ব্যবসায়িক সময়ের বাইরে বার্তা পাঠানো ক্লায়েন্টদের সাথে সীমানা নির্ধারণ কীভাবে করবেন

সফি, মেলবোর্নের একজন ফ্রিল্যান্স সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার, রাত ২:৪৭টায় তার নাইটস্ট্যান্ডে ফোন বাজতে জেগে উঠলেন। একজন ক্লায়েন্টের কাছ থেকে তিনটি হোয়াটসঅ্যাপ বার্তা তাৎক্ষণিকভাবে তাদের ফ্ল্যাশ সেলের কিছু পোস্ট করা যায় কিনা তা জিজ্ঞাসা করছিল। তিনি মাত্র তিন ঘণ্টা ঘুমিয়েছিলেন। ক্লায়েন্ট একজন প্রতিযোগীর পোস্টের স্ক্রিনশট, দুটি ক্যাপশন আইডিয়া এবং একটি ফলো-আপ বার্তা পাঠিয়েছিল যাতে শুধু "??" ছিল। এটি সেই সপ্তাহে চতুর্থবার।

যদি আপনি ফ্রিল্যান্সার হিসেবে সোশ্যাল মিডিয়া ক্লায়েন্ট পরিচালনা করেন, আপনি সফি হয়েছেন। হতে পারে বার্তাগুলি শনিবার রাত ১০টায় স্ল্যাকের মাধ্যমে আসে। হতে পারে এটি রবিবার সকাল ৬টায় Instagram-এ একটি ভয়েস নোট। হতে পারে এটি একটি "জরুরি" চিহ্নিত ইমেল যা আপনার মেয়ের জন্মদিনের পার্টির সময় আসে। প্ল্যাটফর্মগুলি কখনও ঘুমায় না, এবং কিছু ক্লায়েন্ট ধরে নেয় যে আপনিও হবেন না।

সমস্যা হল না যে ক্লায়েন্টরা পৌঁছায়। এটি যে স্পষ্ট সীমানা ছাড়াই, আপনি একটি চিরস্থায়ী উপলব্ধতার অবস্থায় শেষ হন যা বিদ্বেষ, বার্নআউট এবং বিডম্বনাপূর্ণভাবে খারাপ কাজের মান তৈরি করে। সীমানা নির্ধারণ মানে কঠিন হওয়া নয়। এটি একটি টেকসই ব্যবসা তৈরি করার বিষয়ে যেখানে আপনি এবং আপনার ক্লায়েন্ট উভয়েই ভাল ফলাফল পান।

কেন ক্লায়েন্টরা সব সময়ে বার্তা পাঠায়

বেশিরভাগ ক্লায়েন্ট যারা ব্যবসায়িক সময়ের বাইরে বার্তা পাঠায় তারা অসম্মানজনক হওয়ার চেষ্টা করছে না। তারা বিচিত্র সময়ে তাদের ব্যবসা সম্পর্কে চিন্তা করছে, এমন কিছু দেখে যা একটি ধারণা জাগায়, এবং ভুলে যাওয়ার আগে একটি বার্তা পাঠিয়ে দেয়। তাদের জন্য, বার্তা পাঠানো এবং অবিলম্বে সাড়া দেওয়ার প্রত্যাশা দুটি ভিন্ন জিনিস। তবে প্রসঙ্গ ছাড়াই, আপনি জানেন না কোনটি মানে।

টরন্টোর একজন সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার আমাকে একটি ক্লায়েন্ট সম্পর্কে বলেছিল যে মধ্যরাত্রিতে কন্টেন্ট ধারণা পাঠাবে, তারপর ৯টার মধ্যে সেগুলি প্রয়োগ না করলে হতাশ হত। ক্লায়েন্ট সত্যিকার অর্থে মনে করেছিল যে তিনি অনুপ্রেরণা যখন ধরা পড়ে তখন ধারণা শেয়ার করে সহায়ক হচ্ছেন। ফ্রিল্যান্সার মনে করেছিল তাকে প্রতিক্রিয়া সময়ে পরীক্ষা করা হচ্ছে। কেউই আসলে প্রত্যাশা নিয়ে আলোচনা করেনি।

কিছু ক্লায়েন্ট এই বাস্তবতাও সংগ্রাম করে যে সোশ্যাল মিডিয়া অনৌপচারিক মনে হয়। তারা Instagram-এ আপনাকে অনুসরণ করে, তারা আপনার গল্প দেখে, তারা সেই একই প্ল্যাটফর্মগুলিতে সারাদিন ব্র্যান্ডগুলিতে বার্তা পাঠায়। পেশাদার যোগাযোগ এবং নৈমিত্তিক চ্যাটের মধ্যে রেখা অস্পষ্ট হয়ে যায়। আপনার কাজ হল সেই লাইনটি স্পষ্টভাবে এবং দয়ার সাথে আঁকা।

সমস্যা শুরু হওয়ার আগে প্রত্যাশা সেট করা

যে সীমানা প্রয়োগ করা সবচেয়ে সহজ তা হল যে আপনি অনবোর্ডিংয়ের সময় নির্ধারণ করেন। কাজ শুরু করার আগে, নতুন ক্লায়েন্টদের বলুন ঠিক কখন আপনি উপলব্ধ এবং তারা কত দ্রুত প্রতিক্রিয়া আশা করতে পারে। কেপ টাউনের একজন ফ্রিল্যান্সার প্রতিটি চুক্তিতে একটি যোগাযোগ বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করে যা ব্যবসায়িক ঘণ্টা, প্রতিক্রিয়া সময় প্রতিশ্রুতি এবং কোন প্ল্যাটফর্মটি কোন ধরনের বার্তার জন্য ব্যবহার করতে হবে তা নির্দিষ্ট করে।

তিনি ক্লায়েন্টদের বলেন যে অ-জরুরি প্রশ্নগুলির উত্তর ২৪ ব্যবসায়িক ঘণ্টার মধ্যে দেওয়া হয়। জরুরি অনুরোধ, যেটি লাইভ ক্যাম্পেইনকে প্রভাবিত করে বা সংকট প্রতিক্রিয়ার মতো সংজ্ঞায়িত, ব্যবসায়িক সময়ের মধ্যে দুই ঘণ্টার মধ্যে উত্তর পায়। অন্য সবকিছু অপেক্ষা করে। তিনি এই নীতির জন্য কখনও ক্লায়েন্ট হারাননি, কারণ তিনি এটি যে কেউ বিভিন্ন প্রত্যাশা বিকশিত করার আগে সেট করেন।

প্ল্যাটফর্ম সম্পর্কে নির্দিষ্ট হন। ম্যানিলার একজন ফ্রিল্যান্সার কৌশল আলোচনা এবং অনুমোদনের জন্য ইমেল ব্যবহার করে, ব্যবসায়িক ঘণ্টার সময় দ্রুত প্রশ্নগুলির জন্য স্ল্যাক, এবং তার ফোন নম্বরটি শুধুমাত্র সত্যিকারের জরুরি অবস্থার জন্য সংরক্ষণ করে। তিনি লিখিতভাবে "জরুরি" কে অ্যাকাউন্ট নিরাপত্তা সমস্যা বা পিআর সংকট হিসেবে সংজ্ঞায়িত করে, শেষ মুহূর্তের কন্টেন্ট ধারণা বা সম্পৃক্ততা প্রশ্ন নয়।

যখন সীমানা আগে থেকে সেট করা হয়নি তখন কি করবেন

যদি আপনি ইতিমধ্যে এমন একটি ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করছেন যিনি সব সময়ে বার্তা পাঠান, আপনি এখনও একটি বিশ্রী মুখোমুখি ছাড়াই এটি সঠিক করতে পারেন। প্যাটার্নটি তৈরিতে আপনার নিজের ভূমিকা স্বীকার করে শুরু করুন। আপনি যদি তিন মাস ধরে রাত ১১টার বার্তাগুলির উত্তর কয়েক মিনিটের মধ্যে দিয়ে থাকেন তবে ক্লায়েন্ট মনে করে যে এটি স্বাভাবিক।

বার্মিংহামের একজন সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার একটি সমস্যা ক্লায়েন্টের প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যাচ করতে শুরু করেছিলেন। সন্ধ্যার বার্তাগুলির তাৎক্ষণিক উত্তর দেওয়ার পরিবর্তে, তিনি তাদের পড়বেন কিন্তু পরের দিন সকাল ৯টা পর্যন্ত অপেক্ষা করবেন। দুই সপ্তাহ পরে, ক্লায়েন্ট স্বাভাবিকভাবে সামঞ্জস্য করেছিল এবং তাৎক্ষণিক উত্তরের প্রত্যাশা করা বন্ধ করেছিল। তাকে কখনও "কথা" করতে হয়নি কারণ তিনি চুপচাপ আচরণের প্যাটার্ন পরিবর্তন করেছিলেন।

যখন আপনি সরাসরি এটি সম্বোধন করতে হবে, এটি উচ্চতর পরিষেবা গুণমানের চারপাশে ফ্রেম করুন। এমন কিছু যেমন: "আমি নিশ্চিত করতে চাই যে আমি ব্যবসায়িক সময়ের সময় আপনার অ্যাকাউন্টে পূর্ণ মনোযোগ দিচ্ছি। এগিয়ে যাওয়ার জন্য, আমি সোমবার থেকে শুক্রবার সকাল ৯টা থেকে সন্ধ্যা ৬টার মধ্যে বার্তাগুলির উত্তর দেব, অ-জরুরি আইটেমগুলিতে ২৪ ঘণ্টার টার্নঅ্যারাউন্ড সহ। এইভাবে আমি ক্রমাগত প্রতিক্রিয়া মোডে থাকার পরিবর্তে কৌশল এবং কন্টেন্ট গুণমানে মনোনিবেশ করতে পারি।"

বেশিরভাগ ক্লায়েন্ট এটিতে ভাল সাড়া দেয় কারণ এটি তাদের একটি সুবিধা হিসাবে অবস্থান করে, যা সত্যিই এটি। ক্লান্ত, বিরক্ত ফ্রিল্যান্সাররা যারা ২৪/৭ অন-কল অনুভব করে তারা যারা স্পষ্ট কাজের সময় এবং মানসিক স্থান রয়েছে তাদের চেয়ে খারাপ কাজ করে।

স্বয়ংক্রিয় সীমানা তৈরি করতে সরঞ্জাম ব্যবহার করা

আপনার সরঞ্জাম আপনার জন্য সীমানা প্রয়োগ করতে পারে। ব্যবসায়িক সময়ের বাইরে ইমেলের জন্য স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াশীল চালু করুন। স্ল্যাক স্ট্যাটাস বার্তা ব্যবহার করুন যা বলে যখন আপনি ফিরবেন। হোয়াটসঅ্যাপে, আপনি সন্ধ্যা এবং সপ্তাহান্তে অ্যাওয়ে বার্তা সেট করতে ব্যবসায়িক বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে পারেন।

কিছু ফ্রিল্যান্সার শুধুমাত্র ক্লায়েন্ট কন্টেন্টের জন্য নয় বরং তাদের নিজস্ব যোগাযোগের জন্য সময়সূচী সরঞ্জাম ব্যবহার করে। ভ্যাঙ্কুভারের একজন ম্যানেজার সন্ধ্যায় ক্লায়েন্ট বার্তাগুলির প্রতিক্রিয়া লেখে যখন তার সময় থাকে, কিন্তু তাদের পরের দিন সকাল ৯টায় পাঠাতে নির্ধারণ করে। এটি ২৪/৭ উপলব্ধতার ছাপ প্রতিরোধ করে যখন তার সময়সূচী অনুযায়ী কাজ করার সুযোগ দেয়।

রিপোর্টিংয়ের জন্য বিশেষত, স্বয়ংক্রিয়করণ আফটার-আওয়ার স্ট্রেসের একটি বিশাল উৎস দূর করে। যখন ক্লায়েন্টরা SMMReports-এর মতো একটি সরঞ্জামের মাধ্যমে তাদের রিপোর্টগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে আপনাকে ম্যানুয়ালি তৈরি এবং পাঠাতে অপেক্ষা করার পরিবর্তে, তারা আপনাকে আপডেটের জন্য বার্তা দেওয়া বন্ধ করে। ডেটা শুধু সেখানে থাকে যখন তারা চায় এটি, যা স্বাভাবিকভাবে আপনার উপলব্ধতা এবং তাদের তথ্যের অ্যাক্সেসের মধ্যে বিভাজন তৈরি করে।

পারমাণবিক বিকল্প: এমন ক্লায়েন্টদের বাদ দেওয়া যারা সীমানা সম্মান করবে না

কখনও কখনও একটি ক্লায়েন্ট সহজেই যুক্তিসঙ্গত সীমানা সম্মান করবে না তা কত পরিষ্কারভাবে আপনি যোগাযোগ করুন। বাঙ্গালোরের একজন ফ্রিল্যান্সারের একটি ক্লায়েন্ট ছিল যিনি রবিবার সকাল ৭টায় তার ব্যক্তিগত ফোনে কল করবেন, তার বর্ণিত অফ-ঘণ্টার সময় ৪০টি বার্তা থ্রেড পাঠাবেন, এবং প্রতিক্রিয়া অবিলম্বে না হলে রেগে যাবেন। তিনি হার বৃদ্ধি করেছিলেন আশা করে ক্লায়েন্ট চলে যাবে। তারা বৃদ্ধি প্রদান করেছিল এবং আচরণ রাখতে থাকে।

তিনি শেষ পর্যন্ত এক মাসের নোটিশ সহ চুক্তি শেষ করেছিলেন, তাদের অন্য একজন ম্যানেজারের কাছে উল্লেখ করে যিনি বিভিন্ন ঘণ্টায় কাজ করেছিলেন। একটি অর্থপ্রদান গ্রাহককে বাদ দেওয়া ভীতিকর ছিল, কিন্তু তিনি অবিলম্বে হালকা অনুভব করেছিলেন। সেই ক্লায়েন্ট যা মানসিক স্থান দখল করেছিল তা মাসিক রিটেনারের চেয়ে বেশি মূল্যবান ছিল। দুই মাসের মধ্যে তিনি সেই আয় একটি ক্লায়েন্ট দিয়ে প্রতিস্থাপন করেছিলেন যিনি পেশাদার সীমানা সম্মান করেছিলেন।

আপনাকে শুধুমাত্র কারণে সীমানা লঙ্ঘন সহ্য করতে হবে না কেউ আপনাকে প্রদান করে। প্রকৃতপক্ষে, যারা আপনার সময়কে সম্মান করে না এমন ক্লায়েন্টরা প্রায়ই আপনার দক্ষতাকেও সম্মান করে না, এবং সেই সম্পর্কগুলি নিজেদের উপর উন্নতি করে না।

বাস্তবে ভাল সীমানা কেমন দেখায়

স্বাস্থ্যকর ক্লায়েন্ট সীমানা কঠোর হওয়া মানে না বা সহায়ক না। এটি স্পষ্ট হওয়া মানে। ডাবলিনের একজন সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজারের ব্যবসায়িক সময় সকাল ১০টা থেকে সন্ধ্যা ৬টা, কিন্তু তিনি ক্লায়েন্টদের আগে থেকে বলেন যে তিনি সন্ধ্যা ৮টায় একবার বার্তা পরীক্ষা করে সেক্ষেত্রে কিছু জরুরি আসে। সেই সন্ধ্যা পরীক্ষাও সীমাবদ্ধ। তিনি তখনই প্রতিক্রিয়া জানায় না যদি এটি সত্যিই সকাল পর্যন্ত অপেক্ষা করতে পারে।

তিনি তার প্রক্রিয়াগুলিতেও বাফার সময় তৈরি করে। ক্লায়েন্ট রিপোর্টগুলি প্রতি মাসের ৩ তারিখে SMMReports-এর মাধ্যমে বেরিয়ে যায়, তাই ক্লায়েন্টরা জানে ঠিক কখন সেগুলি আশা করতে হবে তাদের জিজ্ঞাসা করতে হবে না। সামগ্রী ক্যালেন্ডারগুলি পরবর্তী সপ্তাহের জন্য প্রতি শুক্রবার সরবরাহ করা হয়। অনুমোদন অনুরোধগুলির ৪৮ ঘণ্টার টার্নঅ্যারাউন্ড নীতি রয়েছে। সবকিছুর একটি সিস্টেম রয়েছে, যা মানে বিচিত্র ঘণ্টায় কম আশ্চর্যজনক অনুরোধ।

যারা দীর্ঘমেয়াদে থাকে তারা হল ক্লায়েন্ট যারা এই সিস্টেমগুলির প্রশংসা করে। তারা জানে কী আশা করতে হবে, তারা সামঞ্জস্যপূর্ণ গুণমান পায়, এবং তারা সম্মান করে যে তাদের সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজারের অ্যাকাউন্টের বাইরে জীবন রয়েছে। যারা চর্ন করে তারা সাধারণত এমন লোক যারা ২৪/৭ অন-কল কেউ চেয়েছিল একটি মধ্য-স্তরের মাসিক রিটেনারের জন্য। তাদের যেতে দিন।

সীমানা নির্ধারণ খারাপ পরিষেবা প্রদানের মতো নয়। এটি প্রকৃতপক্ষে টেকসই, উচ্চ-মানের পরিষেবা প্রদানের ভিত্তি যা আপনাকে বার্ন আউট করে না আপনার ফ্রিল্যান্সিংয়ের দ্বিতীয় বছর আঘাত করার আগে। যে ক্লায়েন্টরা রাখার মূল্যবান তারা তা বুঝতে পারবে।

আপনি যদি ম্যানুয়ালি রিপোর্ট তৈরি করা বন্ধ করতে চান, SMMReports আপনার হয়ে এটি করে দেবে। smmreports.com-এ বিনামূল্যে চেষ্টা করুন।