ফ্রিল্যান্স সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজারদের ক্লায়েন্ট রিপোর্টিং এ করা সাধারণ ভুলগুলি

মেলবোর্নের মার্কাস বুধবার সকালে তার ক্লায়েন্টের কাছে রিপোর্ট পাঠায় এবং শুক্রবার বিকেল পর্যন্ত কোন সাড়া পায় না। ক্লায়েন্টের প্রতিক্রিয়া সংক্ষিপ্ত: "আপনি কি ব্যাখ্যা করতে পারেন যে এনগেজমেন্ট রেট আসলে কী? এটি সঠিক দেখাচ্ছে না।" মার্কাস পরবর্তী দুই ঘন্টা একটি কল নিয়ে ব্যয় করে যা সে বাজেট করেনি, মনে করে সে ব্যর্থ হয়েছে যদিও সংখ্যাগুলি দৃঢ়। সমস্যাটি তার কাজ নয়। সমস্যাটি হল তার রিপোর্ট এমন একটি গল্প বলেছে যা কেউ বুঝতে পারেনি।

এটি সর্বত্র ফ্রিল্যান্স সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজারদের সাথে ঘটে এবং এটি তাদের ক্লায়েন্ট, সময় এবং অর্থ ব্যয় করে। ভুলগুলি সাধারণত ডেটা নিজেই সম্পর্কে নয়। সেগুলি ডেটা কীভাবে উপস্থাপন করা হয়, এটি কখন উপস্থাপন করা হয় এবং ক্লায়েন্ট প্রকৃতপক্ষে জানে কি না তা যে এটি গুরুত্বপূর্ণ তা সম্পর্কে। এই রিপোর্টিং ব্যর্থতাগুলি সম্পর্ককে নষ্ট করে যা শক্তিশালী হওয়া উচিত এবং আপনাকে আপনি যেমন আছেন তার চেয়ে কম পেশাদার দেখায়।

ভাল খবর হল যে এই ভুলগুলির বেশিরভাগই সংশোধনযোগ্য। একবার আপনি বুঝতে পারেন যে ক্লায়েন্টরা আসলে কী প্রয়োজন একটি রিপোর্ট থেকে এবং আপনি বর্তমানে কী ভুল করছেন, আপনি কথোপকথনটি পরিবর্তন করতে পারেন "আমার সংখ্যা কেন বৃদ্ধি পায়নি?" থেকে "এই মাসে আমরা কী করেছি এবং আমরা পরবর্তীকে যাচ্ছি সেখানে।"

যে কেউ জিজ্ঞাসা করেনি এমন ফর্ম্যাটে যে কেউ চায় না এমন রিপোর্ট পাঠানো

কাব্য ব্যাঙ্গালোর থেকে একটি সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা চালায় এবং দুর্ঘটনাক্রমে তার বড় রিপোর্টিং ভুল আবিষ্কার করেছিল। তিনি প্রতি মাসে একটি ফ্যাশন ব্র্যান্ডের কাছে বিস্তারিত 15 পৃষ্ঠার PDF রিপোর্ট পাঠাচ্ছিলেন। ক্লায়েন্ট তিন মাসের জন্য নীরব ছিল, তারপর বাতিল করেছিল। কাব্য ফলো আপ করলে, ক্লায়েন্ট বলেছিল রিপোর্টগুলি "অনেক বেশি" এবং তিনি কখনও জানতেন না তাদের সাথে কী করতে হবে।

ভুলটি কাব্যের কাজের গুণমান ছিল না। ভুলটি ছিল যে তিনি কখনও জিজ্ঞাসা করেননি ক্লায়েন্ট কীভাবে তথ্য পেতে চায়। তিনি অনুমান করেছিলেন প্রতিটি ক্লায়েন্ট ব্যাপক ডেটা চায়। বাস্তবে, ফ্যাশন ব্র্যান্ডের মালিক দুই পৃষ্ঠার সারসংক্ষেপ তিনটি মূল পয়েন্ট এবং পরবর্তী মাসের জন্য একটি সুপারিশ চেয়েছিলেন।

বিভিন্ন ক্লায়েন্টদের বিভিন্ন জিনিস প্রয়োজন। একটি প্রযুক্তি স্টার্টআপ প্রতিষ্ঠাতা একটি ভাগ করা ড্যাশবোর্ডে সাপ্তাহিক মেট্রিক্স চাইতে পারেন। একটি রেস্তোরাঁর মালিক একটি মাসিক ইমেল তিনটি মূল সংখ্যা এবং সেগুলি ব্যাখ্যা করার জন্য একটি ফোন কল চাইতে পারেন। একটি কর্পোরেট ব্র্যান্ড একটি আনুষ্ঠানিক PDF উপস্থাপনা চাইতে পারে। আপনি না জিজ্ঞাসা না করা পর্যন্ত জানেন না এবং বেশিরভাগ ফ্রিল্যান্সাররা কখনও করে না।

আপনার পরবর্তী রিপোর্ট পাঠানোর আগে, তিনটি জিনিস নিশ্চিত করুন: ফর্ম্যাট (PDF, ইমেল, ড্যাশবোর্ড, পাওয়ারপয়েন্ট), ফ্রিকোয়েন্সি (সাপ্তাহিক, দ্বি-সাপ্তাহিক, মাসিক) এবং গভীরতা (নির্বাহী সারসংক্ষেপ বা বিস্তারিত বিশ্লেষণ)। তারপর এটি মেনে চলুন। ধারাবাহিকতা ব্যাপকতার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

এমন মেট্রিক্স অন্তর্ভুক্ত করা যা আপনার ক্লায়েন্টের কাছে কিছুই মানে না

টরন্টোর একজন ফ্রিল্যান্সার তার ক্লায়েন্টের কাছে একটি রিপোর্ট পাঠিয়েছিলেন যাতে ছিল ইম্প্রেশন, রিচ, সেভ, শেয়ার, প্রোফাইল ভিজিট, লিংক ক্লিক এবং তিনটি প্ল্যাটফর্মের অন্য 11 টি মেট্রিক্স। ক্লায়েন্টের একমাত্র প্রশ্ন ছিল "মানুষ কিছু কিনেছে কি?" তিনি সম্পূর্ণভাবে মিস করেছেন যা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ।

ভ্যানিটি মেট্রিক্স গুরুত্বপূর্ণ মনে হয় কারণ তারা বড় সংখ্যা। 5,000 ইম্প্রেশন সহ একটি পোস্ট সাফল্যের মতো অনুভব করে। কিন্তু যদি আপনার ক্লায়েন্টের লক্ষ্য তাদের B2B সেবার জন্য যোগ্য লিড তৈরি করা হয়, ইম্প্রেশন প্রায় অর্থহীন। আপনি রিপোর্টটি গোলমাল দিয়ে পূরণ করছেন এবং সংকেত লুকাচ্ছেন।

সেই নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের জন্য সাফল্য কী দেখায় তা বুঝে প্রতিটি রিপোর্টিং সম্পর্ক শুরু করুন। একটি ই-কমার্স ব্র্যান্ডের জন্য, এটি সম্ভবত রাজস্ব বা কার্টে যোগ করা। একটি সেবা ব্যবসার জন্য, এটি লিড বা উদ্ধৃতি অনুরোধ। একটি স্থানীয় ব্যবসার জন্য, এটি ওয়েবসাইট ভিজিট বা ফোন কল। ব্যক্তিগত ব্র্যান্ডের জন্য, এটি ইমেল তালিকা বৃদ্ধি হতে পারে। একবার আপনি প্রকৃত লক্ষ্য জানেন, শুধুমাত্র এমন মেট্রিক্স অন্তর্ভুক্ত করুন যা এটির দিকে সূঁচ সরায়।

এর মানে এই নয় অন্যান্য সংখ্যা লুকানো। এর মানে এমন মেট্রিক্স রাখা যা গুরুত্বপূর্ণ প্রথমে, বিশিষ্টভাবে এবং স্পষ্ট প্রসঙ্গ সহ। আপনার ক্লায়েন্টকে দেখান কী ব্যবসা এগিয়ে নিচ্ছে। তারপর সহায়ক মেট্রিক্স যোগ করুন যা ব্যাখ্যা করে কেন এটি চলছে।

কোনও বিশ্লেষণ বা সুপারিশ ছাড়াই রিপোর্ট পাঠানো

জোহানেসবার্গের একজন ফ্রিল্যান্সার মাসিক রিপোর্ট পাঠাচ্ছিলেন যা সমস্ত সংখ্যা দেখিয়েছিল এবং অন্য কিছু নয়। ফলোয়ার সংখ্যা 3% বৃদ্ধি। এনগেজমেন্ট 2% কমেছে। রিচ সমতল ছিল। এটি ডেটা। এটি রিপোর্ট নয়।

তার ক্লায়েন্ট এই সংখ্যা পড়বেন এবং চিন্তা করবেন "ঠিক আছে, কিন্তু আমি এটি কী করি?" ক্লায়েন্ট অনুভব করেছেন সে শুধু পোস্ট করছে এবং সংখ্যা ঘটছে দেখছে, প্রকৃতপক্ষে কিছু পরিচালনা করছে না। অবশেষে ক্লায়েন্ট একজন সস্তা কাউকে নিয়োগ দিয়েছিল কারণ তারা অনুভব করেছিল একই কাজ করা হচ্ছে।

একটি সংখ্যা এবং একটি রিপোর্টের মধ্যে পার্থক্য বিশ্লেষণ। এনগেজমেন্ট কেন নেমে এসেছে? কারণ কন্টেন্ট কৌশল পরিবর্তিত হয়েছে? পোস্টিং সময় পরিবর্তনের কারণ? কারণ ক্লায়েন্টের দর্শক জুলাইতে কম সক্রিয়? বা কারণ প্রতিযোগীরা আরও ঘন ঘন পোস্ট করছে? আপনাকে এটি ব্যাখ্যা করতে হবে।

তারপর পরবর্তী মাসের জন্য ডেটা দেখায় এমন এক বা দুটি সুপারিশ যোগ করুন। যদি ভিডিও পোস্টগুলি ক্যারোসেল পোস্টের চেয়ে দুইগুণ এনগেজমেন্ট পায়, আরও ভিডিও সুপারিশ করুন। যদি মঙ্গলবার পোস্টগুলি বৃহস্পতিবার পোস্টকে ছাড়িয়ে যায়, পোস্টিং শিডিউল পরিবর্তন করার পরামর্শ দিন। দেখান যে আপনি সংখ্যা পড়ছেন এবং প্রকৃতপক্ষে কৌশল সম্পর্কে চিন্তা করছেন, শুধু একটি কন্টেন্ট ক্যালেন্ডার চালাচ্ছেন না।

দেরিতে বা অপ্রত্যাশিত সময়সূচীতে রিপোর্ট সরবরাহ করা

কেপ টাউনের একজন ফ্রিল্যান্সার একটি ক্লায়েন্ট ছিলেন যিনি মাসিক রিপোর্টের জন্য অপেক্ষা করেছিলেন তাদের নিজস্ব বিশ্লেষণ পরীক্ষা করতে। ফ্রিল্যান্সার কখনও মাসের 5 তে পাঠাবেন, কখনও 12 তায়, কখনও 18 তায়। ক্লায়েন্ট উদ্বিগ্ন হতে শুরু করেছিল। রিপোর্ট বিলম্ব হয়েছে কারণ কিছু ভুল গিয়েছিল? ফ্রিল্যান্সার ফ্লেক করছিল? অসঙ্গতি নিজেই বিশ্বাস নষ্ট করেছিল।

একটি নির্দিষ্ট দিন প্রতি মাসে সেট করুন যখন রিপোর্টগুলি বেরিয়ে যায়। এটি একই দিন, প্রতিবার করুন। যদি আপনার চুক্তি বলে রিপোর্ট 5 তায় অবতরণ করে, এটি 5 তায় অবতরণ করে। 6 তা নয়। কখনও কখনও 4 তা নয়। আপনার ক্লায়েন্ট তাদের সময়সূচী এটি তৈরি করে। তারা সেই একটি ঘন্টা বৃহস্পতিবার বিকেলে ব্যবহার করতে পারে সোশ্যাল মিডিয়া কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা করতে এবং তাদের সপ্তাহ পরিকল্পনা করতে। যখন রিপোর্ট দেরিতে হয়, আপনি সেই ছন্দ ভাঙছেন।

রিপোর্ট উৎপাদন আপনার ক্যালেন্ডারে রাখুন যেন এটি একটি ক্লায়েন্ট মিটিং যা আপনি মিস করতে পারবেন না। 3 বা 4 তায় সময় ব্লক করুন এটি প্রকৃতপক্ষে তৈরি করতে, তাই আপনার কাছে জরুরি পরিস্থিতির জন্য মার্জিন আছে। তারপর নির্ধারিত দিনে সন্ধ্যা 5 টার আগে এটি পাঠান। নির্ভরযোগ্যতা চমৎকার বিশ্লেষণের চেয়ে দ্রুত বিশ্বাস তৈরি করে।

আপনার ক্লায়েন্টের মেট্রিক্সের সাথে শিল্প বেঞ্চমার্ক তুলনা করা যা কেউ যত্ন করে না

ভ্যাঙ্কুভারের একজন ফ্রিল্যান্সার তার ফ্যাশন ক্লায়েন্টের রিপোর্টে শিল্প বেঞ্চমার্ক অন্তর্ভুক্ত করেছিল। বেঞ্চমার্ক বলেছিল ফ্যাশন অ্যাকাউন্টের জন্য গড় এনগেজমেন্ট রেট 2.3%। তার ক্লায়েন্টের এনগেজমেন্ট রেট 1.8% ছিল। ক্লায়েন্ট অবিলম্বে চিন্তা করেছিল তার সোশ্যাল মিডিয়া আন্ডারপারফর্ম করছে।

কিন্তু বেঞ্চমার্ক হাজার হাজার ফ্যাশন অ্যাকাউন্ট জুড়ে একটি বৈশ্বিক ডেটাসেট থেকে এসেছিল, তাদের অনেক বড় ব্র্যান্ড যার লক্ষ লক্ষ অনুসরণকারী আছে। তার ক্লায়েন্ট ছিল 8,000 অনুসরণকারী সহ একটি স্থানীয় বুটিক। তুলনা ছিল অকেজো এবং প্রকৃতপক্ষে ক্লায়েন্টকে শক্ত কাজ সম্পর্কে খারাপ বোধ করিয়েছিল।

শিল্প বেঞ্চমার্ক সহায়ক প্রসঙ্গ হতে পারে, কিন্তু শুধুমাত্র যদি তারা আপনার ক্লায়েন্টের পরিস্থিতির সাথে সত্যিই তুলনীয় হয়। যদি আপনি তাদের ব্যবহার করেন, স্পষ্ট করুন তারা প্রকৃতপক্ষে কী প্রতিনিধিত্ব করে। আরও ভাল এখনও, আপনার ক্লায়েন্টকে তাদের নিজস্ব পূর্ববর্তী মাসের সাথে তুলনা করুন। মাস থেকে মাস বৃদ্ধি কীভাবে তারা র্যান্ডম বেঞ্চমার্কের বিপরীতে স্ট্যাক আপ করে তার চেয়ে বেশি প্রাসঙ্গিক।

আপনি প্রকৃতপক্ষে কী করছেন তা ব্যাখ্যা না করা

ব্যাংকক একজন ফ্রিল্যান্সার সাপ্তাহে 6 ঘন্টা ক্লায়েন্ট কাজ ব্যয় করছিল: পোস্ট শিডিউল করা, মন্তব্যের জবাব দেওয়া, অনুরূপ অ্যাকাউন্টের সাথে জড়িত থাকা, বিভিন্ন পোস্ট ফর্ম্যাট পরীক্ষা করা, বিশ্লেষণ পর্যবেক্ষণ করা। কিন্তু রিপোর্ট শুধুমাত্র আউটপুট দেখিয়েছিল: পোস্ট প্রকাশিত, অনুসরণকারী বৃদ্ধি, এনগেজমেন্ট সংখ্যা। এটি দেখাচ্ছিল খুব কম ঘটছে।

ক্লায়েন্ট সমস্ত পটভূমি কাজ দেখতে পারেনি যা এই সংখ্যাগুলি সম্ভব করে তোলে। ক্লায়েন্টের কাছে, এটি দেখাচ্ছিল যে কেউ তিনটি পোস্ট প্রতি সপ্তাহে প্রকাশ করতে এবং অ্যাকাউন্ট বৃদ্ধি দেখতে পারে। কোন আশ্চর্য তারা সস্তা বিকল্পের বিষয়ে কৌতূহলী হয়ে উঠল।

আপনার রিপোর্টে একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করুন যা দেখায় পর্দার পিছনে আসলে কী ঘটেছে। এই মাস আমরা 4 টি বিভিন্ন ক্যাপশন স্টাইল পরীক্ষা করেছি এবং ভিডিও পোস্টগুলি 40% বেশি এনগেজমেন্ট পেয়েছে, তাই আমরা দ্বিগুণ করছি। আমরা 30 টি অ্যাকাউন্টের সাথে জড়িত ছিলাম আপনার লক্ষ্য দর্শকদের এবং 12 জন অনুসরণ করেছে। আমরা 2 ঘন্টার মধ্যে সমস্ত মন্তব্যের জবাব দিয়েছি। এখানে আপনি কৌশল এবং প্রচেষ্টা দেখান, শুধু ফলাফল নয়।

এমন রিপোর্ট তৈরি করা যা বোঝা অসম্ভব

কিছু ফ্রিল্যান্সার রিপোর্ট জার্গন দিয়ে পূর্ণ করে এবং অনুমান করে ক্লায়েন্টরা জানে তারা কী বলছে। রিচ বনাম ইম্প্রেশন। ক্লিক থ্রু রেট বনাম এনগেজমেন্ট রেট। অর্গানিক বনাম পেইড রিচ। ক্লায়েন্ট মাথা ঝুলিয়ে দেয়, প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে না এবং নিজেকে মূর্খ বোধ করে।

ব্যক্তিগতভাবে ব্যাখ্যা করুন যেন আপনি এমন কাউকে বলছেন যিনি সোশ্যাল মিডিয়া ব্যবহার করেন কিন্তু অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করেন না পেশাদারভাবে। প্রথম সংজ্ঞা ছাড়া কোন জার্গন নয়। স্পেল আউট ছাড়া কোন সংক্ষিপ্ত নয়। "এনগেজমেন্ট রেট" নয় "ইআর।" "আপনার অনুসরণকারীদের শতাংশ যারা দেখেছেন এবং পোস্টের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করেছেন" নয় "অ্যালগরিদমিক ইন্টারঅ্যাকশন অনুপাত।"

এই পরীক্ষা করুন একটি খসড়া শিল্পের বাইরে একটি বন্ধুর কাছে পাঠিয়ে এবং তাদের জিজ্ঞাসা করে তারা এটি বুঝতে পারে কি না আপনার প্রশ্ন জিজ্ঞাসা না করে। যদি তারা না করে, এটি আবার লিখুন।

রিপোর্ট চোখ দিয়ে স্কেন করা যায় তা না করা

একটি পাঠ্যের দেয়াল যেখানে সংখ্যা পরিচ্ছন্ন পড়ার মধ্যে সংখ্যা বসে যন্ত্রণা। ক্লায়েন্ট রিপোর্ট পায়, এটি পড়ার চেষ্টা করে, অভিভূত বোধ করে এবং প্রকৃতপক্ষে এটি জড়িত করে না। আপনি সমস্ত কাজ করেছেন এবং তারা প্রকৃতপক্ষে তথ্য শোষণ করেনি।

মূল সংখ্যা হাইলাইট করতে সাহসী পাঠ্য ব্যবহার করুন। ছোট অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন। শিরোনাম ব্যবহার করুন যা আসলে গল্প বলে। ক্লায়েন্ট আপনার রিপোর্ট 3 মিনিটে স্কেন করতে সক্ষম হওয়া উচিত এবং বুঝতে পারে কী ঘটছে। যদি তারা আরও বিস্তারিত চায়, তারা গভীরভাবে পড়তে পারে। কিন্তু মূল তথ্য তাৎক্ষণিকভাবে দৃশ্যমান হতে হবে।

SMMReports এর মতো সরঞ্জাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি পরিচালনা করে, ডেটা টেনে এবং এটিকে পরিষ্কার, স্কেনযোগ্য রিপোর্টে ফর্ম্যাট করে যা ক্লায়েন্টরা প্রকৃতপক্ষে পড়তে চায়। এটি আপনার ঘন্টা বাঁচায় এবং আপনার রিপোর্টগুলিকে উল্লেখযোগ্যভাবে আরও পেশাদার দেখায় যা কিছু আপনি স্প্রেডশীটে তৈরি করবেন।

এখন আপনার রিপোর্টিং সঠিক করা

এই ভুলগুলি ক্লায়েন্ট সম্পর্ক এবং পুনরাবৃত্ত ব্যবসা ব্যয় করছে। প্রতিবার যখন ক্লায়েন্ট আপনার রিপোর্ট বুঝতে পারে না, বা জানে না এটি কী মানে, আপনি বিশ্বাস নষ্ট করছেন। প্রতিবার যখন রিপোর্ট দেরিতে হয়, আপনি ছন্দ ভাঙছেন। প্রতিবার যখন আপনি এমন মেট্রিক্স অন্তর্ভুক্ত করেন যা গুরুত্বপূর্ণ নয়, আপনি আপনার প্রকৃত কাজের প্রভাব লুকাচ্ছেন।

এই সপ্তাহে একটি সঠিক করা দিয়ে শুরু করুন। একটি নির্দিষ্ট দিনের জন্য আপনার পরবর্তী রিপোর্ট শিডিউল করুন যা পরিবর্তন করবে না। অথবা বসুন এবং লিখুন যা সাফল্য একটি ক্লায়েন্টের জন্য আসলে দেখায়, এবং সেই সংজ্ঞার চারপাশে আপনার পরবর্তী রিপোর্ট তৈরি করুন শিল্প বেঞ্চমার্কের পরিবর্তে। অথবা একটি "এই মাস আমরা কী করেছি" বিভাগ যোগ করুন যা সংখ্যার পিছনে সমস্ত কৌশল কাজ দেখায়।

ছোট পরিবর্তন যৌগ। ভাল রিপোর্ট মানে খুশি ক্লায়েন্ট। খুশি ক্লায়েন্ট দীর্ঘ ধরে রাখা, রেফারেল এবং আপনার হার বৃদ্ধি করার ক্ষমতা মানে। আপনি ইতিমধ্যে করছেন কাজ স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করা প্রাপ্য।

যদি আপনি ম্যানুয়ালি রিপোর্ট তৈরি করা বন্ধ করতে চান, SMMReports আপনার হয়ে এটি করে দেয়। smmreports.com-এ বিনামূল্যে চেষ্টা করুন।

আপনি যদি ম্যানুয়ালি রিপোর্ট তৈরি করা বন্ধ করতে চান, SMMReports আপনার হয়ে এটি করে দেবে। smmreports.com-এ বিনামূল্যে চেষ্টা করুন।