إعداد التقارير الآلية للعملاء: أعدها مرة واحدة واوفر 10+ ساعات/الشهر

إعداد التقارير الآلية للعملاء هو عملية ربط حسابات وسائل التواصل الاجتماعي لعملائك مرة واحدة، ثم السماح للبرنامج بمعالجة جمع البيانات وإنشاء التقارير والتسليم المجدول كل شهر بدون أي عمل يدوي منك. قررت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في أوساكا أنها أمضت 340 ساعة في بناء تقارير العملاء خلال أول سنتين من عملها كمستقلة. حسبتها في مساء يوم أحد متعب بينما كانت تعيد بناء تقرير بنته 11 مرة من قبل لنفس العميل. في تلك اللحظة قررت إعداد التقارير الآلية للعملاء وعدم الرجوع للطريقة القديمة.

340 ساعة تعادل ثمانية أسابيع ونصف من العمل الكامل. وقت كان يمكن أن يذهب إلى الاستراتيجية أو للعملاء الجدد أو لأي شيء آخر بدلاً من إعادة تنسيق نفس البيانات في نفس القالب شهرًا تلو الآخر.

لماذا يؤجل معظم المستقلين أتمتة تقارير وسائل التواصل الاجتماعي

السبب الأكثر شيوعًا لتأجيل مديري وسائل التواصل الاجتماعي المستقلين لإعداد التقارير الآلية هو أنها تبدو وكأنها مشروع. شيء يتطلب بحثًا وقرارات ووقت إعداد لا يملكونه حاليًا. لذا يستمرون في بناء التقارير يدويًا لأنها الطريقة الأسهل على المدى القصير.

الأمر الساخر هو أن إعداد التقارير الآلية لعميل واحد عادة ما يستغرق وقتًا أقل من بناء تقرير ذلك العميل يدويًا مرة واحدة. تقوم بعمل الإعداد مرة واحدة والنظام يتولى كل شيء بعد ذلك. العائد من استثمار الوقت الأولي يتراكم كل شهر طالما احتفظت بهذا العميل.

اختيار مكان البدء مع لوحة معلومات التقارير الآلية للعملاء

ابدأ مع العميل الذي يتطلب أكثر صيانة. العميل الذي يستغرق تقريره أطول وقت أو يتطلب أكثر تنسيق أو الذي تخاف من سحب بيانات تقاريره كل شهر. إعداد الأتمتة لأصعب علاقة تقارير لديك أولاً يعطيك أكبر عائد فوري والدافع لتطبيقها على عملائك الآخرين.

بدأت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في كيب تاون مع عميلتها الأقدم الذي راكمت قالب تقرير معقد على مدى ثلاث سنوات من العمل معًا. توقعت أن يكون الإعداد صعبًا. استغرق الأمر تسعين دقيقة بما في ذلك الوقت المستغرق لإعادة بناء القالب في النظام الجديد. التقرير الذي كان يستغرق أربع ساعات الآن يصدر تلقائيًا كل شهر ويبدو أفضل من الإصدار الذي كانت تبنيه يدويًا.

كيفية إعداد التقارير الآلية للعملاء للوكالات والمستقلين

ربط حسابات Facebook و Instagram للعميل عبر عملية أذونات Meta API الرسمية. هذه خطوة لمرة واحدة تعطي أداة التقارير الخاصة بك إمكانية الوصول للقراءة إلى تحليلاتهم. يحتاج عميلك الموافقة على ذلك من خلال حسابهم Meta الخاص وهذا يستغرق حوالي دقيقتين ولا يتطلب أي معرفة تقنية من جانبهم.

بناء قالبك الموسوم بعلامتك التجارية مرة واحدة. حمّل شعارك وحدد ألوانك وأضف تفاصيل نطاقك حتى يصل التقرير من عنوان بريدك الإلكتروني. تأكد من أن القالب يعكس كيفية تمثيل عملك لأن هذا المستند سيصل إلى عميلك كل شهر بدون مراجعتك له في كل مرة.

حدد جدول التسليم الخاص بك. اختر التاريخ وأكد عنوان البريد الإلكتروني للمستقبل وحدد ما إذا كنت تريد خطوة موافقة قبل إرسال التقرير أم تريده أن يصدر تلقائيًا بالكامل. بالنسبة لمعظم علاقات العملاء المستقرة الأتمتة الكاملة هي الخيار الصحيح. للعملاء الجدد خطوة موافقة لأول شهرين أو ثلاثة تتيح لك إضافة السياق بينما تتعلم ما ينتبهون له.

ما يحدث لوقتك عندما تأتمت تقارير وسائل التواصل الاجتماعي

الشهر الأول بعد إعداد التقارير الآلية لجميع عملائك يشعر بالغرابة. نهاية الشهر تصل ولا يحدث شيء من جانبك. لا ليالي متأخرة سحب لقطات الشاشة. لا تنسيق. لا ملاحقة زر الإرسال. التقارير تصدر فحسب.

وصفت مديرة وسائل التواصل الاجتماعي المستقلة في بوغوتا الشهر الأول بأنه مربك. ظلت تتوقع أن يكون لديها شيء تفعله وما كان هناك شيء. استخدمت الوقت للتقدم بعرض لعميل جديد وحصلت عليه قبل نهاية الشهر. كانت التقارير الخاصة بهذا العميل الجديد آلية من اليوم الأول.

توفير الوقت حقيقي لكن تقليل الحمل العقلي هو ما يتحدث عنه معظم المستقلين أكثر. التقارير ليست مستهلكة للوقت فقط. فهي مصدر إجهاد منخفض المستوى يجلس في الخلفية لآخر أسبوع من كل شهر. إزالته يغير شعورك تجاه عملك وليس فقط عدد الساعات التي تعملها.

الحفاظ على العنصر البشري في التقارير الآلية لعملاء وكالات التسويق

التقارير الآلية للعملاء لا تعني أنك توقفت عن التفكير في نتائج عملائك. بل تعني أن التسليم يتم التعامل معه حتى تتمكن من التركيز على التحليل. راجع البيانات كل شهر وحيث حدث شيء مثير للاهتمام أضف ملاحظة شخصية أو رسالة متابعة جنبًا إلى جنب مع التقرير الآلي. هذا الجمع بين التسليم الآلي المتسق والرؤية الشخصية العرضية أكثر إثارة للإعجاب من أي من الأسلوبين وحده.

ترسل مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في أوكلاند تقاريرها الآلية في الأول من كل شهر ثم متابعة برسالة شخصية قصيرة في الثالث إذا حدث شيء مثير للاهتمام في البيانات ذلك الشهر. يتلقى عملاؤها التقرير المنظم في الوقت المحدد وملاحظة بشرية بعد بضعة أيام. لم تفقد عميلاً لصالح منافس منذ أكثر من سنتين.

إذا كنت تريد التوقف عن إنشاء التقارير يدويًا، فإن SMMReports يتصل بحسابات Facebook و Instagram لعملائك وينشئ تقارير موسومة بعلامتك التجارية بالكامل و white label PDF تلقائيًا كل شهر. إذا كنت تريد التوقف عن إنشاء التقارير يدويًا، فإن SMMReports يفعل ذلك نيابةً عنك. جرّبه مجانًا على smmreports.com.