كيفية إرسال تقارير وسائل التواصل الاجتماعي المؤتمتة للعملاء دون بنائها بنفسك

كان ماركوس جالسًا على مكتبه في ملبورن في الساعة 9:47 مساءً يوم الثلاثاء، يحدق في جدول بيانات نصف مكتمل لعميل العلامة التجارية للياقة البدنية الخاص به. ثلاثة أعمدة فقط وقد شعر بالإحباط بالفعل. كانت بيانات Instagram هناك، وكان انخراط Facebook هناك، لكنه كان لا يزال بحاجة إلى سحب مقاييس TikTok، وحساب النمو من شهر إلى آخر، وتنسيق كل شيء في ملف PDF لم يبدو وكأنه رسالة فدية، ثم إضافة العلامة التجارية الخاصة به في الأعلى. ما كان يجب أن يستغرق ساعة واحدة قد استنزف بالفعل ساعتين. كان تقرير العميل التالي مستحقًا صباح الغد. لم يكن لديه ساعتان لذلك أيضًا.

هذا هو الفخ الذي تقع فيه معظم مديري وسائل التواصل الاجتماعي المستقلين. أنت جيد في إدارة الحسابات. تفهم ديناميكيات الجمهور، وأعمدة المحتوى، وتكرار النشر. ثم يصل مرحلة التقارير وفجأة أنت جزء محاسب، جزء مصمم، جزء محلل بيانات. أنت تنسخ الأرقام يدويًا بين الأنظمة الأساسية، وتبني صيغًا تنقطع عندما تغير خلية واحدة، وتقضي وقتًا لا تملكه على شيء لا يقود عملك فعلاً إلى الأمام.

الحل ليس العمل بجد أكثر أو العثور على قالب "جيد بما يكفي". إنه أتمتة عملية التقارير بالكاملة حتى يحصل عملاؤك على تقارير احترافية يتم تسليمها حسب الجدول الزمني دون أن تلمسها.

لماذا التقارير اليدوية تقتل هوامشك

دعنا نفعل الرياضيات التي يتجنبها معظم المستقلين. إذا كنت تدير عشرة عملاء وترسل التقارير الشهرية، فسيكون ذلك عشر جلسات إعداد تقارير شهريًا. يستغرق كل منها حوالي تسعين دقيقة في المتوسط (جمع البيانات والتنسيق والتحقق من الجودة وتخصيص العميل). هذا خمسة عشرة ساعة شهريًا فقط على التقارير. خمسة عشرة ساعة لا تبيع فيها خدمات جديدة، ولا تضع استراتيجية للعملاء الحاليين، ولا تبني فعليًا الشيء الذي تجيد فيه.

قالت لي مستقلة في تورونتو مؤخرًا أنها تقضي الكثير من الوقت في تقاريرها بحيث تعمل بشكل أساسي بنصف معدل أجرها بمجرد أخذ الوقت في الاعتبار. تتقاضى ألفي دولار شهريًا لخدمتها، لكن إذا أضفت خمسة عشرة ساعة من العمل على التقارير، فهي تكسب فعليًا حوالي ستة وستين دولارًا في الساعة. هذا ليس عملًا حرًا، هذه وظيفة.

التكلفة المخفية الأخرى هي الاتساق. التقارير اليدوية عرضة للأخطاء. قد تفتقد مقياسًا، أو تضمن بيانات الشهر الماضي في تقرير هذا الشهر، أو تنسى أن أحد العملاء يستخدم فترة إعداد تقارير مختلفة. هذه الأخطاء تضر الثقة. قالت لي مديرة وسائل تواصل اجتماعي في جوهانسبرج أنها اضطرت إلى إعادة إرسال تقرير لعميل لأنها أدرجت بالخطأ بيانات قناة عميل آخر في الأداء. لم يغادر العميل، لكن العلاقة تعرضت لضربة لم تكن بحاجة إليها.

تقضي التقارير المؤتمتة على هذا الاحتكاك تمامًا. تسحب البيانات بنفس الطريقة في كل مرة. علامتك التجارية متسقة. يرى العميل تقرير احترافي في نفس اليوم من الشهر، كل شهر، دون أن تقوم بتجميعه يدويًا.

كيف تعمل التقارير المؤتمتة فعليًا

قد تعتقد أن الأتمتة تعني شيء معقد ينطوي على تكاملات مخصصة أو عمل التطوير. ليس كذلك. تتصل أدوات إعداد التقارير الحديثة مباشرة بمنصات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بعملائك عبر واجهات برمجة التطبيقات الموجودة. Facebook و Instagram و TikTok و LinkedIn و YouTube و Twitter. أنت تصرح الاتصال مرة واحدة، ومن تلك النقطة فصاعدًا، تسحب الأداة تلقائيًا أحدث البيانات.

بمجرد سحب البيانات، تنظمها الأداة في قالب تقرير. هنا يكون الجزء ذو القيمة الحقيقية. تم بناء القالب خصيصًا لإعداد تقارير وسائل التواصل الاجتماعي لذلك يتضمن المقاييس التي تعتبر مهمة بالفعل: معدل الانخراط والوصول والانطباعات ونمو المتابعين والمحتوى الأفضل أداءً والمعلومات السكانية للجمهور. تحسب الأداة أيضًا أشياء مثل نسب التغيير من شهر إلى آخر والاتجاهات، بحيث يمكن لعميلك أن يرى على الفور ما إذا كان الأداء يرتفع أم ينخفض.

ثم تقوم بتخصيصه. تضيف علامتك التجارية وشعارك وألوانك. تقرر المقاييس التي تظهر وأيها لا تظهر. تضيف تعليق مكتوب يشرح معنى البيانات. تقوم بتعيين جدول التسليم. وثم يعمل تلقائيًا كل شهر واحد.

قالت لي مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في سنغافورة أنها كانت متشككة في التقارير المؤتمتة حتى قامت بإعدادها. "اعتقدت أنني سأفقد اللمسة الشخصية،" قالت. "لكن في الواقع، لأنني لا أنفق ساعتين في بناء التقرير، لدي وقت لكتابة تحليل أفضل. يمكنني رؤية ما يحدث في بيانات العميل وشرحها بشكل صحيح بدلاً من مجرد تقديم الأرقام."

الميزات التي تحتاج فعلاً

لا تم بناء جميع أدوات التقارير المؤتمتة بنفس الطريقة. البعض صارم ولا يسمح لك بتخصيص المخرجات. البعض يفتقد التكاملات للأنظمة الأساسية التي يستخدمها عملاؤك. البعض يسحب البيانات ببطء جدًا بحيث يكون تقرير العميل قديمًا قبل إرساله.

ما تحتاجه فعليًا هو المرونة. القدرة على تشغيل المقاييس وإيقافها حسب العميل. يهتم بعض العملاء بأداء TikTok، والبعض الآخر لا يهتم. يحتاج البعض إلى رؤية مقاييس Instagram Stories، والآخرون يهتمون فقط بمنشورات التغذية. يجب أن تكون قادرًا على بناء قوالب تقارير مختلفة لأنواع عملاء مختلفة دون إعادة بناء النظام بأكمله.

تحتاج أيضًا إلى وظيفة White Label. يجب أن يرى عميلك اسم وكالتك على التقرير، وليس اسم الأداة. قد يبدو هذا كتفصيل صغير لكنه في الواقع حاسم لكيفية وضع علامتك التجارية لعملك. تستخدم مستقلة في دبلن أداة تقارير مؤتمتة لا توفر white labeling، لذلك كل تقرير يخرج له شعار الأداة عليه. يبدأ عملاؤها يتساءلون عما إذا كانوا يدفعون مقابل خبرتها أم فقط للوصول إلى اشتراك برنامج.

البيانات الفعلية هي ضرورة أخرى يجب توفرها. إذا سحب التقرير البيانات من الأول إلى الثامن والعشرين من الشهر، لكن العميل فتح التقرير في الثلاثين والبيانات قديمة بثلاثة أيام، يبدو هذا قديمًا. أفضل الأدوات تسحب البيانات الحالية حتى اللحظة التي يتم فيها إنشاء التقرير.

ما يحدث بعد الأتمتة

إليك ما يتغير عندما تتوقف عن بناء التقارير يدويًا. أولاً، يصبح التسليم الخاص بك موثوقًا. يعرف العملاء أن تقريرهم يصل في نفس اليوم من كل شهر. يبدو هذا صغير لكنه مهم. يقدر العملاء الاتساق والقدرة على التنبؤ. إنها تبني الثقة.

ثانيًا، تسترجع الوقت. تلك الخمسة عشرة ساعة شهريًا ليست نظرية. إنه وقت حقيقي يمكنك استخدامه لتحسين أداء العميل فعليًا. يمكنك تشغيل تجارب المحتوى. يمكنك بناء قطاعات الجمهور. يمكنك التفكير بشكل استراتيجي في ما يعمل وما لا يعمل. أو بصراحة، يمكنك فقط إغلاق جهاز الكمبيوتر في وقت معقول واستمتع بمساء فعلي.

ثالثًا، يمكنك التعامل مع المزيد من العملاء. قالت لي مستقلة في كيب تاون أنه بعد الانتقال إلى التقارير المؤتمتة، زادت عدد عملائها من ثمانية إلى خمسة عشرة دون العمل بجد أكثر. ظل حجم عمل التقارير الخاص بها كما هو بالضبط. زاد حجم عملها الاستراتيجي، وهو ما أرادته بالفعل.

أخيرًا، يمكنك فرض رسوم أكثر ثقة. عندما تكون التقارير مؤتمتة، لا تتاجر بالساعات مقابل الدولارات بعد الآن. أنت توفر خدمة منظمة تعمل بشكل متسق كل شهر واحد. هذا يستحق أكثر من العمل اليدوي العرضي.

التنفيذ الذي يعمل فعليًا

ابدأ بعميل واحد. لا تحاول أتمتة جميع العملاء العشرة في وقت واحد. اختر عميلًا بهم احتياجات إعداد تقارير مباشرة، وقم بإعداد تقريره المؤتمت باستخدام الأداة المختارة، وشغله لمدة شهر أو شهرين. شاهد كيف يرد عميلك. اسأل عما إذا كان التقرير مفيدًا. اجري التعديلات إذا لزم الأمر.

ثم انتقل إلى العميل التالي. التنفيذ الثاني أسرع لأنك تفهم الأداة بالفعل. الثالث أسرع أيضًا. في غضون بضعة أشهر، سيكون جميع عملائك على التقارير المؤتمتة وقد قللت بشكل حقيقي من حمل عمل التقارير الخاص بك بمقدار النصف.

عند اختيار أداة، اختبرها ببيانات حقيقية من أحد عملائك الحاليين قبل الالتزام. شاهد المدة التي يستغرقها الإعداد. تحقق من أن البيانات تطابق ما تراه في الأنظمة الأساسية الأصلية. تحقق من أن خيارات العلامات التجارية تعمل بالفعل بالطريقة التي يصفها البائع. أمضت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في بيرث ثلاثة أسابيع في إعداد أداة تقارير مؤتمتة، فقط لتكتشف أنها لم تتكامل مع YouTube، والتي احتاجت إليها عميلتا. اضطرت إلى تبديل الأدوات والبدء من جديد.

إذا كنت تريد التوقف عن إنشاء التقارير يدويًا، فإن SMMReports يفعل ذلك نيابةً عنك. جرّبه مجانًا على smmreports.com.