التقارير الآلية للعملاء: كيفية إعدادها مرة واحدة وعدم بناء تقرير مرة أخرى

قام مدير وسائل التواصل الاجتماعي في أوساكا بحساب أنه أمضى 340 ساعة في بناء تقارير العملاء في أول سنتين من العمل الحر. قام بإجراء الحساب خلال فترة بعد الظهر يوم الأحد مرهقة قضاها في إعادة بناء تقرير كان قد بناه إحدى عشرة مرة من قبل لنفس العميل. كانت تلك بعد الظهر هي اللحظة التي قررت فيها إعداد التقارير الآلية للعملاء وعدم العودة أبدًا.

340 ساعة تساوي ثمانية أسابيع وربع من العمل بدوام كامل. وقت كان يمكن أن يذهب للاستراتيجية، أو للعملاء الجدد، أو لأي شيء آخر بدلاً من إعادة تنسيق نفس البيانات في نفس القالب شهرًا تلو الآخر.

لماذا يؤجل معظم العاملين بالعمل الحر هذا

السبب الأكثر شيوعًا لتأجيل مديري وسائل التواصل الاجتماعي العاملين بالعمل الحر إعداد التقارير الآلية للعملاء هو أن الأمر يبدو وكأنه مشروع. شيء يتطلب بحثًا وقرارات ووقت إعداد ليس لديهم حاليًا. لذلك يستمرون في بناء التقارير يدويًا لأنها الطريقة الأسهل على المدى القصير.

والمفارقة هي أن إعداد التقارير الآلية لعميل واحد عادةً يستغرق وقتًا أقل من بناء تقرير هذا العميل يدويًا مرة واحدة. تقوم بعمل الإعداد مرة واحدة والنظام يتولى كل شيء بعد ذلك. العائد على استثمار الوقت الأولي هذا يتضاعف كل شهر طالما احتفظت بهذا العميل.

اختيار من أين تبدأ

ابدأ بعميلك الذي يتطلب الصيانة الأكثر. الذي يستغرق تقريره وقتًا أطول، أو يتطلب أكثر تنسيقًا، أو بيانات يخيفك سحبها كل شهر. إعداد الأتمتة لعلاقة العميل الأكثر إيلامًا أولاً يعطيك أكبر عائد فوري والدافع لتطبيقها على عملائك الآخرين.

بدأت متخصصة وسائط التواصل الاجتماعي في كيب تاون بعميلها الأقدم الذي تراكم لديه تنسيق تقرير معقد على مدى ثلاث سنوات من العمل معًا. كانت تتوقع أن يكون الإعداد صعبًا. استغرق الأمر تسعين دقيقة بما في ذلك الوقت اللازم لإعادة بناء القالب في النظام الجديد. التقرير الذي اعتاد أن يستغرق أربع ساعات يصل الآن تلقائيًا كل شهر ويبدو أفضل من الإصدار الذي كانت تبنيه يدويًا.

عملية الإعداد

قم بربط حسابات Facebook و Instagram الخاصة بالعميل من خلال عملية أذونات Meta API الرسمية. هذه خطوة لمرة واحدة تمنح أداة إعداد التقارير الخاصة بك حق الوصول للقراءة إلى تحليلاتهم. يحتاج عميلك إلى الموافقة على هذا من خلال حسابه Meta الخاص وهو ما يستغرق حوالي دقيقتين ولا يتطلب أي معرفة تقنية من جانبه.

بنِ قالبك ذو العلامة التجارية مرة واحدة. حمّل شعارك، وعيّن ألوانك، وأضف تفاصيل نطاقك حتى يصدر التقرير من عنوان بريدك الإلكتروني. تأكد من أن القالب يعكس كيفية رغبتك في تمثيل عملك لأن هذا المستند سيصل إلى عميلك كل شهر دون أن تراجعه في كل مرة.

عيّن جدول الإرسال الخاص بك. اختر التاريخ، وتأكد من عنوان البريد الإلكتروني للمستقبل، وقرر ما إذا كنت تريد خطوة موافقة قبل إرسال التقرير أو ما إذا كنت تريده أن يذهب بشكل آلي تمامًا. بالنسبة لمعظم علاقات العملاء الراسخة، الأتمتة الكاملة هي الخيار الصحيح. بالنسبة للعملاء الجدد، خطوة الموافقة للشهر أو الشهرين أو الثلاثة الأولى تتيح لك إضافة السياق بينما تتعلم بعد ما يهمهم.

ماذا يحدث لوقتك

الشهر الأول بعد إعداد التقارير الآلية للعملاء لجميع عملائك يشعر بالغرابة. يصل نهاية الشهر ولا يحدث شيء من جانبك. لا ليالٍ متأخرة لسحب لقطات الشاشة. لا تنسيق. لا ملاحقة لزر الإرسال. التقارير تصدر ببساطة.

وصفت متخصصة وسائط التواصل الاجتماعي المستقلة في بوغوتا الشهر الأول بأنه محير. كانت تتوقع أن يكون لديها شيء ما لتفعله ولم يكن هناك شيء. استخدمت الوقت للتواصل مع عميل جديد وحصلت عليهم قبل نهاية الشهر. كانت إعداد تقارير هذا العميل الجديد آليًا من اليوم الأول.

توفير الوقت حقيقي لكن تقليل العبء العقلي هو ما يتحدث عنه معظم العاملين بالعمل الحر في الغالب. إعداد التقارير ليس فقط يستغرق وقتًا. إنه مصدر إجهاد منخفض المستوى يجلس في الخلفية لمدة أسبوع آخر من كل شهر. إزالته تغير الطريقة التي تشعر بها تجاه عملك، وليس فقط عدد الساعات التي تعمل.

الحفاظ على العنصر البشري

التقارير الآلية للعملاء لا تعني أنك تتوقف عن التفكير في نتائج عملائك. يعني أن الإرسال يتم التعامل معه حتى تتمكن من التركيز على التحليل. راجع البيانات كل شهر وحيث حدث شيء مثير للاهتمام، أضف ملاحظة شخصية أو رسالة متابعة إلى جانب التقرير الآلي. هذا المزيج من الإرسال الآلي المتسق والملاحظة الشخصية العرضية أكثر إثارة للإعجاب من أي من الأسلوبين وحده.

ترسل متخصصة وسائط التواصل الاجتماعي في أوكلاند تقاريرها الآلية في أول الشهر ثم تتابع برسالة شخصية من سطرين في الثالث إذا حدث شيء مثير للاهتمام في البيانات هذا الشهر. يتلقى عملاؤها التقرير المنظم في الوقت المحدد وملاحظة إنسانية بعد يومين. لم تفقد عميلاً لمنافس لمدة سنتين أو أكثر.

إذا كنت تريد التوقف عن إنشاء التقارير يدويًا، فإن SMMReports يفعل ذلك نيابةً عنك. جرّبه مجانًا على smmreports.com.