתה רוצה שהעסק שלך יוצג כי מסמך הזה הולך ללקוח שלך כל חודש ללא סקירה של כל פעם.

קבע את לוח הזמנים של ההעברה שלך. בחר את התאריך, אשר את כתובת האימייל של הנמען, והחליט האם אתה רוצה שלב אישור לפני הדוח שולח או האם אתה רוצה שהוא יוצא לחלוטין באופן אוטומטי. לרוב קשרי לקוחות קבועים אוטומציה מלאה היא הקריאה הנכונה. עבור לקוחות חדשים שלב אישור לשתיים או שלוש החודשים הראשונים מאפשר לך להוסיף הקשר בזמן שאתה עדיין לומד מה הם שומים לב.

מה קורה לזמן שלך

החודש הראשון אחרי הגדרת דיווח אוטומטי ללקוחות כל שלך מרגיש מוזר. הסוף של חודש מגיע והשום לא קורה מצדך. לא לילות מאוחרים שמשכו צילומים. לא עיצוב. לא רדיפה של כפתור השליחה. הדוחות פשוט יוצאים.

SMM עצמאית בבוגוטה תיארה את החודש הראשון כמחריד. היא המשיכה לצפות שתהיה לה משהו לעשות ולא היה שום דבר. היא השתמשה בזמן כדי להציע גיוס לקוח חדש ונחתה בהם לפני סוף החודש. הדיווח של אותו לקוח חדש היה אוטומטי מיום אחד.

חיסכון בזמן הוא אמיתי אבל הפחתת העומס הנפשי היא מה שרוב העצמאיים מדברים עליו הכי הרבה. דיווח לא רק זמן רב. זה מקור של מתח ברמה נמוכה שיושב בתחקיר לשבוע האחרון של כל חודש. הסרתו משנה איך אתה מרגיש לגבי העסק שלך, לא רק כמה שעות אתה עובד.

שמירה על האלמנט האנושי

דיווח אוטומטי ללקוחות לא אומר שאתה מפסיק לחשוב על התוצאות של הלקוחות שלך. זה אומר שההעברה מטופלת כדי שתוכל להתמקד בניתוח. סקור את הנתונים כל חודש ובמקום שקרה משהו מעניין, הוסף הערה אישית או הודעת עקיפה לצד הדוח האוטומטי. השילוב ההוא של העברה אוטומטית עקבית ותובנה אישית מעת לעת היא יותר רשמית מכל גישה לבדה.

SMM באוקלנד שולחת את הדוחות האוטומטיים שלה ביום הראשון של כל חודש ואחר כך עוקבת עם הודעה אישית של שתי שורות ביום השלישי אם משהו מעניין קרה בנתונים של אותו חודש. הלקוחות שלה מקבלים את הדוח המובנה בזמן והתבוננות אנושית כמה ימים מאוחר יותר. היא לא איבדה לקוח למתחרה במשך יותר משנתיים.

אם ברצונך להפסיק ליצור דוחות באופן ידני, SMMReports עושה זאת עבורך. נסה בחינם ב-smmreports.com.