كيفية أتمتة تقارير وسائل التواصل الاجتماعي للعملاء دون فقدان اللمسة الشخصية

ماريا تدير ممارسة إدارة وسائل التواصل الاجتماعي المستقلة في بوينس آيرس مع تسعة عملاء. في الأشهر الثمانية عشر الأولى، بنت كل تقرير بيدها. كانت فخورة بهم. كانت مفصلة وذات تنسيق جيد، وعلق عملاؤها عليها بانتظام. كما كانت تنفق أربعة أيام كل شهر في إنتاجها، وهو وقت لا يمكنها أن تحاسب عليه ولا يمكنها استرجاعه.

عندما أتمتة التقارير أخيرًا، كانت قلقة من أن الجودة ستنخفض. أن عملاءها سيلاحظون ذلك. أن التقارير ستبدو عامة. لم يحدث شيء من ذلك. ما تغير هو أنها توقفت عن قضاء أربعة أيام في الإنتاج وبدأت قضاء أربعين دقيقة في المراجعة، مضيفة ملاحظة شخصية لكل تقرير قبل إرساله. اعتقد عملاؤها أن التقارير تحسنت فعلاً.

لماذا الأتمتة والجودة ليست في تضاد

الافتراض بأن التقارير الآلية أقل جودة من التقارير المبنية يدويًا يعكس سوء فهم حول مصدر الجودة الفعلي. تأتي الجودة في تقرير وسائل التواصل الاجتماعي الجيد من البيانات الدقيقة والعرض الواضح والتحليل المفيد. لا يتطلب أي من هذه الأشياء نسخ الأرقام يدويًا من شاشة إلى أخرى أو تنسيق PDF من الصفر كل شهر.

ما تزيله الأتمتة هو العمل الإنتاجي. إدخال البيانات والتنسيق وبناء الرسوم البيانية وتصدير PDF وإرسال البريد الإلكتروني. ما لا تزيله هو معرفتك بالعميل وفهمك لما تعنيه الأرقام لأعمالهم المحددة أو قدرتك على إضافة جملة من السياق التي لا يمكن لأي أداة أن تنتجها.

أفضل سير عمل للتقارير الآلية يجمع بين دقة النظام المولدة والرؤى المضافة من الإنسان. التقرير يتولى البيانات. أنت تتولى التفسير.

الخطوة الأولى: ربط الحسابات

تبدأ أتمتة تقارير العملاء بربط حسابات Facebook و Instagram الخاصة بعملائك بأداة التقارير الخاصة بك من خلال واجهة برمجة تطبيقات Meta الرسمية. هذه خطوة لمرة واحدة يكملها عميلك بتسجيل الدخول إلى حسابه Meta ومنح الوصول للقراءة فقط. يستغرق حوالي دقيقتين ولا يتطلب أي معرفة تقنية من جانبهم.

بمجرد الاتصال، يمكن للأداة سحب البيانات الحقيقية مباشرة من المنصة في كل مرة يتم فيها إنشاء تقرير. الوصول والانطباعات وتغييرات المتابعين ومعدل الالتزام والمنشورات الأفضل وديموغرافيا الجمهور، كل ذلك يأتي مباشرة من المصدر دون أي إدخال يدوي منك.

وصفت مدير وسائل التواصل الاجتماعي في نيروبي عملية الاتصال بأنها الجزء الذي كانت تؤجله لأشهر لأنها توقعت أن يكون معقدًا. استغرق الأمر احدى عشرة دقيقة عبر ثلاثة عملاء. كانت تبني هذه التقارير الثلاثة يدويًا لأكثر من عام.

الخطوة الثانية: قم بإعداد العلامة التجارية مرة واحدة

حمّل شعارك، وأدخل لون علامتك التجارية، وكوّن عنوان البريد الإلكتروني المرسل، وقم بتعيين المجال المخصص الخاص بك إن كان لديك واحد. يحدث هذا الإعداد مرة واحدة على مستوى الحساب وينطبق على كل تقرير تنشئه من تلك النقطة فصاعدًا. لا تحتاج إلى إعادة تطبيق العلامة التجارية لكل عميل أو كل شهر.

والنتيجة هي تقرير يحمل هوية عملك بشكل متسق، نفس الشعار، نفس الألوان، نفس عنوان البريد المرسل، كل شهر لكل عميل. الاتساق في العرض هو أحد الأشياء التي يلاحظها العملاء ويربطونها بالاحترافية، حتى لو لم يتمكنوا من صياغة السبب بالضبط.

الخطوة الثالثة: قم بتكوين كل عميل

لكل عميل، تقوم بتعيين تاريخ التسليم وعنوان البريد الإلكتروني للمستقبل وما إذا كنت تريد خطوة موافقة قبل إرسال التقرير. يمكنك أيضًا إضافة معاملات Instagram المنافسة حتى يتضمن التقرير لقطة من كيفية مقارنة عميلك بآخرين في مجالهم.

إذا كنت تدير عملاء بلغات متعددة، فقم بتعيين لغة التقرير لكل عميل في هذه المرحلة. سيتم إنشاء نسخة التقرير الموجهة للعميل بلغته بينما تدير كل شيء من طرفك بلغتك.

أتمتة مستقلة في أمستردام تدير عملاء عبر هولندا وبلجيكا والمملكة المتحدة كونت جميع عملائها البالغ عددهم احدى عشر في فترة ما بعد الظهر واحدة. لم تلمس التكوين منذ ذلك الحين، باستثناء تحديث عنوان بريد العميل عندما غيروا معلومات الاتصال الخاصة بهم.

الخطوة الرابعة: أضف طبقة إنسانية

الأتمتة تتولى الإنتاج. أنت تضيف الرؤية. قبل كل تقرير يخرج، خذ خمس دقائق لمراجعة البيانات وأضف ملاحظة شخصية قصيرة إذا حدث شيء ملحوظ في ذلك الشهر. ارتفاع وصول كبير، منشور تفوق على التوقعات، انخفاض متابعين يستحق معالجة. جملة أو جملتان منك تشير إلى شيء محدد لحسابهم تحول تقرير مولد من النظام إلى شيء يبدو مدروسًا.

هذه هي الخطوة التي يقلل من أهميتها معظم المستقلين الذين ينتقلون إلى الأتمتة. هذه أيضًا الخطوة التي تحافظ على العلاقة شخصية. عملاؤك لا يدفعون مقابل تقرير. يدفعون مقابل شخص يفهم حسابهم ويمكنه مساعدتهم على فهم ما يحدث فيه. ملاحظة قصيرة وملموسة كل شهر تثبت هذا الفهم بشكل أكثر فعالية مما فعلته ثلاث ساعات من التنسيق اليدوي على الإطلاق.

ما يتغير عند أتمتة

التغيير الفوري هو الوقت. الساعات التي ذهبت سابقًا للعمل الإنتاجي تصبح متاحة لكل شيء آخر. الاستراتيجية والمحتوى وتطوير العملاء الجدد، أو ببساطة إنهاء العمل في ساعة معقولة بدلاً من بناء التقارير ليلة يوم الأحد.

التغيير الأقل وضوحًا هو الاتساق. التقارير اليدوية تخضع لجدولك الزمني ومستويات الطاقة الخاصة بك وكم هو مشغول كل شيء آخر في تلك الأسبوع. التقارير الآلية تخرج بنفس التاريخ كل شهر بغض النظر عما يحدث. يلاحظ العملاء الاتساق. إنه يشير إلى الموثوقية بطريقة لا تفعلها التقارير الرائعة من حين لآخر.

قالت مدير وسائل التواصل الاجتماعي في ملبورن الذي أتمت التقارير لسبعة عملاء أن أكبر تغيير لم يكن الوقت الموفر بل حقيقة أنها توقفت عن الخوف من نهاية الشهر. كانت التقارير مصدر إجهاد منخفض المستوى لسنوات. إزالة هذا الإجهاد غيرت طريقة شعورها تجاه أعمالها بطرق لم تتوقعها.

إذا كنت تريد التوقف عن إنشاء التقارير يدويًا، فإن SMMReports يفعل ذلك نيابةً عنك. جرّبه مجانًا على smmreports.com.