التقارير الآلية لمديري وسائل التواصل الاجتماعي: كيفية إعدادها

مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في جوهانسبرج قضت أربع ساعات كل شهر في بناء نفس التقرير لأكبر عملائها. نفس الهيكل، نفس الأقسام، نفس الخطوط، نفس موضع الشعار. كانت تقوم بنفس العمل اثني عشر مرة في السنة. في الشهر الذي أخيراً قامت بإعداد التقارير الآلية، استعادت تلك الأربع ساعات وأنفقتها على إعداد عميل جديد بدلاً من ذلك.

التقارير الآلية ليست رفاهية للوكالات التي لديها فرق كبيرة. إنها الفارق بين عمل استشاري حر يتسع ويكبر وآخر يواصل المتاجرة بالوقت مقابل المال بسقف ثابت.

ما تعنيه التقارير الآلية فعلياً

التقارير الآلية تعني أن عميلك يتلقى تقرير وسائل التواصل الاجتماعي الشهري دون أن تقوم يدويًا بسحب البيانات أو تنسيق المستند أو إرساله. يتصل النظام بحسابات وسائل التواصل الاجتماعي لديك، ويسحب الأرقام الحقيقية، ويضعها في قالب مميز، ويسلم التقرير حسب الجدول الزمني الذي تحدده مرة واحدة.

هذا يختلف عن لوحة تقييم التقارير التي يسجل عميلك الدخول إليها. التقارير الآلية يتم تسليمها للعميل كمستند PDF منتهي، عادةً عبر البريد الإلكتروني، في نفس التاريخ كل شهر. العميل لا يحتاج إلى تسجيل الدخول في أي مكان أو تفسير البيانات الخام. يتلقون مستند نظيف يحكي قصة شهرهم.

قال مدير وسائل التواصل الاجتماعي الحر في مانشستر الذي يدير حسابات احدى عشر عميل ذلك بشكل جيد: التقرير يخرج سواء كانت تعمل أو في إجازة أو تتعامل مع حالة طوارئ عائلية. إنه لا يعتمد على تذكرها للقيام به.

الخطوة الأولى: قم بتوصيل حسابات عميلك

الخطوة الأولى في إعداد التقارير الآلية هي توصيل حسابات Facebook و Instagram لعميلك بأي أداة إعداد تقارير تستخدمها. يتطلب هذا من عميلك منح الوصول من خلال عملية أذونات Meta الرسمية. يستغرق حوالي دقيقتين ويحدث مرة واحدة فقط.

معظم العملاء مرتاحون لهذا بمجرد شرح أنك بحاجة إلى وصول للقراءة فقط لسحب تحليلاتهم. أنت لا تنشر نيابة عنهم من خلال هذا الاتصال، فقط قراءة الأرقام التي تتبعها المنصة بالفعل. قدم الأمر على أنه منح الوصول للبيانات التي تحتاج إليها للقيام بعملك بشكل صحيح.

بمجرد الاتصال، يمكن للأداة سحب الوصول والنمو المتابع والمتابعين والمشاركة والمنشورات الأفضل وديموغرافيات الجمهور والمزيد على أساس متجدد. لن تحتاج مطلقاً إلى تسجيل الدخول إلى حسابهم لأخذ لقطات من الأرقام مرة أخرى.

الخطوة الثانية: إعداد قالب مميز الخاص بك

القالب هو ما يجعل التقارير الآلية تبدو احترافية بدلاً من أن تكون عامة. أضف شعارك وألوان علامتك التجارية واسم عملك حتى يتم إرسال التقرير تحت علامتك التجارية، وليس أداة التقرير. يجب أن يتلقى عميلك شيئاً يبدو وكأنك بنيته لهم خصيصاً، وليس شيئاً يصرخ بإخراج البرنامج.

معظم أدوات التقارير الجيدة تسمح لك أيضًا بتعيين عنوان بريد إلكتروني مرسل مخصص ودومين. عندما يصل التقرير إلى صندوق بريد عميلك، يجب أن يأتي من عنوان بريدك الإلكتروني، وليس من منصة تابعة لجهة خارجية. هذه التفاصيل مهمة أكثر مما يدرك معظم المستقلين. إنها تعزز أنك أنت الخبير الذي يدير وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم، وليس قطعة من البرنامج.

قالت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في سيدني التي انتقلت إلى التقارير الآلية أن عملاءها أطروا التقارير الجديدة فعلياً دون معرفة أي شيء تغيير على الجانب الخلفي. بدا القالب المميز أكثر تلميعاً مما كانت تبنيه يدويًا في Canva.

الخطوة الثالثة: ضع جدول الجدول الزمني والموافقة أو الأتمتة

بمجرد توصيل القالب والاتصال في مكانهما، اختر تاريخ التسليم. يرسل معظم المستقلين التقارير في الأول أو الثاني من الشهر تغطي أداء الشهر السابق. عيّن هذا مرة واحدة والنظام يتعامل معه من هنا.

تمنحك بعض أدوات التقارير خطوة موافقة حيث تراجع التقرير قبل خروجه. من الجدير استخدام هذا عندما تبدأ مع عميل جديد أو عندما تعرف أن حسابهم كان لديه شهر غير عادي تريد إضافة سياق إليه. بمجرد أن تكون متأكداً من النتيجة، يمكنك التبديل إلى التسليم المؤتمت بالكامل وإزالة نفسك من العملية بالكامل.

استخدمت مساعدة افتراضية في الفلبين خطوة الموافقة لاثنين من عملائها الاثني عشر الذين يطرحون أسئلة تفصيلية حول تقاريرهم. بالنسبة للعشرة الآخرين، تترك التقارير تخرج تلقائياً وتنفق ذلك الوقت على الإنشاء بدلاً من ذلك.

ما يتغير عندما يكون الإبلاغ آلياً

التغيير الواضح هو الوقت. معظم مديري وسائل التواصل الاجتماعي الذين ينتقلون إلى التقارير الآلية يوفرون ما بين ساعة وساعتين لكل عميل في الشهر. في عشرة عملاء، هذا عشرة إلى عشرين ساعة في الشهر تستعيدها لتنفقها على العمل الذي ينمي عملك فعلياً.

التغيير الأقل وضوحاً هو الاتساق. التقارير الآلية تخرج في نفس التاريخ كل شهر دون أن تفشل. يبدأ العملاء في توقعهم. هذه القابلية للتنبؤ تبني نوعاً من الثقة الهادئة التي يصعب تحقيقها بأي طريقة أخرى. تصبح المحترف الذي يسلم دائماً في الوقت المحدد، حتى عندما تكون مشغولاً جداً.

هناك أيضاً زاوية الاحتفاظ بالعملاء. تتبعت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في تورونتو تآكل عملائها قبل وبعد الانتقال إلى التقارير الشهرية الآلية. في السنة السابقة، فقدت أربعة عملاء. في السنة التالية، فقدت واحداً. تنسب التقارير المتسقة إلى إعطاء العملاء تذكيراً شهرياً واضحاً بما كانت تفعله من أجلهم ولماذا كان يستحق رسم الاشتراك.

تكلفة عدم الأتمتة

كل شهر تبني التقارير يدويًا هو شهر تقيد نموك الخاص. يمكنك فقط قبول العديد من العملاء بقدر الساعات التي لديك للإبلاغ عنهم. المستقل الذي يبني التقارير يدويًا في عشرة عملاء وصل فعلياً إلى جدار ما لم يرفعوا الأسعار بشكل كبير أو يبدأوا في رفض العمل.

الأتمتة تزيل هذا السقف. لا تعني أنك تقوم بعمل أقل لعملائك. هذا يعني أن الجزء الإداري من العمل يتوقف عن تناول الوقت الذي يجب أن تنفقه على الاستراتيجية والمحتوى.

إذا كنت تريد التوقف عن إنشاء التقارير يدويًا، فإن SMMReports يفعل ذلك نيابةً عنك. جرّبه مجانًا على smmreports.com.