كيفية توفير الوقت في تقارير العملاء كمدير وسائل اجتماعية مستقل

إذا كنت تدير وسائل التواصل الاجتماعي لأكثر من ثلاثة أو أربعة عملاء، فأنت تعرف الشعور بالفعل. إنها نهاية الشهر، محتواك مجدول، والمشاركة قوية، ثم تتذكر أنه لا تزال لديك ستة تقارير لإنشاؤها قبل يوم الجمعة. تقارير العملاء هي أحد تلك المهام التي تشعر وكأنها يجب أن تستغرق ساعة واحدة لكنها بطريقة ما تبتلع يومًا كاملاً.

الخبر السار هو أن معظم هذا الوقت هو هدر يمكنك بالفعل قطعه. ليس بفعل أقل أو بإرسال تقارير أسوأ، بل بتغيير طريقة عمل العملية برمتها.

أين يذهب الوقت فعليًا

قبل أن تتمكن من إصلاحها، يساعد أن تكون صادقًا حول المكان الذي يختفي فيه وقت الإبلاغ. بالنسبة لمعظم المستقلين، فإنها ليست التفكير أو الكتابة. إنها جمع البيانات. تسجيل الدخول إلى خمسة منصات مختلفة، وأخذ لقطات شاشة من الرسوم البيانية، ونسخ الأرقام إلى جدول بيانات، وتنسيق ملف PDF، ثم البدء من جديد للعميل التالي.

هذا العمل اليدوي المتكرر هو القاتل الحقيقي. إنه لا يتطلب مهارة أو حكم. إنه يتطلب فقط وقتك، ويستغرق الكثير منه. إذا كنت تقضي أكثر من 30 دقيقة لكل عميل على تقرير شهري، فهناك شيء ما في العملية لا يعمل.

الشيء الثاني الذي يبطئ الناس هو البدء من الصفر كل شهر. حتى إذا كنت تستخدم نموذجًا، فإن ملؤه يدويًا يعني أنك تتخذ قرارات تنسيق وتغيير حجم الصور والعبث بالمحاذاة بدلاً من القيام بعمل يحرك الإبرة فعليًا لعملائك.

توحيد المعايير قبل الأتمتة

أول شيء يستحق القيام به هو توحيد ما يدخل كل تقرير. ليس كل عميل يحتاج إلى نفس عمق البيانات، لكن يجب أن يكون لديك هيكل أساسي يعمل بالنسبة لمعظمهم. عندما تعرف بالفعل ما سيبدو عليه التقرير قبل أن تبدأ في بنائه، تسير الوظيفة برمتها بشكل أسرع.

حدد المقاييس الأكثر أهمية لنوع العملاء الذين تخدمهم. بالنسبة لمعظم مديري وسائل التواصل الاجتماعي، هذا يعني الوصول ومعدل المشاركة ونمو المتابعين والمحتوى الأفضل أداءً. إذا كنت تدير إعلانات مدفوعة، فستشمل أيضًا النفقات والنتائج. بمجرد أن تتفق على هذا الهيكل مع العميل في بداية العلاقة، لا توجد مفاجآت ولا زحف نطاق في عملية الإبلاغ.

التوحيد القياسي يجعل من الأسهل أيضًا شرح النتائج. عندما يرى العميل نفس التنسيق كل شهر، يتوقفون عن الحاجة إلى شرح الأشياء لهم ويبدأون في قراءة التقرير بأنفسهم. وحده يوفر لك الوقت في المتابعات والرسائل.

توقف عن تسجيل الدخول إلى كل منصة يدويًا

هذا هو التغيير الذي يوفر معظم الوقت. إذا كنت لا تزال تسجل الدخول إلى Instagram و Facebook و LinkedIn و TikTok بشكل منفصل كل شهر لالتقاط البيانات، فأنت تفعل ذلك بالطريقة الصعبة. توجد أدوات محددة لسحب هذه البيانات لك وتقديمها في مكان واحد.

على سبيل المثال، يتصل SMMReports بحسابات عملائك وينشئ التقارير ذات العلامات التجارية تلقائيًا. أنت لا تبني أي شيء. أنت لا تنسخ أرقامًا. أنت تراجع المخرجات وترسلها. بالنسبة للمستقلين الذين يديرون عملاء متعددين، فإن هذا التحول وحده يمكن أن يوفر عدة ساعات شهريًا.

الهدف هو الوصول إلى نقطة حيث تكون عملية الإبلاغ الشهرية: مراجعة البيانات، وإضافة ملخص مكتوب قصير مع تفسيرك، والإرسال. هذا ما يجب أن يبدو عليه الحال. أي شيء يتجاوز ذلك هو احتكاك تنشئه بنفسك.

اكتب التعليقات الخاصة بك مقدمًا

تتمثل إحدى الطرق التي يتم تجاهلها غالبًا لتوفير الوقت في تقارير العملاء في تنميط التعليقات المكتوبة الخاصة بك. ليس بطريقة نسخ واللصق التي تبدو عامة، بل بمعنى وجود عبارات وهياكل جاهزة يمكنك تكييفها بسرعة.

على سبيل المثال، إذا زاد الوصول، فلديك شرح قصير جاهز. إذا انخفضت المشاركة، فلديك جملة أو جملتان تضع السياق. إذا حقق المنشور أداءً غير عادي جيدًا، فأنت تعرف كيفية تأطير ذلك بسرعة. أنت لا تكتب من صفحة فارغة في كل مرة.

يقرأ معظم العملاء الأرقام ثم ينظرون إليك لـ "إذاً ماذا". هذا التفسير قيّم وهو المكان الذي تعيش فيه خبرتك. لكنه لا يحتاج إلى أن يستغرق 45 دقيقة. مع القليل من التحضير، يمكن أن يستغرق خمس دقائق.

تجميع وقت الإبلاغ الخاص بك

الجدولة مهمة أكثر مما يعتقد معظم الناس. إذا كنت تقوم بالإبلاغ عندما يطلب منك عميل أو عندما تتذكر ذلك، فأنت تتبديل السياق باستمرار. هذا بطيء وإنه محبط عقليًا.

اختر يومًا أو يومين في الشهر لأيام الإبلاغ وقم بكل تقرير عميل في كتلة واحدة. يبقى دماغك في الوضع الصحيح، لا تضطر إلى إعادة تحميل السياق لكل عميل، وتبدأ بالعمل بشكل أسرع لأن العملية طازجة في ذهنك من التقرير السابق.

قم بدمج هذا مع أدوات الأتمتة وتقلص كتلة الإبلاغ من يوم كامل إلى ساعات قليلة مركزة. هذا تغيير مهم عندما تدير عملك المستقل بنفسك.

التقارير ذات العلامات التجارية البيضاء تحمي وقتك وعلامتك التجارية

هناك شيء واحد آخر يستحق النظر وهو كيفية ظهور تقاريرك عند وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بالعميل. التقارير التي تبدو احترافية وتحمل علامتك التجارية تجعلك تبدو منظمًا وجادًا في عملك. كما أنها تقلل من أسئلة التنقل ذهابًا وإيابًا التي تأتي من تقرير يصعب قراءته.

تتيح لك أدوات مثل SMMReports وضع شعارك وألوان العلامة التجارية الخاصة بك على كل تقرير حتى يبدو وكأنه شيء بنيته، حتى لو لم تقضِ ساعات عليه. هذا مهم للاحتفاظ بها. يبقى العملاء الذين يشعرون بأنهم يتمتعون برعاية جيدة لفترة أطول.

توفير الوقت في تقارير العملاء لا يتعلق بقص الزوايا. يتعلق الأمر بإزالة أجزاء العملية التي لا تتطلب خبرتك الفعلية والتركيز على الأجزاء التي تفعلها. التفسير والاستراتيجية والعلاقة. هذا هو المكان الذي تكسب فيه ما تفرضه.

إذا كنت تريد التوقف عن إنشاء التقارير يدويًا، فإن SMMReports يفعل ذلك نيابةً عنك. جرّبه مجانًا على smmreports.com.