إعداد التقارير للعملاء: كيفية القيام بها بشكل أسرع وأكثر احترافية

قضى مدير وسائل التواصل الاجتماعي في جاكرتا ست ساعات يوم الأحد في بناء تقرير لعميل رد عليه بـ "يبدو جيدًا شكرًا" ولم يذكره مرة أخرى. ست ساعات. رد واحد. هذا عدم التوازن هو أحد أكثر التجارب محبطة في إدارة وسائل التواصل الاجتماعي المستقلة ويحدث في كل مكان، كل شهر.

المشكلة ليست أن العملاء لا يقدرون التقارير. المشكلة أن معظم التقارير يتم بناؤها بطريقة تستغرق وقتًا طويلًا جدًا في الإنتاج وتوفر أقل بكثير مما يمكنها. إعداد التقارير للعملاء لا يجب أن يشعر وكأنه عقاب في نهاية كل شهر.

التكلفة الحقيقية لإعداد التقارير اليدوية

عندما تبني التقارير يدويًا فأنت تدفع ضريبة مخفية على كل عميل تتولاه. كل عميل جديد لا يضيف فقط دخل الخدمة الثابتة. يضيف من ساعتين إلى ثلاث ساعات من عمل إعداد التقارير كل شهر. عند خمسة عملاء يصبح ذلك من عشر إلى خمس عشرة ساعة. عند عشرة عملاء فهو جزء كبير من أسبوعك العملي يقضى في مهمة لا تخدم بشكل مباشر نمو عملائك.

لهذا الوقت قيمة بالدولار. مستقل في المملكة المتحدة يفرض 60 جنيهًا إسترلينيًا في الساعة وينفق اثنتي عشرة ساعة شهريًا على إعداد التقارير يدويًا يتخلى عن 720 جنيهًا إسترلينيًا شهريًا من العمل القابل للفواتير. ليس لأنها كسولة. لأن نظامها غير فعال.

قياسي قبل الأتمتة

الخطوة الأولى نحو إعداد تقارير أسرع هي توحيد صيغتك قبل أن تحاول تسريعها. إذا كان كل تقرير عميل يبدو مختلفًا لأنك تعيد بناء الهيكل من الصفر في كل مرة، فأنت تنشئ عملاً غير ضروري. بناء قالب نظيف واحد واستخدمه لكل عميل مع تغيير العلامة التجارية والبيانات فقط.

قرر مرة واحدة ما المقاييس التي تضمنها بشكل افتراضي. قرر مرة واحدة أين يذهب الشعار. قرر مرة واحدة ما الخط ومجموعة الألوان التي تستخدمها. بمجرد اتخاذ هذه القررارات لا يجب أن تتخذها مرة أخرى. كل ساعة تقضيها على قرارات التصميم في تقرير هي ساعة لم تقضها على الإستراتيجية.

قضت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في سنغافورة عطلة نهاية أسبوع في بناء قالب رئيسي واحد نظيف في بداية مسيرتها المستقلة. بعد ثلاث سنوات تستخدم نفس القالب مع تحديثات بسيطة. تقدر أنه وفر لها ما يقرب من 200 ساعة من عمل التنسيق خلال تلك الفترة.

إرسال التقارير في وقت ثابت

إرسال التقارير للعملاء على جدول زمني يمكن التنبؤ به هو أحد أبسط الطرق للظهور بشكل احترافي أكثر دون أي عمل إضافي. عندما يعرف العملاء أن التقرير سيأتي في الثاني من كل شهر فهم يتوقفون عن مطاردتك للحصول على تحديثات في منتصف الشهر. يانتظرون التقرير لأنهم يثقون بأنه سيأتي.

إعداد التقارير غير المتسق يخلق قلقًا. العميل الذي لم يسمع منك لمدة ثلاثة أسابيع يبدأ في التساؤل عما يحدث مع حسابه. العميل الذي يتلقى تقرير في نفس التاريخ كل شهر دون فشل لا يضطر أبدًا إلى التساؤل. هذا الاتساق يستحق أكثر من تقرير جميل مصمم يصل بشكل غير متوقع.

دع البيانات تحكي القصة

أسرع طريقة لجعل التقرير يبدو أكثر احترافية هي إضافة جملة واحدة من الرؤية لكل مقياس رئيسي. ليس فقرة. جملة واحدة. "زيادة الوصول بنسبة 18 في المائة هذا الشهر مدفوعة بمنشورات الحروسيل التي تتفوق باستمرار على الصور الثابتة لهذا الحساب." هذا كل شيء. تلك الجملة الواحدة تحول رقمًا إلى سبب، والسبب إلى خبرة.

العملاء يدفعون مقابل فهمك لبيانتهم، وليس مقابل البيانات نفسها. البيانات مجانية. Instagram تعطيها لأي شخص لديه حساب. ما يدفعون مقابله هو التفسير. اجعل هذا مرئيًا في التقرير والتقرير فجأة يبرر الخدمة الثابتة بطريقة لا تستطيع صفحة من الأرقام الخام أبدًا.

أتمتة التسليم

بمجرد توحيد قالبك ويكون نهجك في الرؤى متسقًا، الخطوة النهائية هي إزالة نفسك من عملية التسليم تمامًا. عيّن التقرير ليتم إنشاؤه وإرساله تلقائيًا في التاريخ المختار. تراجعه إذا كنت تريد إضافة سياق أو إذا كان الشهر غير عادي. وإلا فإنه يذهب دون أن تلمسه.

قالت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي المستقلة في البرازيل التي قامت بهذا التحويل إن الارتياح النفسي كان مهمًا تمامًا مثل توفير الوقت. لا يعود لديها التقرير يثقل عليها في نهاية كل شهر. يحدث فقط. تتحقق من بريدها الإلكتروني في صباح إرساله، وترى التأكيدات، وتمضي في يومها.

إعداد التقارير للعملاء لا يجب أن يكون أسوأ جزء في إدارة عمل وسائل التواصل الاجتماعي المستقل. مع النظام الصحيح يصبح غير مرئي.

إذا كنت تريد التوقف عن إنشاء التقارير يدويًا، فإن SMMReports يفعل ذلك نيابةً عنك. جرّبه مجانًا على smmreports.com.