Rapports clients automatisés : configurez une fois et économisez 10+ heures/mois

Les rapports clients automatisés constituent un processus qui consiste à connecter les comptes de médias sociaux de vos clients une seule fois, puis à laisser le logiciel gérer la collecte de données, la génération de rapports et la livraison planifiée chaque mois sans aucun travail manuel de votre part. Une gestionnaire de médias sociaux à Osaka a calculé qu'elle avait passé 340 heures à créer des rapports clients au cours de ses deux premières années de travail en freelance. Elle a fait le calcul lors d'un après-midi de dimanche particulièrement fastidieux en recréant un rapport qu'elle avait déjà créé onze fois pour le même client. C'est cet après-midi-là qu'elle a décidé de mettre en place des rapports clients automatisés et de ne jamais revenir en arrière.

340 heures, c'est huit semaines et demie de travail complet. Du temps qui aurait pu être consacré à la stratégie, à de nouveaux clients, à n'importe quoi d'autre que de reformater les mêmes données dans le même modèle mois après mois.

Pourquoi la plupart des freelances reportent l'automatisation des rapports de médias sociaux

La raison la plus courante pour laquelle les gestionnaires de médias sociaux indépendants reportent la mise en place de rapports clients automatisés est que cela ressemble à un projet. Quelque chose qui nécessite de la recherche, des décisions et du temps d'installation qu'ils n'ont pas actuellement. Ils continuent donc à créer des rapports manuellement parce que c'est le chemin de moindre résistance à court terme.

L'ironie, c'est que la mise en place de rapports automatisés pour un client prend généralement moins de temps que la création manuelle du rapport de ce client une seule fois. Vous effectuez le travail de configuration une seule fois et le système gère tout après cela. Le retour sur cet investissement initial en temps se multiplie chaque mois tant que vous gardez ce client.

Choisir par où commencer avec votre tableau de bord de rapports clients automatisés

Commencez par votre client le plus exigeant en termes de maintenance. Celui dont le rapport prend le plus longtemps, nécessite le plus de formatage ou dont les données vous ennuient à extraire chaque mois. La mise en place de l'automatisation pour votre relation de rapport la plus pénible en premier vous donne le meilleur rendement immédiat et la motivation de la déployer à vos autres clients.

Une gestionnaire de médias sociaux au Cap a commencé par son client de longue date qui avait accumulé un format de rapport complexe au cours de trois années de collaboration. Elle s'attendait à ce que la mise en place soit difficile. Cela a pris quatre-vingt-dix minutes, y compris le temps de reconstruire le modèle dans le nouveau système. Le rapport qui lui prenait quatre heures est maintenant envoyé automatiquement chaque mois et ressemble mieux que la version qu'elle créait manuellement.

Comment mettre en place des rapports clients une seule fois pour les agences de marketing et les freelances

Connectez les comptes Facebook et Instagram du client via le processus officiel des autorisations Meta API. C'est une étape unique qui donne à votre outil de rapports un accès en lecture à leurs analyses. Votre client doit approuver cela via son propre compte Meta, ce qui prend environ deux minutes et ne nécessite aucune connaissance technique de sa part.

Créez votre modèle personnalisé une seule fois. Téléchargez votre logo, définissez vos couleurs, ajoutez les détails de votre domaine pour que le rapport soit envoyé à partir de votre adresse e-mail. Assurez-vous que le modèle reflète comment vous voulez que votre entreprise soit représentée, car ce document sera envoyé à votre client chaque mois sans que vous l'examiniez chaque fois.

Définissez votre calendrier de livraison. Choisissez la date, confirmez l'adresse e-mail du destinataire et décidez si vous voulez une étape d'approbation avant l'envoi du rapport ou si vous le voulez entièrement automatisé. Pour la plupart des relations clients établies, l'automatisation complète est le bon choix. Pour les nouveaux clients, une étape d'approbation pour les deux ou trois premiers mois vous permet d'ajouter du contexte pendant que vous apprenez encore ce à quoi ils accordent de l'importance.

Ce qui arrive à votre temps lorsque vous automatisez les rapports de médias sociaux

Le premier mois suivant la mise en place de rapports clients automatisés pour tous vos clients semble étrange. La fin du mois arrive et rien ne se passe de votre côté. Pas de nuits tard en train de faire des captures d'écran. Pas de formatage. Pas de poursuites du bouton d'envoi. Les rapports sont simplement envoyés.

Une gestionnaire de médias sociaux indépendante à Bogota a décrit le premier mois comme étant désorientant. Elle s'attendait continuellement à avoir quelque chose à faire et il n'y avait rien. Elle a utilisé le temps pour émettre une offre à un nouveau client et l'a obtenu avant la fin du mois. Les rapports de ce nouveau client ont été automatisés dès le premier jour.

L'économie de temps est réelle, mais la réduction de la charge mentale est ce dont la plupart des freelances parlent le plus. Les rapports ne sont pas seulement chronophages. C'est une source de stress de faible niveau qui s'accumule en arrière-plan la dernière semaine de chaque mois. La supprimer change la façon dont vous vous sentez face à votre entreprise, pas seulement le nombre d'heures que vous travaillez.

Garder l'élément humain dans les rapports clients automatisés de l'agence de marketing

Les rapports clients automatisés ne signifient pas que vous arrêtez de réfléchir aux résultats de vos clients. Cela signifie que la livraison est gérée afin que vous puissiez vous concentrer sur l'analyse. Examinez les données chaque mois et lorsque quelque chose d'intéressant s'est produit, ajoutez une note personnelle ou un message de suivi à côté du rapport automatisé. Cette combinaison de livraison automatisée cohérente et d'aperçu personnel occasionnel est plus impressionnante que l'une ou l'autre approche seule.

Une gestionnaire de médias sociaux à Auckland envoie ses rapports automatisés le premier du mois et envoie ensuite un message personnel de deux lignes le troisième si quelque chose d'intéressant s'est produit dans les données ce mois-là. Ses clients reçoivent le rapport structuré à temps et une observation humaine quelques jours plus tard. Elle n'a perdu aucun client au profit d'un concurrent depuis plus de deux ans.

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