Automatisierte Berichte für Social-Media-Manager: So richten Sie sie ein

Eine Social-Media-Managerin in Johannesburg verbrachte jeden Monat vier Stunden damit, denselben Bericht für ihren größten Kunden zu erstellen. Dieselbe Struktur, dieselben Abschnitte, dieselben Schriftarten, dieselbe Logo-Platzierung. Sie machte im Grunde dieselbe Arbeit zwölf Mal pro Jahr. In dem Monat, in dem sie endlich automatisierte Berichte einrichtete, bekam sie diese vier Stunden zurück und verbrachte sie stattdessen mit dem Onboarding eines neuen Kunden.

Automatisierte Berichte sind keine Luxus für Agenturen mit großen Teams. Sie sind der Unterschied zwischen einem Freelance-Geschäft, das skaliert, und einem, das weiterhin Zeit gegen Geld zu einer festen Obergrenze eintauscht.

Was automatisierte Berichterstattung wirklich bedeutet

Automatisierte Berichterstattung bedeutet, dass Ihr Kunde seinen monatlichen Social-Media-Bericht erhält, ohne dass Sie manuell Daten abrufen, ein Dokument formatieren oder auf Senden klicken müssen. Das System stellt eine Verbindung zu den Social-Media-Konten Ihres Kunden her, ruft die echten Zahlen ab, fügt sie in eine gebrandete Vorlage ein und liefert den Bericht nach einem Zeitplan, den Sie einmalig festlegen.

Dies unterscheidet sich von einem Reporting-Dashboard, bei dem sich Ihr Kunde anmeldet. Automatisierte Berichte werden an den Kunden als fertiges PDF, normalerweise per E-Mail, am selben Datum jeden Monat geliefert. Der Kunde muss sich nirgendwo anmelden oder Rohdaten interpretieren. Er erhält ein sauberes Dokument, das die Geschichte seines Monats erzählt.

Ein freiberuflicher SMM in Manchester, der elf Kunden verwaltet, drückte es gut aus: Der Bericht wird versendet, ob sie arbeitet, im Urlaub ist oder sich mit einem Familiennotfall befasst. Es hängt nicht davon ab, dass sie sich daran erinnert, es zu tun.

Schritt 1: Verbinden Sie die Konten Ihres Kunden

Der erste Schritt bei der Einrichtung automatisierter Berichte besteht darin, die Facebook- und Instagram-Konten Ihres Kunden mit dem verwendeten Reporting-Tool zu verbinden. Dies erfordert, dass Ihr Kunde Zugriff über Metas offiziellen Berechtigungsprozess gewährt. Es dauert etwa zwei Minuten und muss nur einmal erfolgen.

Die meisten Kunden sind damit einverstanden, wenn Sie erklären, dass Sie nur Lesezugriff benötigen, um ihre Analysen abzurufen. Sie posten nicht in ihrem Auftrag über diese Verbindung, sondern lesen nur die Zahlen, die die Plattform bereits verfolgt. Rahmen Sie es so ein, dass Sie die Daten erhalten, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen.

Nach der Verbindung kann das Tool Reichweite, Follower-Wachstum, Engagement, Top-Posts, Zielgruppen-Demografiken und mehr auf laufender Basis abrufen. Sie müssen sich nie wieder in ihr Konto anmelden, um Zahlen zu screenshooten.

Schritt 2: Richten Sie Ihre gebrandete Vorlage ein

Die Vorlage macht automatisierte Berichte professionell statt generisch. Fügen Sie Ihr Logo, Ihre Markenfarben und Ihren Geschäftsnamen hinzu, damit der Bericht unter Ihrer Marke versendet wird, nicht unter der des Tools. Ihr Kunde sollte etwas erhalten, das aussieht, als hätten Sie es speziell für ihn erstellt, nicht etwas, das nach Software-Output schreit.

Die meisten guten Reporting-Tools ermöglichen es Ihnen auch, eine benutzerdefinierte Sender-E-Mail und Domain festzulegen. Wenn der Bericht in Ihrem Kundenposteingang ankommt, sollte er von Ihrer E-Mail-Adresse stammen, nicht von einer Drittanbieter-Plattform. Dieses Detail ist wichtiger, als die meisten Freiberufler realisieren. Es verstärkt, dass Sie der Experte sind, der ihre Social Media verwaltet, nicht ein Softwaretool.

Ein SMM in Sydney, der zu automatisierten Berichten wechselte, sagte, dass ihre Kunden die neuen Berichte tatsächlich lobten, ohne zu wissen, dass sich im Backend etwas geändert hatte. Die gebrandete Vorlage sah polierter aus als das, was sie manuell in Canva erstellt hatte.

Schritt 3: Legen Sie den Zeitplan fest und genehmigen oder automatisieren Sie

Nachdem die Verbindung und Vorlage vorhanden sind, wählen Sie Ihr Lieferdatum. Die meisten Freiberufler versenden Berichte am ersten oder zweiten des Monats, der die Leistung des Vormonats abdeckt. Stellen Sie dies einmalig ein und das System kümmert sich von dort an darum.

Einige Reporting-Tools bieten einen Genehmigungsschritt an, in dem Sie den Bericht überprüfen, bevor er versendet wird. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mit einem neuen Kunden anfangen oder wenn Sie wissen, dass sein Konto einen ungewöhnlichen Monat hatte, dem Sie Kontext hinzufügen möchten. Sobald Sie sich des Outputs sicher sind, können Sie zur vollautomatischen Zustellung wechseln und sich vollständig aus dem Prozess entfernen.

Eine VA auf den Philippinen nutzt den Genehmigungsschritt für zwei ihrer zwölf Kunden, die detaillierte Fragen zu ihren Berichten stellen. Bei den anderen zehn lässt sie Berichte automatisch versendet werden und verbringt diese Zeit stattdessen auf Content-Erstellung.

Was sich ändert, wenn Berichterstattung automatisiert ist

Die offensichtliche Änderung ist Zeit. Die meisten Social-Media-Manager, die zu automatisierter Berichterstattung wechseln, sparen zwischen einer und zwei Stunden pro Kunde pro Monat. Bei zehn Kunden sind das zehn bis zwanzig Stunden pro Monat, die Sie zurückbekommen, um sie für Arbeit auszugeben, die Ihr Geschäft wirklich wachsen lässt.

Die weniger offensichtliche Änderung ist Konsistenz. Automatisierte Berichte werden jeden Monat pünktlich versendet, ohne Fehler. Kunden beginnen, sie zu erwarten. Diese Vorhersehbarkeit erzeugt eine Art stilles Vertrauen, das nur schwer auf andere Weise zu erreichen ist. Sie werden zum Profi, der immer pünktlich liefert, auch wenn Sie viel zu tun haben.

Es gibt auch die Kundenbindungsseite. Eine Social-Media-Managerin in Toronto verfolgte ihre Kundenabwanderung vor und nach dem Wechsel zu automatisierten monatlichen Berichten. Im Jahr davor verlor sie vier Kunden. Im Jahr danach verlor sie einen. Sie schreibt die konsistente Berichterstattung damit zu, dass Kunden einen klaren monatlichen Hinweis erhalten, was sie für sie tat und warum es das Retainer wert war.

Die Kosten der Nichtautomatisierung

Jeden Monat, den Sie Berichte manuell erstellen, ist ein Monat, in dem Sie Ihr eigenes Wachstum begrenzen. Sie können nur so viele Kunden aufnehmen, wie Sie Stunden haben, um über sie zu berichten. Der Freiberufler, der manuell Berichte bei zehn Kunden erstellt, hat im Grunde eine Wand erreicht, es sei denn, er erhöht die Preise erheblich oder lehnt Arbeit ab.

Automatisierung beseitigt diese Obergrenze. Das bedeutet nicht, dass Sie weniger Arbeit für Ihre Kunden leisten. Das bedeutet, dass der administrative Teil des Jobstops die Zeit frisst, die Sie für Strategie und Content ausgeben sollten.

Wenn du keine Berichte mehr manuell erstellen möchtest, erledigt SMMReports das für dich. Jetzt kostenlos auf smmreports.com testen.