সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজারদের জন্য স্বয়ংক্রিয় রিপোর্ট: কীভাবে সেটআপ করবেন

জোহানেসবার্গে একজন সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার প্রতি মাসে তার সবচেয়ে বড় ক্লায়েন্টের জন্য চার ঘন্টা একই রিপোর্ট তৈরি করতে কাটাত। একই কাঠামো, একই বিভাগ, একই ফন্ট, একই লোগো স্থাপনা। তিনি অপরিহার্যভাবে বছরে বারোবার একই কাজ করছিলেন। যে মাসে তিনি অবশেষে স্বয়ংক্রিয় রিপোর্ট সেটআপ করেছিলেন সে তার চার ঘন্টা ফিরে পেয়েছিলেন এবং সেগুলি একটি নতুন ক্লায়েন্ট অনবোর্ডিংয়ের জন্য ব্যয় করেছিলেন।

স্বয়ংক্রিয় রিপোর্ট বড় দলের সাথে এজেন্সিগুলির জন্য একটি বিলাসিতা নয়। এটি এমন একটি ফ্রিল্যান্স ব্যবসার মধ্যে পার্থক্য যা স্কেল করে এবং যা সময়ের জন্য অর্থ বিনিময়ে একটি নির্দিষ্ট সীমায় থাকে।

স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টিং আসলে কী অর্থ

স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টিং মানে আপনার ক্লায়েন্ট তাদের মাসিক সোশ্যাল মিডিয়া রিপোর্ট পায় আপনি ম্যানুয়ালি ডেটা টেনে আনা, ডকুমেন্ট ফর্ম্যাট করা বা পাঠান না চাপলে। সিস্টেম আপনার ক্লায়েন্টের সোশ্যাল অ্যাকাউন্টের সাথে সংযুক্ত হয়, বাস্তব সংখ্যা টেনে আনে, সেগুলি একটি ব্র্যান্ডেড টেমপ্লেটে ফেলে এবং একটি নির্ধারিত সময়সূচীতে রিপোর্ট সরবরাহ করে।

এটি একটি রিপোর্টিং ড্যাশবোর্ড থেকে আলাদা যা আপনার ক্লায়েন্ট লগ ইন করে। স্বয়ংক্রিয় রিপোর্ট সাধারণত ইমেলের মাধ্যমে একটি সমাপ্ত PDF হিসাবে প্রতি মাসে একই তারিখে ক্লায়েন্টের কাছে সরবরাহ করা হয়। ক্লায়েন্টকে কোথাও লগ ইন করতে বা কাঁচা ডেটা ব্যাখ্যা করতে হবে না। তারা একটি পরিষ্কার ডকুমেন্ট পায় যা তাদের মাসের গল্প বলে।

ম্যানচেস্টারে একজন ফ্রিল্যান্স এসএমএম যিনি এগারোজন ক্লায়েন্ট পরিচালনা করেন তিনি এটি ভালভাবে বলেছেন: রিপোর্ট যায় তিনি কাজ করছেন, ছুটিতে আছেন বা পারিবারিক জরুরী অবস্থার সাথে মোকাবেলা করছেন তার উপর নির্ভর করে না। এটি তার এটি মনে রাখার উপর নির্ভর করে না।

পদক্ষেপ এক: আপনার ক্লায়েন্টের অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত করুন

স্বয়ংক্রিয় রিপোর্ট সেটআপের প্রথম পদক্ষেপ আপনার ক্লায়েন্টের Facebook এবং Instagram অ্যাকাউন্টগুলিকে যেকোনো রিপোর্টিং টুলে সংযুক্ত করা যা আপনি ব্যবহার করছেন। এর জন্য আপনার ক্লায়েন্টকে Meta এর অফিসিয়াল অনুমতি প্রক্রিয়ার মাধ্যমে অ্যাক্সেস অনুদান করতে হবে। এটি মাত্র দুই মিনিট সময় নেয় এবং শুধুমাত্র একবার ঘটতে হবে।

একবার আপনি ব্যাখ্যা করলে বেশিরভাগ ক্লায়েন্ট এটি নিয়ে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন যে আপনার তাদের বিশ্লেষণ পেতে শুধুমাত্র-পড়া অ্যাক্সেস দরকার। আপনি এই সংযোগের মাধ্যমে তাদের পক্ষ থেকে পোস্ট করছেন না, শুধু প্ল্যাটফর্মটি ইতিমধ্যে ট্র্যাক করে এমন সংখ্যাগুলি পড়ছেন। এটি ফ্রেম করুন যেন আপনাকে সঠিকভাবে আপনার কাজ করার জন্য ডেটা দিচ্ছেন।

সংযুক্ত হওয়ার পরে, টুল পৌঁছানো, অনুসরণকারী বৃদ্ধি, সংযোগ, শীর্ষ পোস্ট, দর্শক জনতত্ত্ব এবং আরও অনেক কিছু রোলিং ভিত্তিতে টেনে আনতে পারে। আপনাকে আর সংখ্যা স্ক্রিনশট করার জন্য তাদের অ্যাকাউন্টে লগ ইন করার দরকার নেই।

পদক্ষেপ দুই: আপনার ব্র্যান্ডেড টেমপ্লেট সেটআপ করুন

টেমপ্লেট এটাই যা স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টকে সাধারণ থেকে পেশাদারী অনুভব করায়। আপনার লোগো, আপনার ব্র্যান্ড রঙ এবং আপনার ব্যবসার নাম যোগ করুন যাতে রিপোর্ট আপনার ব্র্যান্ডের অধীনে যায়, টুলের নয়। আপনার ক্লায়েন্টকে এমন কিছু পাওয়া উচিত যা আপনি তাদের জন্য নির্দিষ্টভাবে তৈরি করেছেন, এমন কিছু নয় যা সফটওয়্যার আউটপুট চেঁচিয়ে ফেলে।

বেশিরভাগ ভালো রিপোর্টিং টুল আপনাকে একটি কাস্টম প্রেরক ইমেল এবং ডোমেনও সেট করতে দেয়। যখন রিপোর্ট আপনার ক্লায়েন্টের ইনবক্সে পৌঁছায় এটি একটি তৃতীয় পক্ষের প্ল্যাটফর্ম থেকে নয়, আপনার ইমেল ঠিকানা থেকে আসা উচিত। সেই বিস্তারিত বিষয়টি বেশিরভাগ ফ্রিল্যান্সার বুঝতে পারে তার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। এটি শক্তিশালী করে যে আপনি বিশেষজ্ঞ যিনি তাদের সোশ্যাল মিডিয়া চালাচ্ছেন, সফটওয়্যার নয়।

সিডনিতে একজন এসএমএম যিনি স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টে স্যুইচ করেছেন তিনি বলেছেন তার ক্লায়েন্টরা আসলে নতুন রিপোর্টগুলির প্রশংসা করেছিলেন ব্যাকএন্ডে কিছু পরিবর্তন না জেনে। ব্র্যান্ডেড টেমপ্লেট Canva-তে যা তিনি ম্যানুয়ালি তৈরি করছিলেন তার চেয়ে আরও পলিশড দেখেছিল।

পদক্ষেপ তিন: সময়সূচী সেট করুন এবং অনুমোদন করুন বা স্বয়ংক্রিয় করুন

সংযোগ এবং টেমপ্লেট যখন জায়গায় থাকে, আপনার ডেলিভারি তারিখ বেছে নিন। বেশিরভাগ ফ্রিল্যান্সার মাসের প্রথম বা দ্বিতীয়তে রিপোর্ট পাঠায় পূর্ববর্তী মাসের কর্মক্ষমতা কভার করে। একবার এটি সেট করুন এবং সিস্টেম সেখান থেকে পরিচালনা করে।

কিছু রিপোর্টিং টুল একটি অনুমোদন ধাপ দেয় যেখানে আপনি এটি যায়ের আগে রিপোর্ট পর্যালোচনা করেন। যখন আপনি একটি নতুন ক্লায়েন্টের সাথে শুরু করছেন বা যখন আপনি জানেন তাদের অ্যাকাউন্টে একটি অস্বাভাবিক মাস ছিল সেখানে আপনি প্রসঙ্গ যোগ করতে চান এটি ব্যবহার করা মূল্যবান। একবার আপনি আউটপুটে আত্মবিশ্বাসী হলে আপনি সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় ডেলিভারিতে স্যুইচ করতে পারেন এবং নিজেকে প্রক্রিয়া থেকে সম্পূর্ণরূপে অপসারণ করতে পারেন।

ফিলিপাইনে একজন VA তার বারোজন ক্লায়েন্টের দুইজনের জন্য অনুমোদন ধাপ ব্যবহার করে যারা তাদের রিপোর্ট সম্পর্কে বিস্তারিত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে। অন্য দশজনের জন্য তিনি রিপোর্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে যেতে দেন এবং সেই সময় বিষয়বস্তু তৈরিতে ব্যয় করেন।

রিপোর্টিং স্বয়ংক্রিয় হলে কী পরিবর্তন হয়

স্পষ্ট পরিবর্তন সময়। বেশিরভাগ সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার যারা স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টিংয়ে স্যুইচ করে তারা প্রতি ক্লায়েন্ট প্রতি মাসে এক থেকে দুই ঘন্টা সাশ্রয় করে। দশ ক্লায়েন্টে যা দশ থেকে বিশ ঘন্টা একটি মাসে যা আপনি ফিরে পান আপনার ব্যবসা বৃদ্ধি করে এমন কাজে ব্যয় করতে।

কম স্পষ্ট পরিবর্তন ধারাবাহিকতা। স্বয়ংক্রিয় রিপোর্ট প্রতি মাসে একই তারিখে বিনা ব্যর্থতায় চলে যায়। ক্লায়েন্টরা তাদের আশা করতে শুরু করে। সেই পূর্বাভাসযোগ্যতা একটি ধরনের শান্ত বিশ্বাস তৈরি করে যা অন্য কোনো উপায়ে অর্জন করা কঠিন। আপনি পেশাদার হয়ে ওঠেন যিনি সর্বদা সময়মতো সরবরাহ করেন, এমনকি যখন আপনি সম্পূর্ণভাবে ব্যস্ত থাকেন।

এছাড়াও ক্লায়েন্ট ধারণ কোণ আছে। টরোন্টোতে একজন সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার স্বয়ংক্রিয় মাসিক রিপোর্টে স্যুইচ করার আগে এবং পরে তার ক্লায়েন্ট চার্ন ট্র্যাক করেছেন। বছর আগে, তিনি চারজন ক্লায়েন্ট হারিয়েছেন। এর পরের বছর, তিনি একজন হারিয়েছেন। তিনি সামঞ্জস্যপূর্ণ রিপোর্টিং ক্লায়েন্টদের একটি পরিষ্কার মাসিক স্মরণীয় দেওয়ার সাথে ক্রেডিট করে যে তিনি তাদের জন্য কী করছিলেন এবং কেন এটি ধারণের যোগ্য ছিল।

স্বয়ংক্রিয় না করার খরচ

প্রতিটি মাস আপনি ম্যানুয়ালি রিপোর্ট তৈরি করেন একটি মাস যেখানে আপনি আপনার নিজের বৃদ্ধি ক্যাপ করছেন। আপনি শুধুমাত্র যত ক্লায়েন্ট নিতে পারেন তাদের রিপোর্ট করার ঘন্টা আছে। দশ ক্লায়েন্টে ম্যানুয়ালি রিপোর্ট তৈরি করে থাকা ফ্রিল্যান্সার সারমর্মে একটি দেওয়ালে আঘাত করেছে যদি না তারা উল্লেখযোগ্যভাবে দাম বাড়ায় বা কাজ ফিরিয়ে দিতে শুরু করে।

স্বয়ংক্রিয়করণ সেই সীমা অপসারণ করে। এটি মানে না আপনি আপনার ক্লায়েন্টদের জন্য কম কাজ করেন। এটি মানে চাকরিটির প্রশাসনিক অংশ থেমে যায় কৌশল এবং বিষয়বস্তুতে আপনার ব্যয় করা উচিত সময় খাওয়া।

আপনি যদি ম্যানুয়ালি রিপোর্ট তৈরি করা বন্ধ করতে চান, SMMReports আপনার হয়ে এটি করে দেবে। smmreports.com-এ বিনামূল্যে চেষ্টা করুন।